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办公室业务管理工作探究

作者:未知

  [摘 要] 随着我国经济水平的不断提高,我国各单位、公司与机构已经显现出巨大的生机与活力,在经济社会中也占据重要地位。其中,办公室作为组成单位整体的重要一部分,在单位中起到的作用和履行的责任都是不可替代的。办公室办事效率的高低也决定着整个单位的整体实力和工作质量,因此,完善办公室的管理工作对现阶段各单位不断加强内部管理工作,迈上一个更高的台阶具有深远意义。
  [关键词] 办公室业务 管理工作 工作人员
  中图分类号:F272.9 文献标志码:A
  办公室是一种具有多项管理职能并为单位提供综合性服务的部门,是链接各个部门、各领域工作的中间桥梁,也是整个单位组织中的重要润滑器和稳定器。办公室的管理工作是促进各部门之间关系,整合单位内部各种任务的重要一环,对单位内部顺利进行管理,统筹工作任务分配及完成成果都有着重要意义[1]。但随着时代的发展和办公室职能的不断多元化,办公室管理人员在管理工作中逐渐出现了很多变数与不足,制约着整个单位的协调发展和工作效率。本文主要从这个重要课题入手,探究办公室业务管理工作中的不足和障碍,并结合笔者自身实际及实践经验提出一些相对应的解决措施,希望能够为办公室内的业务管理人员提供更多有效的方法,提高工作效率,提升工作质量。
  一、办公室业务管理工作现状
  (一)办公室氛围和风气存在提升空间
  由于办公室的业务众多,管理工作自然十分繁琐,在这种高强度的办公环境下,许多办公室的工作人员就会衍生出一种无形的压力,对自己的工作也会产生一种职业懈怠和消极态度,长此以往,就会使办公室的整体氛围变得十分压抑,没有一种积极向上的整体风气,从而对办公室业务管理过程产生消极影响。笔者在工作中时常可以发现一些年纪较轻、工作经验不足的员工总是出现消极态度,对于分配给自己的工作任务和工作量不满意,从而产生工作压力和怨天尤人的心情,这就容易导致一种恶性循环,致使他们在工作完成过程中无法发挥出个人真实水平,不利于个人的职业生涯发展及提高办公室的办事效率,也无法对自己的单位产生归属感和认清自我价值。因此,一种积极向上的办公室氛围和乐观开朗的办公室风气是十分必要的,对办公室业务管理工作也有着重要影响。办公室的管理者必须转变思路,除了实质性的管理,也要重视精神方面的建设和办公室文化的传播。
  (二)办公室工作人员能力与素质还需提升
  办公室是各个单位和机构进行外部竞争的内部基础力量,也就是说,办公室的办事质量和办事能力决定着其组织在外部行为中的表现。而办公室是由各种工作人员组成的,他们的专业素养和理论知识的高低,代表了办公室的整体水平和整体能力。从现阶段来看,很多工作人员的业务水平仅仅停留在一些基础事务上,当面临一些困难复杂的任务时,大家往往都退避三舍,不愿意承担[2]。另外,在组织人员开会或是交流的过程中,很多工作人员鲜少为领导建言献策,即使是从实践经验中得出的一些创新方法,也选择默默留在自己心里,不愿意告诉领导,这是因为,在他们眼里,一旦说出了一些创新策略,就必然会得到实际应用与改革,就会随之增加自己的工作量和改变工作流程,给自己徒增压力。种种原因导致办公室工作人员在业务管理中仍采用很多老旧的方法和手段,不学习新东西,把自己封闭起来,停留在一个原始的知识层面,得不到进步和发展。
  (三)办公室管理体制落后,监督手段缺乏
  一套完善合理的管理体制是保障办公室业务管理工作有效落实的基础,管理体制也是办公室工作中遵循的思路与准绳,必须得到不断更新与完善。然而,现阶段很多的办公室在管理体制方面存在不合理之处。其中,管理体制的落地较为困难,很多办公室工作人员在业务管理过程中并不能做到完全遵守相应的管理体制,管理体制仅仅成为一种“面子工程”发挥不出实际的效果。同时,随着时代的进步,相应的管理体制也必须得到不断更新,而办公室内的领导干部和工作人员并没有培育起根据形势把握管理体制的能力,造成管理体制的老化和丧失效力[3]。另外,监督机制的缺乏也是管理体制缺乏生命力的重要原因,没有监督,就无法规范办公室工作人员的行为和日常工作质量,而实施监督的上层领导也会因为害怕与执行层关系恶化或是没有精力管理而忽略了这方面的工作。
  二、完善办公室业务管理工作的策略
  (一)运用激励机制,增强办公室工作人员工作热情
  激励机制是一种有效促进办公室氛围和风气朝着正面、积极的方向前进的一种有效办法,也是效率最高的一种办法,通过进行物质激励和精神激励,工作人员能够产生更大的积极性对待生活,通过业绩考核制度能够不断加强办公室内的竞争氛围,让工作人员对自身工作产生动力,从而激励自己不断进步。创设一种利于工作的办公室环境是一种十分有效的手段。从人类行为与社会环境领域的“人在环境中”理论可以得知,环境对人的影响比外力强制人去改变更加有效,一个有意营造的环境甚至可以很快改变一个人的习惯,在办公室创设一个热情积极的环境,能让工作人员从潜移默化中产生一种自我认同感,从而用一种快乐的心态面对工作和生活,确保业务管理工作的正常进行。
  (二)加快创新型人才培育
  创新是进步的重要驱动力,在人才培育方面也是一样。现有的对办公室人才培训的成果中,培养方案与模式大致都是千篇一律,按照传统古板的方式进行,没有新意和独创性。时间久了,这样的培育作用也就越来越小。这样的现象归根究底还是创新度不足。想要将正确的创新手段运用到办公室人才培育中,就要改变现阶段不正确的人才培育模式,从源头入手,结合时代的特点和办公室业务管理的特点进行[4]。而创新型人才更是人才中的重点,不仅能够提升办公室工作效率,还能够发挥适当的创造力和创新力,加强对办公室工作流程的优化和简化,促使办公室的整体实力上升。而在享受之风席卷的现代生活中,办公室工作人员也大多不注重自身素质的加强及理论水平的提升,而是安于现状,混混度日。所以,管理者要加强相关培养机制,通过为工作人员提供学习机会和培训,促进其能力素质的提高。
  (三)加大管理体制的与时俱进,加强监督力度
  时代在进步,人们对办公室业务管理的要求也在不断更新,办公室要想获得更大的发展和光明的未来,就必须提高其与时俱进的能力。在具体的工作中,工作人员要有一个长远的眼光和发展的思维,在不断变化的时代要求中找到适合自身的发展模式,并顺应时代发展潮流,改善变革不合理的管理体制,保障办公室管理体制始终处于时代前沿。另外,在监督力度上,办公室的负责人一定要负起责任,做好自己的监督和督促工作,用一种平等的态度对待自己的下属和同事,并在面对一些严肃问题时能够做到不退却、不怕得罪人,而是能够用自身的威信力和强制力确保业务顺利完成。
  三、结语
  办公室业务管理工作逐渐成为一个重要的时代课题,对很多公司、企业、事业单位的发展具有重要意义,人们对于这个课题的研究也是永无止境的。本文分析了现阶段大多数办公室内部在业务管理上存在的问題,但很多优秀办公室的成功案例也使得我们不能忽视这个领域的进步和发展。总而言之,办公室要想不断提升自身工作能力,获得一个更大、更快的发展,就不能安于现状,而是要加快进取的步伐,逐渐走上一条宽广无限的康庄大道!
  参考文献:
  [1]秦妍,林海滨.电力企业办公室工作精细化管理探析[J].办公室业务,2018(22):20.
  [2]李垚,刚申坤,黄晨阳.推进精细化管理 提升办公室工作效能[J].办公室业务,2018(22):14.
  [3]刘燕.提升企业办公室管理工作成效的路径探索[J].中小企业管理与科技,2018(11):5- 6.
  [4]夏慧慧.现代企业办公室管理工作优化策略研究[J].中小企业管理与科技,2018(11):27- 28.
论文来源:《管理学家》 2019年2期
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