办公室档案日常管理与优化探究

作者:未知

  【摘要】办公室档案日常管理工作是办公室管理的主要组成部分,高质量的档案管理,能够保证企业的协调发展。基于此,本文将分析办公室档案日常管理的工作内容,并研究办公室档案日常管理工作的优化措施,其中主要包括科学使用信息技术、保证档案管理组织设置的科学性、提升档案管理服务水平3方面内容。
  【关键词】办公室档案;日常管理;服务水平
  随着时代的发展,人们对办公室档案日常管理的要求也逐渐提升,这就需要办公室档案日常管理人员改变传统的档案管理模式,从管理技术应用、管理水平以及管理组织分配等方面展开优化。本文将重点研究办公室档案日常管理工作的优化措施,根据当今时代对办公室档案日常管理工作的实际要求,展开针对性的完善,最终达到提升办公室档案日常管理工作效率的目的。
  一、办公室档案日常管理的工作内容
  办公室档案日常管理工作的内容主要包括以下几点:第一,档案收集。对档案展开收集整理,这种方式能够提升馆藏的数量,同时还能够提升档案的实际应用价值。目前在档案收集整理的过程中,需要将计算机技术应用在其中,这种方式能够对图片类、音频类以及视频类档案展开有效收集,最终达到提升档案收集质量的目的。第二,档案整理。档案整理工作是档案管理中的重要内容,由于部分档案的存储较为零散,为了保证档案查阅的便捷性,需要将零散的档案信息进行整理。在此过程中可以使用信息技术,对零散档案进行编码、整合等,提升档案管理的便捷性。第三,档案鉴定。在此过程中需要对已经整理的档案展开价值鉴定,根据价值,决定档案的保存时间以及处理方式等。例如,针对价值较低的档案,可以选择短时间保存或者是销毁。这种方式能够筛选出较为优质的档案,进而提升整个档案管理的质量。第四,档案保管。该项工作实施的主要目的就是保证档案管理的完整性以及安全性,对档案展开分类保存的同时,提升档案的使用效率。
  二、办公室档案日常管理工作的优化措施
  (一)科学使用信息技术。目前我国已经进入了信息时代,依旧采用传统的管理方式,无法达到相应的管理要求,因此最有效的方法就是将信息技术应用在办公室档案日常管理中,提升档案管理效率。例如,在档案收集的过程中采用信息技术,能够实现档案自动化收集,系统能够自动获取信息、保存档案以及识别档案等,这种方式能够大大提升档案收集的灵活性以及有效性,降低人为因素的影响,同时还能够降低管理人员的工作压力,另外,信息技术的应用还能够大大节省档案管理需要的时间。因此在目前办公室档案日常管理的过程中,需要将先进的科学技术应用在其中,这是未来办公室档案日常管理发展的主要方向,同時也是提升办公室档案日常管理质量的重要途径。
  (二)保证档案管理组织设置的科学性。为了保证档案管理的有效性,管理人员需要专门设置档案管理部门,安排专业人员对其展开管理,其中包括信息收集、信息修改、信息归档、信息核对以及信息更新等,这种方式能够大大提升档案管理的时效性。在传统档案管理的过程中,由于对办公室档案日常管理的重视程度不高,并没有设立专门的档案管理部门,导致办公室档案日常管理出现后滞等现象,无法在第一时间更新。为了避免这种情况的出现,则需要对档案管理组织展开科学设置,保证各个管理部门衔接的紧密性以及有效性,同时将各项档案管理工作落到实处,这种方式能够保证最终办公室档案日常管理的完整性、有效性以及安全性。在此过程中,保证每项档案管理流程的工作质量,进而提升整个档案管理工作的效果。
  (三)提升档案管理服务水平。目前,我国大多办公室档案日常管理服务水平不高,尤其是在服务态度以及服务能力中,导致这种现象出现的主要原因就是管理人员对办公室档案日常管理的重视程度不高,加上管理人员的服务意识较差等。在实际办公室档案日常管理服务的过程中,态度生硬,严重影响了最终办公室档案日常管理服务质量。因此在对办公室档案日常管理展开优化的过程中,需要提升档案管理服务水平。例如,在管理人员正式工作之前,对其展开办公室档案日常管理服务意识培训,使其认识到服务意识的重要性,这种方式不仅能够提升人们在档案查询中的效率,同时还能够提升办公室档案日常管理服务质量,将办公室档案日常管理的价值充分发挥出来。由此可以看出,在完善办公室档案日常管理的过程中,需要根据管理要求,从各个方面展开管理,只有这样才能对办公室档案日常管理展开有效的优化。
  三、结论
  综上所述,随着人们对办公室档案日常管理的关注程度逐渐提升,如何保证办公室档案日常管理工作质量,成为有关人员关注的重点问题。本文通过研究办公室档案日常管理优化措施,能够大大提升办公室档案日常管理质量,同时还能够提升工作效率。由此可以看出,研究办公室档案日常管理工作优化措施,能够为今后办公室档案日常管理工作的发展奠定基础。
  【参考文献】
  [1]赵良杰.分类管理模式在办公室档案工作中的应用[J].内燃机与配件,2017(20):111-113.
  [2]黄艳.事业单位办公室档案的日常管理分析及应用探讨[J].办公室业务,2016(10):29.
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