在线客服

咨询热线

浅析办公室档案管理工作问题及措施

作者:未知

  摘 要 文书档案是社会发展历程的记载,客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位,文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。本文主要分析了文书档案的管理特点和存在问题,并提出改进措施。
  关键词 文书档案 档案管理 问题 措施
  中图分类号:G271 文献标识码:A
  文书档案是社会发展历程的记载,客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位,文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。近年来,随着时代的不断发展,文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性,不断提高档案立卷的质量,才能更好的开发与利用档案信息的资源,从而为社会提供更好的服务。
  1当前文书档案管理存在的问题
  1.1文书档案管理制度不规范
  当前,许多单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里,由于行政办公室工作任务繁重,没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档;或由于办公室人员为了方便使用,没有及时将使用完毕的文件归档;或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视,使用后将文档放在自己科室而导致流失,这样的档案管理不利于综合开发利用,造成管理松散,使用效率低下,在出现问题时各个部门相互推诿,不利于管理。另外,目前很多单位不重视文书档案的管理,管理意识薄弱,档案管理的制度不完善,职责分工不明确。文书档案的管理利用,跟不上单位发展的新形势,文书档案资料如果能够得到充分的利用,将会为创造极大的经济利益,促进单位管理的科学规范。
  1.2文书与档案工作在衔接上存在着问题
  文书档案工作,即文书和档案两者组成,它们既有区分也有联系,既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来,在大多数单位当中,“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性,但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑,在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧,没能够真正做到和谐的统一。
  2办公室人员做好文书档案管理的措施
  办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩,办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量,也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多,管理工作复杂,我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手,做好办公室文书档案管理工作。
  2.1完善档案管理制度,切实提高文书档案管理水平
  文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用,单位领导要充分重视文书档案的管理工作,完善档案管理制度,完善档案管理需要的硬件配套,并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施,促进文书档案管理规范性和标准性,切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平,必须稳定办公室人员队伍,提供较好的工作条件和环境,使其能安心文书工作于档案管理工作。另外,要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识,发扬奉献精神,认真地做好文件资料的收集整理工作,进行统一保管,以便查找和利用。
  2.2建设“自动化”系统,实现一体化管理
  在自动化环境下,将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现,文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时,需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中,再通过计算机对其进行有效的管理,从而达到资源共享的作用,并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下,能够有效的将两者的工作精密的结合起来,从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
  2.3强化档案管理人员的培训
  作为一名档案管理人员,需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外,还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训,以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时,也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训,使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法,以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题,档案管理部门应及时向各部门反馈,并要求其修改。對不熟悉的人员,可给予相关的业务指导,以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行,减少档案收集完成后出现较多的返工情况,确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位领导、同事们的高度重视支持和配合,才能确保档案管理工作有序开展。
  3结束语
  文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。办公室人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识,提高单位文书档案工作的应有地位,搞好文书工作与档案工作的规范衔接,加强部门间协作,做好文书档案收集工作,建立有效的管理制度和工作程序等方面入手,加强文书档案管理工作,树立文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为单位的建设与发展提供强有力的保证。
  参考文献
  [1] 文圭贤.文书档案管理中存在的问题及对策之我见[J].现代经济信息,2010(16).
  [2] 王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报(理论),2014(02):81.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14807111.htm