基于有效利用视角探讨医院档案管理
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作者: 宋 洁 李长庭
[摘要]医院档案是医院指导和协调各项工作正常运行的客观依据，其管理的终极目标也是为了利用。因此，加强医院档案的有效管理，提高档案的有效利用率，势在必行。
[关键词]有效利用；探讨；医院档案管理
医院档案是医院从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料，为医院现代化管理提供了可靠依据。
一、医院档案的有效管理
1.实行档案集中管理。医院档案综合管理是医院深化改革、完善内部机制、实现管理现代化的客观要求。医院应成立一个由院主要领导、各职能科室主任及综合档案室专职人员组成的档案管理领导小组，统一档案管理标准，成立医院综合信息机构，对医院产生的全部档案实行综合管理，保证档案的完整、准确、系统和安全，提高档案信息的质量，为档案的有效利用打下坚实的基础。
2.建立健全档案管理制度。为了提高档案的有效利用率，尤其要完善档案收集制度。从医院整体角度看，医院各临床医技科室，行政管理及后勤等各部门，以及医院管理层，各科室负责人和医护技术人员等，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立健全有效的档案收集制度，在提高医院全员档案意识，积极配合档案部门工作、主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递，登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。此外，通过对病案和护理记录以及检验、检查报告等档案的规范也提高了档案材料的准确性。
3.有效的利用现代信息技术。将医院的各类档案进行信息化处理，首先可以避免档案原件被过多地直接使用，或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏，以达到保护档案原件的目的，还可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。其次可以利用档案软件提供的统一信息格式，随时进行录入，通过网络进行档案信息的转换和提取，短时间完成档案的归档工作。再次电子文件利用医院全院联网就可以完成导航，有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率。最后采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，使用时只需输入关键词，相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。
二、医院档案的有效利用
1.发挥医疗档案的科技创新作用。在诊疗过程中形成的医疗文书如医嘱、检查检验结果、病历及其分析等是进行医疗、教学和临床研究的宝贵资料，是分析和发现医学规律的重要资源。病历档案不仅是患者病情的发展变化和医生的诊治过程的载体，更是医院医疗质量的具体体现。在医院的管理、医疗、预防、保健、科研创新、教学中具有重要的地位和作用。对各病区住院病历进行汇总、统计、分析，编写各科常见病种诊疗常规；对流行病学调研、医院和上级管理部门医疗预防工作有重要作用；对各科常见病、多发病；对整理名老中医验方、编写医案汇编，继承发展中医药提供便捷的资源平台，最大限度地提高病历资料的利用率。
2.发挥病历档案的凭证作用。随着人们法制观念与自我保护意识的增强，医患纠纷呈上升趋势，病历档案作为客观全面地反映病人住院期间就诊情况的历史材料，已经成为解决医疗纠纷的重要依据，为保护病人及医务人员的合法权益发挥着越来越重要的作用。特别是《医疗事故处理条理》的出台，不但明确规定了医疗纠纷诉讼实行举证责任倒置，还特别指出病人拥有知情同意权，可以复印病历等档案材料，这就进一步提高了病历档案的实际利用价值。病历档案还是处理各种肇事、事故和伤残鉴定的重要证据，相当一部份鉴定都要根据病历档案来作对照分析，才能作出正确的结论。由此可见，病历档案的凭证作用日趋凸显，其有效利用率呈不断上升的趋势。
3.发挥医疗设备档案对设备正常运行的保障作用。设备档案就是医疗设备从计划采购、安装验收、临床使用、维修维护直至淘汰报废的整个过程中积累的大量的资料信息，充分利用其考察、论证医院大中型仪器设备，了解设备使用频率、使用寿命，做好预测服务，为购置设备提供及时准确的参考信息，也为医疗设备效益分析提供资料，进而为设备的科学管理提供依据。
4.发挥科研档案对临床科研的指导作用。现代医院科研档案数量多，内容复杂，载体和记录方式呈多样化趋势，医院科研档案部门要改进档案存储和检索方式，利用计算机和网络等先进技术，提高科研档案的管理水平，充分利用科研档案资源，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。档案管理部门应适时根据利用者的需求性质以及科研档案信息的特点和档案部门的自身条件，科学合理地设计和选择提供服务的方式、方法，编制多种用途的检索工具，加快调卷速度，提高查全、查准率，提高科研档案的有效利用率。
参考文献
[1]杨 巧.高 明.阳德明.浅议医院档案管理体系[J].重庆医学，2007(1)
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