新形势下档案管理工作的规范化研究
来源:用户上传
作者:
【摘要】档案管理对于国家的可持续发展有着非常重要的意义，要创新新时代档案管理工作，并有益于现代化建设。作为档案管理工作者，我们需要创新思维，不断规范档案管理工作。本文对新形势下档案管理工作的特点进行了分析，分析新形势下档案管理工作存在的问题，提出新形势下档案管理工作规范化的措施。
【关键词】档案数据;档案管理;规范化
档案管理是一项兼具管理性、政治性和服务性的基础性工作，它是社会各项管理系统中不可或缺的一部分。在互联网飞速发展的今天，随着大数据时代的到来，给档案管理带来了极大的便利，却也存在着档案管理混乱、信息泄露等问题。因此，加强对新形势下档案管理工作的规范化研究是极其重要的。
一、新形势下档案管理的特点
（一）类型多样化，内容丰富。随着我国信息化技术的不断发展，各个企业、单位和机构办公室的档案类型不只包含了传统的纸质文档，更是包含了许多电子视频、音频等档案，档案的内容比较丰富，其档案类型包括：1.业务性档案。企业、单位和各项机构是以业务发展为主的工作部门，因此，企业和单位的业务性档案较多且更新速度快。此外，企业、单位和各项机构的科室较多，业务性质的档案内容也比较丰富。2.晋升聘任类档案。企业、单位和各项机构是人才聚集地，每年都会有大批的员工正常晋升或聘任，数量是比较庞大的。
（二）档案管理完整延续。一般情况下，企业、单位和各项机构办公室的档案管理人员较为集中且稳定，从而使得档案管理工作更加完整且具有延续性。同时，各个企业、单位和机构办公的档案管理人员会对医院的档案进行定期整理和归类，从而便于寻找和查阅。
（三）档案文书工作细致。档案管理工作是企业、单位和各项机构管理工作中的重要组成部分，它的工作质量直接影响到企业、单位和各项机构管理工作的质量，而档案管理工作的质量直接受到档案管理人员文书工作的影响。档案管理人员在收集、整理档案的过程中，有关于医院的工作报告以及发展建设性文件也是档案管理工作的重中之重。
二、新形势下档案管理工作存在问题
（一）管理较为混乱。就企业、单位和各项机构管理结构而言，由于它的办公类型众多，导致其涉及的档案管理部门较多。可是，由于部分企业、单位和各项机构办公室工作内容的特殊性，导致其是一个具有综合性质的中转部门，它不仅需要进行文件的上传，还需要将上级文件下达给各下级部门，所以部分企业、单位和各项机构在档案管理的过程中存在较大的争议性。此外，企业、单位和各项机构办公室在档案管理的过程中由于涉及的部门太多，使得其在文件归档的过程中导致文件的遗漏或丢失，从而造成管理混乱。
（二）管理人员素质亟待提高。事实上，部分企业、单位和各项机构办公室的档案管理人员大多是由办公室人员兼职的，他们缺乏相关档案管理知识的学习，档案管理意识不强。这样，档案管理人员在进行档案管理时就极其容易出现错误，降低了档案管理的效率和质量，所以管理人员素质亟待提高。
（三）督导落实不到位。企业、单位和各项机构办公室在处理重要文件或举行重大活动的过程中涉及的部门较多，需要协调的内容过多且需要按照合理的流程进行处理。并且，在实际的工作中，企业、单位和各项机构办公室的档案管理人员较少，但需要负责的工作却十分复杂繁琐，从而导致在协调工作的过程中容易出现督导落实不到位的现象。
三、新形势下档案管理工作的规范性措施
（一）大力培育大数据档案管理人才。孙中山先生曾说：“人能尽其才则百事兴”，人才是社会发展的根本动力，而新形势背景下的档案管理也是如此。传统的档案管理工作对于管理人员的业务能力和素养要求不是太高，但是，随着新形势下对档案管理工作规范性要求的提高，使得原有的传统档案管理人才已无法适应越发复杂且规模庞大的档案管理工作。例如，人事档案的管理关系着人才的好坏，也关系着公司的发展，如果档案管理人员不能对人事档案进行科学有效的管理，那么企业在进行管理和人事调动时就无法准确地掌握每个职员的特点和能力，从而进行更好的分配。因此，新形势下要大力培育大数据档案管理人才：首先，政府要鼓励高校加大对相关专业人才的引进，从而为档案管理工作培养技术人才。其次，加大人才培养资金投入，让相关的人才进行专业培训。只要这样，才能不断提高我国档案管理工作的规范性。
（二）着力开发适合档案行业的大数据分析工具。新形势下的档案管理是一项比较复杂的工作，其中涉及的相关技术类型繁多且复杂，而随着信息技术的发展，一个行业想要精准调取各项档案，就必须要解决不同专业领域带来的差异，并且与相关的信息技术开发公司进行合作，从而避免拥有大量的档案却没有相关技术，而懂相关技术的却没有档案数据支持的现象。例如，一家医药公司，制药是他们的专长，而档案研究院虽然对档案数据分析很在行，却不懂得制药技术，无法顺利地进行档案管理工作，最后，他们请来一个生物制药專业的专家，三方共同进行研究合作，才取得了一定的成效。因此，大数据时代档案管理要开发适合档案行业的大数据分析工具，不断提高档案管理技术，从而提高档案管理工作的规范性。
（三）制定档案管理工作相关标准。档案管理的类型复杂多样，且信息资源十分丰富，包括了学籍档案、人事档案等档案管理。在新形势下，对于档案数据管理工作要制定一定的相关标准，做好引进设备的构建和软件的应用，杜绝信息重复出现的现象。同时，管理人员一般是在库房中完成档案数据的制定，因此对于档案库房和各类技术用房的温度和湿度都有一定的标准，从而提升档案管理工作的规范性，使得档案管理的质量和效率更高。
（四）不断强化档案数据的安全性。虽然新形势下的档案管理相较于传统档案管理效率更高、成本更低，但是，由于档案管理可以通过U盘进行保存，虽然便于携带却也极易丢失或泄密，还容易被电脑病毒入侵造成信息泄露，造成严重危害。如果档案管理员将自己撰写的计划、总结等私密文件储存在U盘中，而在此期间他用该U盘在互联网上下载资料时受互联网木马病毒的影响， U盘上的私密资料极有可能被泄露，从而给事业单位造成不可估量的损失，档案管理员也会受到相关处罚。因此，针对新形势背景下的档案管理工作一定要大力加强档案数据的安全性。首先，政府要出台一些相关的档案管理安全规范标准。其次，档案管理人员要加强对硬盘设施的安全管理，不断提高档案管理的安全意识，避免将电脑病毒带入档案管理中，从而使得档案管理工作变得更加安全和规范。
四、结语
随着我国各项事业的全面纵深发展，各类档案信息必将持续呈现出增长的趋势，这给档案管理工作提出了极大的挑战。但是，挑战与机遇是并存的，为适应新形势下各行各业对档案管理工作的不同要求，档案管理工作的规范化研究是必不可少的重要环节。
【参考文献】
[1]严庄婷，周翠兰.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索[J].办公室业务，2016（01）：94-96.
[2]任珊，宋林子，杨敬.医院档案管理中存在的问题与思考[J].医学教育管理，2017（2）：156-159.
[3]张澄橙.数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建[J].信息记录材料，2016（4）：82-83.
[4]李国杰，程学旗.大数据研究：未来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012，27（6）：648.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15141247.htm
