浅析农场档案管理工作的规范化

作者:未知

  随着农场的发展建设,农场的档案管理工作也发生着变化,人员与工作流程的增加使档案管理的内容在丰富的同时,也造成相对的混乱,为促进农场的快速发展,本文通过对农场档案管理工作规范化进行分析,并结合工作经验,梳理出适合农场发展的档案管理要求和流程,不断完善农场档案管理向规范化方向发展。
  近幾年,农场经济建设发展较快,尤其是信息技术发展,已经融入到我们的日常生活和工作中,信息技术融入到档案管理工作中,推动档案管理工作向规范化发展模式前进,与此同时,档案管理服务模式也由传统的保管查阅方式向资源共享平台转变,通过对农场档案管理工作规范化的研究分析,可以明确档案管理规范化的具体要求,才能更好地使农场档案管理质量得到提升,档案管理更趋向于规范化。
  1农场档案规范化管理的保障条件
  1.1领导重视
  强化领导的重视程度是档案规范化管理的关键。领导对档案管理重视,并将其提上农场重要工作日程,可以对档案管理过程中遇到的问题及时解决,对农场经济建设各环节的重要资料收集整理并归档,对日后的信息查询可以提供便捷服务,还可以提升农场的运营效率,通过加强档案工作的领导,可以明确档案管理人员的工作内容及职责范围,对工作流程规范化起到较好促进作用。
  1.2强化档案管理网络系统建设
  随着经济社会的发展,档案管理工作也在不断适应新形势情况下中得到发展,从制度、工作流程、归档方法上都有了创新,并使信息化管理模式逐渐应用于档案管理中。强化档案管理网络系统建设,要从硬件配备上来满足相关设施的运转,使系统安全可靠,强化日常管理人员的系统维护工作,提升档案管理工作效率,确保农场档案管理工作有序进行。
  1.3加大资金投入
  通过资金的筹集来解决基础设施投入不足的实际情况,通过领导重视,将档案管理费用列入到正常工作的财务预算中,每年对其进行拨付。可以将陈旧设施的更换列入到财务费用的预算中,逐渐改善档案的基础设施,配置计算机等档案管理现代工具,为档案网络化管理提供条件,开发档案综合管理系统软件,可以使档案目录全部输入系统,方便快捷查阅档案资料,为领导决策、群众查阅档案资料发挥了较好的作用。
  2农场档案规范化管理的主要内容
  2.1规范档案管理工作流程和步骤
  强化档案管理质量,必须规范档案管理的工作流程和步骤,首先要对案卷进行全面普查,通过类别对案卷重新组合,将组卷过厚且内容复杂的案卷优化组合,进行科学保管,提高档案的利用效率,结合农场的实际情况规范录入工作,并统一分类并保证检索准确率。
  2.2统一档案管理制度,规范档案归档要求
  对档案管理中涉及的规章制度进行完善,根据农场的实际情况,针对《农场档案工作管理规定》以及档案整理、保管、借阅工作制度以及档案保密管理要求、档案室库房管理制度和档案人员岗位职责等进行完善,统一规定了材料归档的范围、档案移交手续,并对归档目录进行统一编制,使档案资料归档齐全、完整。在归档时严格按照档案归档管理规定逐份进行检查,档案盒统一标注内容、案卷封皮填写是否正确等,并统一编制档案检索目录,档案工具索引、档案库房存放示意图等,统一档案管理制度,遵照规定去管理和使用档案,来提高各类档案的使用价值。
  2.3严格落实责任监督管理机制
  强化责任监督管理机制的执行,可以划清责任归属,提高档案管理质量。对档案接转要有登记,查借阅档案要有手续。对档案管理出现问题要进行责任追究,查阅、借阅人事档案必须两人以上到档案室查阅,查阅前履行手续由领导批准才能借阅;除特殊情况需查阅个人档案外,其他单位需在档案室查阅不准带出,转出、转入档案必须进行密封并加盖密封章方能转出或转入。严格销毁、涂改档案。
  2.4做好文书档案整理
  2.4.1做好文书档案的处理保管。在硬件设施达标的同时,要做好文书档案的处理,文书档案具有相对的独立性,文书档案是文书工作最好的注解,文书是档案的起源。要作好文书档案和处理保管,强化规范思维,树立文书档案管理规范化的意识,使其与标准化具有同一规范。在实际工作中,要把好文书档案的文字处理、编排、归档等规范关,按档案管理规章制度整理文书档案,使其规范化、标准化。
  2.4.2文书工作要求。文书档案首先要考虑公文纸张问题,纸张质量要有韧性,耐保存,一般使用国家公文规定的A4纸。排版要进行横写横排,并在左侧进行装订。制作公文需履行签发手续,公文标题规范准确,行距、字体大小都要严格执行国家公文管理规定。公文字迹要清晰,对下发的公文或上行文件都要有发放记录、文件审批单等,目前一般用笔为碳素笔,不能使用易褪色的中性笔或墨水,文件原件不能使用不规范字体,以防影响公文质量。要做到文书档案规范化,还要对档案实施现代检索手段,来提升档案管理质量。
  2.5加强档案管理人员业务素质和工作技能培训
  要强化档案管理队伍的建设,因档案具有保密性,在选择档案管理人员时应选择政治稳定、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作。做好档案管理人员的业务培训,关心他们的工作生活,使其能够充分发挥档案管理人员的积极性和创造力。可以通过组织档案人员外出参与培训班,使他们更好的了解档案管理重要性,增强责任心,对档案的收集、整理、装订要符合标准,配置专兼职的档案管理人员,对档案管理负责人员给予相应奖励,使农场档案在形式上规范统一,在内容上比较实用、完整。
  总之,随着农业机械化的发展,社会的信息化也得到长足发展,使农场档案管理工作向信息化、规范化的方面发展,逐步实现档案资料网络化管理,农场档案管理要结合实际情况,制定规范适宜的目标和制度,不断总结经验教训,使档案管理模式规范化,管理手段标准化,使档案管理工作得到进一步提升。
  (作者单位:161621黑龙江省克山农场办公室)
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