浅谈房地产档案的数字化管理
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【摘要】随着房地产档案的逐步信息数据化、管理网络化和服务现代化,从技术和管理两方面对房产管理部门提出了新的要求,也必然要求提高档案管理人员的综合素质,从而更好地为房地产事业服务。本文是作者根据多年的工作经验，详细阐述了利用计算机对房地产档案信息管理的优势，同时也提出了自己的一些看法。
【关键词】房地产档案；数字化档案；网络技术；管理
前言
利用计算机对房地产档案信息进行管理，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理效率，也是房产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。
1 房产档案管理的时代特征
古代老百姓就有房产、地契，其管理模式是一家一户保存加盖官印的文书，很少交易。随着时代的进步和发展，房产管理出现了一些新的时代特征。
1.1 房产档案日常管理的网络化。原始的房产档案管理工作并不复杂，但全部依靠手工完成，仅能满足日常查档服务的要求，还不能做到随时收集入库，也不能进行深层次的日臻完善。利用网络技术，可以使档案一经产生就能马上在网上综合利用，省却了传统意义上那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，确保了信息价值最充分的利用，也可利用计算机进行日常的统计、检索等工作。通过网络将产权管理、产籍(档案)管理、图籍管理几部分有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络里完成，有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序，显著提高档案管理工作的效率。
1.2 房产档案管理内容的数字化。网络化管理不会改变房产档案的内容和性质，其变化主要表现在载体形式、服务方式方面。传统的房产档案管理对象以纸质为主，使得其内容和载体密不可分，而网络化管理体制就是将档案实体与日常服务分离，档案实体被作为原始的凭证入库保存，日常服务主要利用存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息，这就需要计算机网络设备、系统管理软件、数据库等多方面的支持。
1.3 房产档案服务利用的社会化。网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，形成一个包含各类信息在内的信息系统，实现“信息资源共享”，具有典型的社会化特征。以往利用者必须来到档案室才能使用而现在只需利用计算机就可实现查询、下载，既省了利用者的时间，又提高了利用效率。
1.4 房产档案服务的多元化。房产档案网络化服务就是将档案信息及其相关资料数字化、图像化，人们可以通过互联网经过相应的身份确认查看信息，而现今我们大部分房产网站仍然停留在展示性阶段，还不能从真正意义上发挥其应有的作用。房产档案的服务也不单纯是某一项的服务，而应该是所有信息的全部批露，是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁，是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点，为利用者提供一个交流平台。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋座落以及平面图等无条件公布在网上，对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面，利用者可将自身的相关问题留在网页上，房产档案管理人员可以及时了解适用者的需求，解答问题，搞好服务，方便群众，形成了管理者与适用者的双方互动。
因此，实现房产档案现代化服务是一项迫在眉睫的任务，也是一项长期的、系统的工程，需要在工作实践当中不断完善、不断提高。
2 房产档案数字化管理应遵循的原则及发展阶段
数字化是房产档案管理发展的方向，只有使房产档案管理与社会发展同步，才能不断提高经济效益和社会效益。其数字化管理应遵循以下原则：
2.1 全程管理原则。建立一个完整的管理体系，对数字化房产档案从产生到永久保存或销毁的整个运行周期进行全程管理，使档案从收集、整理、归档、利用各个阶段统筹兼顾，搞好衔接，以实现整个系统资源的最大共享和最大效益。
2.2 真实完整原则。数字化档案的内容、结构在经过建立、利用后保持不变，与原始状态一样，并要求记录房产权属登记活动的档案内容要件齐全，内容、结构及背景信息没有缺损。
2.3 使用方便原则。指档案经过存储、传输、压缩、加密等处理后仍然能够以可识读、可理解的方式输出，并保持真实性。用户要能在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取及时、准确、系统的信息，并且可以多人同时查阅同一份电子档案。
2.4 安全性原则。安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面。必须采取一系列的措施保证档案保密和安全，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止房产档案的散失、泄密等。
根据目前房产档案数字化建设程度、计算机发展水平和从业人员素质。应分为档案业务自动化管理、馆藏档案的数字化和数字房产档案馆的网络化建设3个阶段。
第一阶段，主要任务是充分利用现代化信息技术改进档案管理的流程，实现各个业务环节的自动化管理，并逐步完善网络，建立档案馆内部局域网和与主管单位办公自动化网连接的内部网。目前，经济发达地区和一些大城市已完成这一阶段的任务，正在向更高层次努力。
第二阶段，主要任务是将传统纸质文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据，存储在大容量专用存储硬盘中，并提供网上高速存取服务，同时要开展档案借阅利用，岗位培训等活动，实现档案认可书行为的电子化和网络化。
第三阶段，主要任务是建立覆盖各市、县在内的个人住房信息系统，实现省辖市一个独立的信息系统平台、一个数据库运行模式和在全国范围内信息的互联互通，成为真正意义上的数字房产档案馆。
3 房产档案数字化管理的基本内容及要求
3.1 制定房产档案馆数字化建设发展规划，并分阶段有步骤地实施。数字化建设过程必须充分考虑到各地房产档案管理部门历史上形成的数量庞大的存量档案，以及每年数量急增的新增档案。分别规划设计合理的建档流程。对存量档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短的时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程最关键的是不能影响日常正常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后，实物归档前进行。
3.2 建立统一的房产权属档案数字化标准。国家档案局就电子文件档案制定了标准，为全国性电子文件管理提供了普通规范。房产档案的特性决定了其管理的独特性，如果没有统一的标准和规范，必将使其使用效果大打折扣。因此，当务之急就是尽快建立一套适合于房产管理的数字化档案标准，规范和指导各地的房产档案现代化管理工作，最终建立起一个标准化的房产档案数字化利用平台。
3.3 规范数字化档案开放范围和使用权限。对于一般性的查询、检索，无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务。同时，应设立相应的访问权限，可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案。只能通过上内部局域网查询利用。
3.4 加快培养一批既懂房产业务，又精通数字化档案管理的人才。数字化档案管理是一项跨学科、实践性较强的工作，这种复合型人才是当前房产档案管理中迫切需要的。而目前相当一部分管理人员专业知识薄弱，文化程度偏低，视野狭窄，很难适应这一要求，因此，应采取有效措施，加快培养这种高素质复合型人才。
4 结束语
随着房地产业的快速发展，房屋交易日益增多，房产档案面更广、量更大、变更也更加频繁，必须深刻认识房产档案管理的时代特征，加快推进房产档案管理的数字化，不断运用信息技术改造档案管理流程，实现档案管理的电子化和网络化。
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