浅析外贸企业交易磋商存在的问题及对策
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作者:蔡建惠
摘 要：当前的外贸业务一般来说先进行网上磋商，有意向之后再进行现场磋商签订合同。但是业务员在磋商的过程中不注意细節，不分析条款，不了解对手，不把握时机，导致在谈判中处于劣势，从而给公司外贸业务带来不利影响。本文分析了企业进行外贸磋商的现状，发现其存在的问题，并给出了相应的措施，希望对企业的外贸工作带来更高的效益。
关键词：交易磋商;存在问题;解决对策
一、交易磋商现状分析
目前绝大多数企业业务磋商的主要方式是：先进行网上磋商，形成可以进行交易的意向后，再进行当面的口头磋商。
具体来说就是顾客先对我们发出询盘表示交易愿望，此时企业业务员会针对这个询盘内容进行相应的回盘，一是如果客户只是说对企业的商品有兴趣，还未谈及报价，业务员就会对自己的产品进行介绍，主要突出产品的优势吸引住顾客;二是如果客户直接提及报价了，业务员会给出一个保守的价格。顾客一般都会在第一次报价回盘后进行还盘，然后企业业务员就会根据顾客的还盘和他们所需的数量等内容进行具体的价格还盘。当双方对产品价格都接受的情况下，网上磋商过程也就结束，转而客人将会带着具体的交易合同和我们进行业务细节方面的当面磋商过程。
事实上企业每个业务一般都是由业务员单独完成的，所以一般情况下都是业务员来接待客户，然后进行磋商。所以在客户到达之前，业务员会对这次的交易磋商进行相应的准备，如微调价格等。紧接着就是双方进行正式的交易磋商，这时就要冷静审阅客户给出的合同，再发挥各自的能力对合同内容逐条地分析磋商，最终双反达成交易，签订合同。
二、存在的问题
交易磋商过程永远是一个复杂的过程，企业在磋商方面无可避免的存在很多不足。
1.忽视合同中某些条款文字表述的具体明确性
由于谈判是否成功直接关系着外贸业务的顺利开展，往往会给业务员带来紧张的心态，从而影响相关交易条件表述的准确性，如交易时间不确定，交易对象不清晰等，这样一来，往往会给交易过程带来一定的麻烦。
2.忽视自认为不太重要的细节问题
以工艺品为例，企业在做产品时，很多客人会用自己的产品设计，尤其是相框的相纸。一般的客户都会提供色卡号，工厂负责做电子稿给客户确认，客户确认了之后才安排生产。但工厂生产部的人经常为了赶交期，只要客户电子稿一确认，客户还没有回复大货确认样是否可行就将所有的产品相纸一起做出来了，想当然的只要相纸的颜色符合色卡号就可以了，没有考虑到客人会对相纸对相框的匹配度做一定的调整，最终导致了相纸不能用。
3.忽视对谈判对方心理状态的揣摩研究和谈判时机的把握：
在与外商进行谈判时，由于口语和英文表达能力的限制，再加上目前外贸行业仍是买方市场的缘故，如果我们一味地只想着达成合作，从而就不能很好地揣摩客人的心理，把握好谈判的时机。
4.忽视对谈判对手特点的充分了解
不同国家的历史文化背景、商业惯例等差异会给交易磋商带来障碍。很多进出口公司的产品较多，销售到世界各地，因此来企业工厂、样品间参看、洽谈业务的外国客商很多，导致业务员只关注合同的主要条款的磋商，对对方心理以及生活习惯等细节没有揣摩，没有营造谈判气氛，导致谈判经常进入僵局，从而导致谈判的破裂与失败，最终失去了交易。
三、应对措施
1.具体明确合同中某些条款文字表述
在国际贸易中，合同条款文字表述的具体明确是事关后来发生交易纠纷的重要依据，业务员在跟客户签订合约的时候要保持良好的心理素质和业务素质，控制紧张情绪，条款表述一定要明确具体，不能模棱两可，特别是关键条款，不然在交易过程中很容易产生纠纷。
例如，在描述支付条款时这么描述：“采用信用证付款，买方在2018年10月18日前给卖方开立信用证”，初看上去没有问题，但是仔细分析发现存在以下问题：2018年10月18日是北京时间还是伦敦时间;这一天包括18日吗;给卖方开立信用证这一天是到达卖方还是邮寄出去呢，因为大陆法系是到达生效，英美法系是投邮生效，很容易产生纠纷，因此可以改为“采用信用证付款方式，买方须于北京时间2018年10月18日前将信用证开到卖方”
2.关注交易磋商中的细节问题
一般而言，国际贸易磋商需要磋品名品质、数量、包装、价格、保险、装运、保险、支付方式、商品的检验、不可抗力、仲裁与索赔等交易条件。但在实际交易业务中，业务员只关注品名品质、数量、包装、价格、保险、装运、支付方式七个主要交易条件。却忽略了检验、不可抗力、仲裁与索赔等条件，认为客户都知道的这些条件叫一般交易条件，无须磋商。实际情况是，在履行合同的过程中纠纷往往来自于这三个条件。
例如，在与日本客户的一次塑料相框交易中，双方对检验条款未进行磋商，也未在合同中明确写入。事后发生了纠纷，客户认为该企业的货物不符合合同规定，提出了索赔。虽然企业在商品出口前已经在商检局进行了品质检验并取得品质证书，上面声明该企业商品质量与合同相一致。但是客户就是要索赔，就是不承认检验结果，试想如果事先双方写清楚检验时间与地点、检验机构与证书、复验方式等内容，这个纠纷就不会发生了。该案例说明业务员在磋商的过程中要关注每一个环节。不能想当然忽视某个条件，从而产生潜在的纠纷。
3.科学分析谈判时机和心理
在交易磋商的过程中，谈判是需要技巧的，对于业务员来说需要科学分析对方的心理，从而抓住时机。
记得曾有一个日本商人与一家企业业务员洽谈迪斯尼系列的丝印相框，这款相框符合日本市场，为了提高销售额，企业给日本客户提供了很多优惠条件，但客户面对企业给出的优惠条件却久拖不决。两三个月时间过去了，市场发生了变化，这款产品在日本市场上出现了很多，已经供大于求，价格下跌严重。这个时候，日本客户却提出了降价的要求。由于该产品是专供日本市场的而且存货很多，最终企业不得不接受日本客户降价的要求，亏损巨大。通过该次交易，企业业务员发现在磋商时一定要分析对方的心理，分析对方的交易特点，从而把握时机。如日本客商喜欢在谈判时拖延时间，也就是没有时间观念，利用拖延战术等待时机，让自己站在交易的有利位置。 4.要分析谈判对手的特点分析
事实上各个国家有着自己的文化背景、贸易惯例和宗教信仰，在交易磋商过程中，我们要注意分析谈判对手特点，积极地顺应和调适文化等差异，注重对谈判气氛的营造、谈判对手文化背景、习俗的了解等。
正如上文所述，日本客户具有较强的忍耐力，善于利用拖延战术来分析谈判对手的真实意图，从而有针对性提出利于自己的谈判结论。三年前瓶装伞在国际市场上非常畅销，这个技术最先是在日本发展起来的，我司在礼品行业有一定的地位，因此想进口一些瓶装伞来做主打产品，于是派代表前往日本谈判。日方先了解企业的返程时间，得知办事人员将在日本呆两周的时间。他们并没有在第一时间与之进行谈判，而是每天陪办事人员到处游玩，晚上天天安排宴席，直到办事人员返程前三天才带领办事人员去考察市场，但考察时间很短，每天都很早安排办事人员返回酒店休息。最后一天才与我方坐下来谈判，最终由于该企业没有足够的时间谈判而不得不答应对方条件而签订协议。其实日商不是为了拖延时间，更重要的是为了软化人的心理。在拖延的这段时间里，日商会分析客户的特点如果发现对方急于求成，就会乘机抬价或压价，使对方不得不答应。当然日商不仅仅会拖延，他们更善于搜集情报，他们会在谈判之前就广泛搜集对方的信息，据此作出决策，因此如果要与日商做交易，我们就要学会保密，然后根据日商的特点，语言委婉，不要随意批评与拒绝，要明确自己的态度。另外，日本人的情报意识非常强，谈判之前会进行广泛的情报搜集工作，并以情报为依据做出决策。所以在与日本人谈判时，要注意做好商业保密工作。并根据日本商人的特点，搞清楚对手有多大的权力、能做出什么决定。与其谈判时，要明确委婉陈述理由，注意谈判策略。
当然日商也很注重团队观念，谈判不能只针对某一个人，而是要针对所有人，让日商团队都满足，达成一致，不要随意催促，当然也可以让日商了解自方的工厂实力，在实际工作中。这招比较受用，一是给对方适当的压力，让他们看清楚自己没有什么，并不比别人高一等，让他们自己降低要求。与日商谈判关键是看谁的耐性强，看谁先动。
英国客户喜欢吃西餐和甜的东西，和他们在一起要保留一定的距离，当然他们一直以来非常具有时间观念，与他们谈判时切记不能迟到。美国客户则非常关注细节，如果出了差错，一定要道歉并说明原因，而且公私分明。德国人爽快，比较直接，但对质量要求很高，待人诚恳，与他们谈判最好厨具产品的认证证书。法国客户则是比较浪漫，在营造谈判氛围时要考虑这一点。中东和非洲客户则关注价格不注重产品质量，他们会在价格上与你斤斤计较，所以谈判让步策略要做好，产品质量可以稍微差一点。穆斯林人很拖沓，很会杀价，有独特的饮食习惯，与他们交易要注意保持联系，但是他们很守信，只要答应了就会做到等等。
四、结束语
在与客户交易磋商的过程中，业务员需要把握好细节性的环节，细节决定成败，在交易磋商这个复杂的沟通过程中，一个细小的环节也许就会影响了一桩交易的成败。对于不同的客人，特别是不同国籍的客人，在谈判之前，我们一定要先了解他们一些特别的生活习性，只有这样我们才能更好地揣摩对方的磋商习惯和方式，避免犯一些低级的错误。这就要求业务员要提升自身的职业素养和业务能力，遇事沉着冷静，积极分析对手的意图，避免各类风险。本文主要从细节入手，把大家在平时的交易磋商中最容易忽视，但却会影响交易成败的细节入手提出一些对策，希望对企业的外貿工作带来更高的效益。
参考文献：
[1]刁辉.论国际商务谈判应注意的问题[J].中国集体经济，2011（30）.
[2]唐诗，吴荣兰.国际商务谈判中的跨文化障碍及应对策略[J].中外企业家，2019（20）.
[3]陈红涛.浅析国际商务谈判策略[J].企业科技与发展，2019（05）.
作者简介：蔡建惠（1983- ），男，浙江衢州人，硕士，讲师，研究方向：跨境电商
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