运用管理软件实现住房公积金管理的解决方案
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作者: 黄红
摘要:如何深化计算机在住房公积金管理中的运用，特别是如何运用管理软件实现住房公积金管理，是笔者这个多年从事住房公积金管理人员所思考和非常想解决的问题。本文以水电八局国际部为具体案例，阐述了我部住房公积金管理的基本特点，分析了传统的EXCEL管理手段的弱点，提出了我部住房公积金管理信息化解决方案，最后对应用效果进行简要分析。
关键词:住房公积金特点不足解决方法
笔者作为国际部住房公积金专管员，肩负着审核、汇总、缴纳住房公积金及保管、发放住房公积金阳光卡的工作职责；加之国家正处在变革转型之中，住房公积金更是直接涉及到每个员工的切身利益，更加深感工作的重要性。随着国际部的业务不断扩展，持续不断扩大的人才队伍，给本来就错综复杂的公积金审核、汇总、缴纳管理工作带来了诸多困难，原有的工作方式远远不能满足工作需求和效率。本文就此问题进行分析，提出相关建议。
一、我部住房公积金管理的基本特点
水电八局国际部的住房公积金管理采用以各项目人事每月报住房公积金明细表和人员异动表，本部财务核对与汇总后，按片区为各项目员工缴纳住房公积金到各地市的住房公积金管理中心的管理模式。随着水电八局国际部的国际业务的扩展，在建国际工程项目已分布亚、非、南美三大洲，达十多个工地，需要从各个分局抽调大量人才，以及从社会上招聘一些高级或专业人才来进行项目实施，从而使得国际部的住房公积金管理具有以下三个特点：
(一)管理交叉
这是国际部住房公积金管理的最大特点。十多个境外工地项目的员工的公积金缴纳地分布在长沙、常德、东江、贵阳、武汉、南托6个不同片区，从工资中扣公积金个人部分是按项目进行，而公积金缴纳到公积金管理中心是按片区进行，因而要从项目和片区两个角度来管理公积金的缴纳，公积金缴费明细表、公积金缴费异动表、年度报表等均要分别有项目和片区两个角度的形式以及交叉汇总的形式。
(二)异动频繁
这是国际部住房公积金管理的第二大特点。由于国际业务对人才的特殊要求和紧缺性原因，经常有员工调入或招聘进入或调出国际部的，也经常有员工在国际部内部各项目之间互相调动的；还经常有公积金缴纳地从A片区转移到B片区的（很多从分局调入国际部的员工希望把公积金关系从原来的地市转入省会）；以上各种异动的频繁发生就势必常有公积金帐户的开户、销户、启封、封存、补交等业务的发生。
(三)管理脱节
这是国际部住房公积金管理的第三大特点，也是最需人事和财务两部门协调解决的问题。住房公积金的专管员设在财务部是有历史原因的，国际部1995年刚组建时是个只有10多人的小单位，人少事情多，样样工作都要正常开展，所以每个人都必须是一专多能，一人多岗位，笔者当时在财务部门就额外担负着应由人事部门编制公积金、养老金、医保金、失业金各项报表等工作。随着国际部的不断发展，部门职能不断完善，三金缴纳的问题已由局社保和各单位人事部门妥善处理，只有管理公积金的问题没有很好解决。国际部现在已发展成一千多人的大单位，显然继续以前财务包办公积金的管理方式是行不通的。队伍不断壮大，项目不断增加、人员异动频繁使得财务部不可能及时、动态、准确地掌握人员异动信息，造成核查耗时、效率很低，而且国际项目增长较快，资深专职人事人员少，各项目从事人事工作的大都是新手，以至于公积金专管员在收集各项目上报的的公积金表，汇总审核时发现不少问题。主要体现在：(1)有些项目编制的公积金表本月的缴纳数和上月的缴纳数关联不上；(2)工资中扣的公积金和需要缴纳的公积金关联不上；(3)项目之间人员异动情况关联不上，比如某项目已做人员异动减少，但是接收项目没有做人员异动新增，这时财务就需要跟两个项目协调，以确定到底在原单位缴纳，还是在新单位缴纳；(4)甚至有些新增人员的缴费标准都对不上等等。公积金专管员将各项目的数据一一核对、调整后，还要和各片区的公积金专管员核对其新增人员的缴纳地是否无误、缴费时间段是否正常、缴费标准是否有误；待所有问题和数据都核对清楚后才能向各片区缴纳公积金。以上种种问题，再加上十几个项目分属不同的国家地区，有时差，少则1小时，多则8个小时，而且大多通过互联网交换信息，互联网有时候还不畅通，联系起来不方便，每个月专管员断断续续要花大约半个月的时间来处理住房公积金这项工作。
二、采用EXCEL管理住房公积金的不足
鉴于国际部住房公积金核算管理工作的繁琐性，显然用EXCEL来管理存在下列缺陷：
(1)每个月需要有大量的EXCEL表格分别对应各项目和各片区的缴交明细表、异动表、汇总表、交叉汇总表。如果几个月下来，各种有用的、临时的文件加在一起，文件会更多；如果专管员换了，因习惯不同，又会造成文件的命名规范不一致，给后续的工作移交和查询管理带来不便。
(2)为了统计的需要，相同的数据在不同的表格中存在几次，如果要修改某个数据，数据的一致性很难保证。
(3)站在项目和片区两个不同的角度分别进行汇总统计、交叉统计很不方便，需要不断地从多个明细表的汇总行将汇总数拷贝到各种汇总表，容易产生差错。
(4)本月相对于上月的异动表（含人数的增减和金额的增减）全靠人工进行判断和计算处理后生成，而且异动表又要分别站在项目和片区两个不同的角度进行统计，效率很低，且容易产生差错。
(5)查询个人的公积金台帐、个人的基本信息、个人的公积金状态异动历史记录、个人的项目异动历史记录、片区转移历史记录、公积金缴交基数异动历史等信息相当不方便，EXCEL文件一大堆，但是想要的信息没有在一个完整的EXCEL表中，工作效率太低。
(6)按项目和/或片区进行年度或任意时间跨度的汇总统计相当麻烦。
(7)各项目往往将公积金的补交和本月应缴数混在一起，给汇总补交数和本月应交数带来麻烦，也给个人公积金台帐的记账和查询带来麻烦。
鉴于此，笔者设想开发一套适合国际部公积金管理特点的管理软件来提高我部住房公积金管理的工作效率，希望能达到这样一种效果：先编制一个审核通过的国际部全体缴纳公积金人员的数据库，形成历史状态，以后每月只需各项目人事办将人事异动表交总部人事部审核，汇总输入系统，完成当月的基础信息采集工作；然后由管理软件根据最新的基础信息来自动生成当月应缴公积金明细；财务部再根据管理软件自动生成的异动表来判断人事的汇总工作是否有误，有误则进行修改；通过系统打印各片区汇总明细表、异动表，再转存成EXCEL文件，跟各片区公积金专管员核对新增信息，有误则查询修改，无误则完成各片区的公积金缴纳；最后，将各项目当月公积金缴费数据转存成EXCEL文件反馈给各项目，各项目下个月就在此基础上编制明细和异动。这样就通过软件实现了财务部和人事部对公积金管理的协同，降低了两个项目的工作强度，提高了办事效率，保证了缴纳质量，从源头解决了公积金错综复杂的核算和缴纳管理工作。
三、软件解决方案的功能概述
根据以上设想，经过与某个对水电建设行业比较熟悉的软件公司多次进行软件需求的沟通，最终成功开发出来了这个适合国际部的住房公积金管理软件，下面简要描述一下该软件的各项功能。
功能描述如下：
(一)基础数据维护
(1)项目设置：对各个项目进行编号、增加、修改、设为历史状态，国际部本部当作一个项目对待。
(2)片区设置: 对员工的片区（及员工来源）进行编号、增加、修改、设为历史状态。
(3)在职员工基本信息维护：将员工的基本信息（工号、姓名、身份证号、入职日期、项目、岗位、片区等）和公积金信息（公积金状态、公积金账号、阳光卡号、个人缴交基数、单位缴交基数等）存入数据库，可以方便地进行查询、修改、删除等操作； 当员工有公积金的缴费数据时，不能删除该员工，只能异动到离职员工里面；可以根据姓名自动生成拼音声母助记码，便于进行模糊查询。
(4)离职员工查询：与上述在职员工的查找类似。
(5)从EXCEL导入员工信息：可以将整理好的EXCEL形式的员工信息表导入到系统中。
(6)导出员工信息到EXCEL：可以将系统中的员工信息导出到EXCEL中，可以在行列筛选后导出。
(二)异动处理
(1)公积金状态、项目、片区、缴费基数异动：为了保留关键数据的修改痕迹以便审计跟踪和后续查询，更为了便于每月自动生成人数及金额的异动统计表，因而不允许直接修改公积金状态、项目、片区、缴费基数，需要设计专门的类似凭证的界面来处理公积金状态、项目、片区、缴费基数异动。
(2)公积金状态、项目、片区、缴费基数批量异动：实现同时对选择的一批员工的公积金状态、项目、片区、缴费基数的异动。
(3)公积金状态、项目、片区、缴费基数异动查询：实现同时对异动记录的批量查询。
(三)计提和补交
(1)计提公积金：每月根据员工的最新公积金个人缴费基数、单位缴费基数、当前所在项目、当前所在片区信息计提公积金形成缴交明细表，同时生成个人公积金台帐。可以一次计提所有员工，也可以逐个项目或逐个片区计提。
(2)反计提：将某月已经计提到个人公积金台帐和缴交明细表的数据删除，可以一次反计提所有人或逐个项目或逐个片区反计提。在计提后发现某些员工的基数错了，不需要先进行反计提，直接重复计提即可，将覆盖旧数据。
(3)补交公积金：补交以前某个月或者某些月份的公积金。一次可以批量补交一批人的指定的连续月份或随机的月份。
(4)删除补交的公积金：将补交数据删除，一次可以删除一批人的指定的连续月份或随机的月份。
(四)异动统计表生成
(1)当计提和补交处理完成后，就可以按项目生成异动统计表，以“沐若项目2010年5月份”为例，形如以下形式（注意：其中自动生成了很有用的“说明”信息）：
(2)当计提和补交处理完成后，就可以按片区生成异动统计表，以“贵阳片2010年5月份”为例，形如以下形式（注意：其中自动生成了很有用的“说明”信息）：
(五)缴交统计表生成
(1)月度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：项目，纵向：片区）
可以选择性地统计不含补交的缴费金额与人数、补交的缴费金额与人数、含补交的缴费金额与人数。也可以指定要统计的项目、片区条件范围，不指定条件则统计所有的项目、片区。统计表可以直接打印，也可以导出成EXCEL格式。
(2)月度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：片区，纵向：项目）：（限于篇幅略去截图）
(3)年度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：项目，纵向：月份）
体现当年度的1月至最后一个月份的按项目\月份的交叉统计数据。
(4)年度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：月份，纵向：项目）：（限于篇幅略去截图）。
(5)年度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：片区，纵向：月份）：（限于篇幅略去截图）。
(6)年度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：月份，纵向：片区）：（限于篇幅略去截图）。
(7)年度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：项目，纵向：片区）：（限于篇幅略去截图）。
(8)年度缴费金额与人数的交叉统计表（横向：片区，纵向：项目）：（限于篇幅略去截图）。
(六)批量数据查询
(1)基数调整清册：可以按项目和片区组合查询员工的最新基数信息。
(2)按项目查询缴交明细表：可以自动对比本项目上个月的明细表标记出哪些人是新增的，可以自动按片区分组小计，可以统计出补交的人月数和金额。
(3)按片区查询缴交明细表：可以自动对比本片区上个月的明细表标记出哪些人是新增的，可以自动按项目分组小计，可以统计出补交的人月数和金额。
(4)按项目、片区查询缴交明细表：（限于篇幅略）。
(5)按月份区间查询缴交明细表：查询指定月份区间的缴交明细表，可以同时指定项目、片区条件。
(6)按项目（或片区）查询历史状态信息：由于存在信息异动，查询历史状态信息指查询以前某个月某项目（或片区）当时的员工名单及每个员工当时的基本信息（项目、片区、岗位、身份证号）和公积金信息（公积金状态、公积金账号、阳光卡号、个人缴交基数、单位缴交基数等）。
(七)个人数据查询
(1)在职员工的基本信息、异动历史记录、公积金台帐查询：在各种表格中可以即时打开查看某员工的综合信息（基本信息、公积金基数信息、公积金状态异动痕迹、项目异动痕迹、片区异动痕迹、缴费基数异动痕迹、各个月缴费数据、补交数据）的窗口。
(2)离职员工的基本信息、异动历史记录、公积金台帐查询：与上类似。
四、软件解决方案的应用效果分析
至截稿时间，该软件系统已在我部运行了一年，取得了满意的效果，它帮助我们这些公积金管理工作者从烦琐的EXCEL数据处理工作中解放出来，有效地降低了我们的工作强度，提高了公积金管理的效率和质量。在另一方面，由于采用了统一的数据库和软件平台，人事部和财务部可以协同进行住房公积金管理，避免了信息脱节造成的差错和工作被动性；另外也可以实现数据的共享查询。
应用体会：
1、只要把基础数据和异动信息弄正确了，其他数据处理工作就相当简单轻松了，各种各样的报表都自动生成了；
2、当本部管理者或各项目、各片区的管理者以及个人需要对住房公积金情况进行动态查询或综合查询时，都很方便；
3、各种数据界面都可以导出成EXCEL表，而且报表的主副标题及汇总行都可以导出，省去了再对EXCEL进行加工的工作量，从而可以及时快速地向各片区、各项目的管理人员传送最终的数据表格。
参考文献：
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