企业档案管理中大数据分析法的应用
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作者:黄华
[摘 要] 伴随着大数据时代的到来，信息化的数据存储形式已经是整个时代的发展的必然，方便人们查询和共享信息，为人们获取信息提供了方便。在网络环境下，企业档案管理也受到一定程度的影响。为了提高企业档案管理的质量，企业必须不断加强管理，合理应用大数据分析法，进而促进网络环境下企业的现代化管理。完善现有企业档案管理系统，优化工作流程，提高工作效率和质量。
[关键词] 网络环境;企业档案管理;大数据分析法
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 071
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）21- 0180- 02
0 引 言
在网络环境下，对企业人力资源管理提出了更严格的要求，企业档案管理作为企业的主要工作内容，必须与时俱进，实现网络环境下的信息管理。大数据分析法作为一种科学的管理模式合理应用可以提升管理质量与效果。
1 大数据分析方法在企业档案管理技术手段
1.1 数据挖掘技术
数据挖掘技术是通过对信息内容所包含的数据进行系统的挖掘和分析，探索其在大量数据信息中的内在规律。在实践中，数据挖掘技术主要是通过数据准备、查询和实施等几个过程来实现的。数据挖掘技术的应用可以有效地提高决策的效果和质量。通过日常管理中数据信息的集中处理和集成，一些企业会发现企业的数据信息量大、信息量大，信息冗余问题严重。毫无疑问，这种情况的存在给数据挖掘技术的准备带来了一些困难，因为企业信息数据库的功能还不完善，即信息数据的登记、检索和统计。在大量信息数据中找不到的风险数据的值。在这方面，有必要对数据和信息进行系统的分析和深入的挖掘，挖掘其内在规律和价值。
1.2 数据收集和传播技术
从计算机的角度来看，在信息传递过程中，无论什么样的信息是可变的，为了保证信息的真实性，都有必要在信息传递过程中对信息进行系统的处理。因此，在信息发布过程中，员工应加强信息的处理，加强管理，确保信息的有效传递。然而，在信息传输过程中，计算机信息处理技术相对烦琐，其工作过程相对复杂，因为在信息收集和整理过程中，计算机信息处理技术必须高效、方便，需要通过数据采集和传播技术对数据进行合理配置，并进行整理、系统处理，以确保信息的内在价值和功能。
在信息管理中，计算机系统并不简单地处理各种信息数据，而是要对不同信息技术的内在关联性进行探讨，深入分析，综合其关联性特点，强化安全管理，要针对各种信息进行系统的验证和分析，进而在根本上保证各种信息的安全性。信息安全技术的应用可以达到这一效果。信息安全技术的管理不仅可以提高信息处理的质量，而且可以保证信息的准确性。
1.3 信息处理与存储技术
在“大数据”环境下，由于信息量大、内容复杂，这些信息在网络中有着密切的关系，形成了相关的结构。在这种情况下，信息处理必然存在一些问题和不足，为了提高信息处理的质量和速度，在短时间内在海量信息中快速、准确地找到信息内容，准确分析用户的浏览信息，就要通过信息技术数段，利用信息处理与存储技术存储和分析用户的相关数据信息以及數据库中周围的相关内容，以加快数据的响应速度。
2 大数据时代下的企业档案管理的优势
2.1 高准确率
传统的档案管理中，管理者主要是通过手工记录，核对，最后确认。没有计算机技术的支持，只能通过计算机进行统计，很难保证在整个过程中出现统计错误，并且最为重要的一点就是会计人员的信息造假可能直接导致档案管理系统运作出现危机。相比于传统的档案管理，信息化的使用给档案管理工作者带来一个良好工作途径，大数据背景下的企业档案管理基于信息化进行，一方面保证了整个运行过程的透明化，另一方面可以直接保证档案管理统计的准确度。能够及时地反映公司的整个档案管理情况，对于出现的问题能够及时发现，为决策者提供一个良好的数据依据。数据化的档案管理在保证了数据的准确性，防止相关人员进行数据造假，能够给公司的运行提供及时的指导意见。
2.2 高效化管理
信息化的发展给档案管理者带来了良好的管理途径，管理者获取信息的途径增多，企业的各个部门之间的联系增多，信息的传递更加透明化。档案管理部门能够第一时间获取公司的生产资料和生产情况，根据公司的运营情况及时调整战略计划，完善整个公司的发展。大数据同样能够在短时间内进行数据的管理和整合，对于同行业或者公司的发展，大数据能够提供一个良好的档案管理，调动信息的流通，从而提高公司效益。
2.3 深入分析数据
智能档案管理中，管理者可以通过大数据了解公司的运行的基本情况，对于数据反映的问题能够做出及时的调整，保证公司的正常运行。大数据的好处之一就是能够实时地实现数据的监控，在公司的运行过程中，如果出现了一个方面的数据异常或者偏差较大，管理者可以很好地通过分析了解问题的本源，相对于传统的档案管理统计，智能化的档案管理就能够很好地利用数据资源，实现数据的价值，同时能够把各个部门的资金流向详细的展示出来，方便公司管理和提高效率。
3 大数据分析法在企业档案管理中的应用分析
在企业档案管理过程中要合理的应用大数据分析技术与手段，在实践中要重视管理技术与设备的引入，加强数据库建设，利用大数据提升服务质量，其具体如下。 3.1 引进先进的管理技术和设备
加强企业档案管理信息技术的应用，通过大数据分析法整合企业人力资源管理系统的实际情况，并无缝衔接。只有这样，才能为人力资源管理信息化的发展奠定基础。因此，在实践中，运用各种先进的技术手段和设备，建设一个完整的网络信息管理平台。
对此，在实践中更要重视硬件与软件设备的管理，基于企业档案管理的实际状况合理的配置相关设备，基于大数据为支持，应用智能化的软件系统，在软件硬件以及大数据分析技术的支持之下，实现对企业档案管理的信息化、智能化管理。
3.2 加强档案全文数据库建设
档案信息数据库在查询、检索、统计和快速生成表格方面具有显著的优势，但在实践中不能满足相关人员对档案信息的组织识别。通过实践中的全文数据库建设，对材料评估等工作可以从根本上提高企业档案利用的工作效率，系统地整合各类信息，深化企业档案信息的开发利用。有效提高工作效率和质量，是保护单位档案的重要途径。全文信息数据库的建设可以根据咨询的需要进行简化。
完善的企业档案网络管理系统的建设，以具体的管理权限为基础，可以实现逐层企业档案局域网的建设，利用局域网可以实现信息的链接，并可以进行档案的网络化管理。它可以提高档案管理的有效性，真正实现档案的现代化。在实践中，必须构建完善的企业管理信息中间线，充分发挥其指导和技术支持的作用，规范企业档案信息的流通渠道。
3.3 通过大数据分析提升服务质量
通过对数据资源流向、流量和流量的分析，计算分析了数字档案的需求和服务能力，合理确定了数字档案的服务资源，实现了资源共享。同时，利用信息数据对顾客满意度、资源的利用和分配以及发展趋势进行深入分析，通过信息循环的方式进行反馈处理，实现了信息导航、读者服务等功能，真正实现了以数据为导向的服务模式。
基于大数据库的资源平台改造，通过资源整合和统一调度应用，解决了资源共享和专业资源与本地资源在不同领域的整合问题。作为整体综合资源的重要组成部分，对用户不同维度的信息内容进行了汇总和细化，并基于这些维度构建数据立方体，实现对数据资源的预测和分析。这将有效地提高资源利用的效率和质量。
4 大数据时代下企业转型与大数据档案的管理策略探究
4.1 转变观念
企业的档案管理人员是整个档案工作顺利进行的保证，档案人员的办事效率直接决定了公司档案的管理。因此，在档案管理过程中，档案管理人员要及时改变传统的管理思路，积极地借助于大数据，进行数据的统计和档案的分析，对于出现的问题要及时反映和统计出来，给决策者提供一个良好的数据依据。在档案管理方面，增加档案管理人员的积极性，及时掌握相关档案统计软件的基本知识，加强档案知识的掌握，提高综合能力。能够对整个档案运行情况进行一个客观的分析，对于属于中发现的问题及时反映，降低档案风险，保证公司的正常良好运行。
在档案管理过程中，及时培养从业人员的管理意识，指导具体的管理意見能够落实到具体的管理中，及时进行总结，建立完善的管理体系，确保档案管理从根本上发生改变和革新，增强公司的风险识别能力和掌控能力，提高公司的运行效益。
4.2 提高企业的信息化建设
智能档案依靠大数据和信息化，主要是在信息化的背景下进行的数据统计，因此，信息化的建设对于企业的档案管理有着重要的作用。智能档案一方面能够减少从业人员的计算量和核对的时间，另一方面也对整个数据的准确度有一个良好的保证。档案管理人员在档案管理过程中，要及时发现数据的统计意义，对于数据反映出来的问题及时报告出来。信息化建设能够很好地整合各个部门之间的资源，能够很好地反映每一个部门出现的问题，方便管理者有针对性地提出解决方案。同时，加强信息化建设能够很好地保证档案的管理的透明度，及时发现企业运行过程中出现的问题，对应的调整公司发展战略，提高整个市场中的竞争力。
5 结 语
企业档案管理是一项长期、系统的管理工作。在管理过程中，管理者要与时俱进，不断完善自己的管理理念，在实践中探索合适的档案管理方法和手段，全面促进档案管理的有效发展。完善企业制度，强化档案管理观念，提高企业档案工作者的综合素质和能力，实现现代化、规范化、科学化的管理模式，为企业的发展提供宝贵的档案信息资源。
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