强化办公室文秘“档案意识”提升档案工作效率

作者:未知

  摘要:办公室文秘负责办公室档案管理工作,其档案意识对档案工作的结果会产生非常巨大的影响。本文围绕“办公室文秘档案意识”展开讨论,希望能够帮助办公室文秘提高自身档案意识、优化档案管理工作,以便保证办公室档案管理质量契合实际需求。
  关键词:办公室文秘;档案意识;档案工作;工作效率
  办公室文秘是单位内部负责文件起草、文书档案处理的人员,是文书档案的形成者。保证医院办公室文秘有较强的档案意识,不仅能够保证办公室文书档案相关工作的质量和效率,还有利于推动医院管理工作整体发展,进而强化医院的核心竞争力,促使医院在激烈的市场环境中立于不败之地。
  一、强化办公室文秘档案意识的重要性和必要性分析
  (一)决定档案资料是否能够完整归档
  办公室文秘负责办公室档案搜集、整理、记录等,利用众多档案汇总构成档案文件。如果办公室文秘有着较强的档案意识,那么就可以较为全面的整理各种会议记录、领导讲话、各种制度文件等,并将之合理归入档案类别,形成系统、完整的档案资料,档案资料的完整性将能够得到最大程度的保全。反之,如果办公室文秘档案意识较差,那么档案资料的收集和整理将会比较随意敷衍,宝贵的档案资料将可能面临缺失问题,进而浪费宝贵的办公室档案资料[1]。
  (二)决定档案功能是否能够充分发挥
  办公室档案的收集最主要目的是为日后的管理工作提供相关的数据资料。档案使用价值的发挥与办公室文秘人员的档案意识之间存在着紧密的联系,如果文秘人员的档案意识较强,档案资料的完整性较高,档案资料的功能发挥将会更完善,否则档案资料的功能发挥将会遭受影响,于推动医院办公室档案管理质量发展所能够产生的效力也将十分的微弱。
  二、当前阶段办公室文秘档案管理问题分析
  当前阶段,由于大多数的医院内部办公室文秘缺乏档案意识,这导致办公室文秘档案管理过程存在问题,且以如下两点最为严重:
  (一)办公室文秘素质整体较差
  当前阶段,医院办公室文秘人员大多不是专业的档案管理人员,很多人在从事档案管理工作之前未经过系统培训,还有些人完全不了解档案管理,由于档案管理素质较低,在工作过程中遭遇实际的档案管理问题时,很难采取恰当措施妥善处理问题。与此同时,部分办公室文秘缺乏档案管理重要性的认识,档案管理过程比较随意,档案丢失、档案混乱等问题屡见不鲜,还有些档案人员没有积极提高自身档案管理技能和方法的思想,在档案管理过程中过分借鉴自身经验,这无疑也给档案管理质量提高设置了障碍[2]。
  (二)档案管理细节被忽视
  部分医院办公室文秘人员并不重视档案管理的细节,档案管理工作的重心被放置于文件起草文秘服务等工作方面,档案的整理归档等工作未被重视,档案管理细节存在明显问题和漏洞,进而导致档案遗失、缺损问题频频发生,严重的影响了办公室档案的使用价值。
  三、强化办公室文秘档案意识,提高档案管理效率的策略
  想要提高办公室档案管理的效率,医院方面必须有意识的强化办公室文秘档案意识,要充分考虑当前的办公室文秘档案管理问题,立足于问题设置策略,在实际操作时,应关注如下3个方面:
  (一)加大对办公室文秘的教育培训力度
  首先,医院方面应该积极制定良好的人才聘入机制,积极引入优质的、专业的办公室文秘人员。其次,医院方面应该加大对现有的办公室文秘的教育培训力度,要借助教育培养工作提高其专业素质,使之能够具备较强的档案意识,能够拥有丰富的档案管理知识,较高的档案管理技能,能够妥善的处理档案管理问题,并保证档案价值发挥。最后,医院方面应该重视对办公室文秘的日常审核和考察工作,要提高办公室文秘的档案意识关注度,确保办公室文秘能够积极自主的提高自身素质,保证时刻具备较强的档案意识。
  (二)加大办公室文秘的档案实践操作力度
  由于办公室档案管理工作对办公室文秘的档案管理实践能力要求较高,因此,医院方面应该有意识的为办公室文秘提供档案实践操作机会和平台,要确保办公室文秘能够在实践的过程中不断总结经验和教训,能够提高自身的档案意识,规范档案收集、鉴别、归档等,提高档案管理质量[3]。
  (三)引导办公室文秘自主强化档案管理工作
  办公室档案的最大价值在于档案的可利用性。因此,医院方面应该帮助办公室文秘人员强化档案资料的利用导向,要以档案利用为出发点妥善处理档案管理工作,要确保档案管理服务于医院内部其他部门的档案使用需求,最大程度的去挖掘档案资料的价值,保证档案的使用效能。
  四、结束语
  综上所述,档案管理工作是办公室文秘工作的重要組成,办公室文秘的档案意识会对办公室档案管理产生巨大的影响。当前阶段,办公室档案管理过程存在一些问题,究其原因无疑是办公室文秘档案意识薄弱。正因为此,医院方面应该加大对办公室文秘的教育培训力度,要为办公室文秘提供实践操作的机会,引导办公室文秘自主强化档案管理,促使办公室档案充分发挥自身效力,进而全面提高医院档案管理的效率和水平。
  参考文献:
  [1]崔淑花.强化办公室文秘“档案意识”提升档案管理工作效率[J].办公室业务,2016(17):145-145.
  [2]严文枝.档案管理在现代文秘工作中的重要作用[J].环球市场信息导报,2017(44):86.
  [3]李小莹.浅谈文秘工作与档案管理的有效结合[J].办公室业务,2016(1):112-112.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14830521.htm

服务推荐