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高校办公室人事档案管理工作的优化路径阐释

作者:未知

  摘 要:本文主要以高校办公室人事档案管理工作的优化路径为重点进行阐述,结合当下高校办公室人事档案管理工作现状,首先分析高校办公室人事档案管理工作必要性,其次阐述高校办公室人事档案管理工作现状,最后从更新先进的办公室人事档案管理思想、强化办公室人事档案管理资源的创建以及配置、创建办公室人事档案网络管理平台、加强办公室人事档案管理的数据库建设几个方面深入说明并探讨高校办公室人事档案管理工作的优化路径,旨在为相关研究提供参考。
  关键词:高校;办公室;人事档案管理;优化路径
  高校办公室人事档案管理作为高校管理机制的重要组成部分,在人力资源管理模式迅速发展的背景下,网络信息传播的速度逐渐加快,开展高校办公室人事档案管理工作对高校平时教学秩序的稳定运行具有重要作用。但是现阶段高校办公室人事档案管理工作存在的价值没有充分发挥出来,存在一些问题,因此在新时期下采取科学的手段管理高校办公室人事档案,促使高校持续发展是每一个高校管理者需要深入思考的问题。
  一、高校办公室人事档案管理工作的必要性
  (1)有利于高校人事管理社会价值的提升。针对高校人事档案管理工作的开发以及利用,促使其体现出信息化以及时代化,有助于高校办公室人力资源相关信息的实时共享,防止出现封闭资源的现象,提升人事资源管理的质量。与此同时,创建信息数据资源库,可以加强高校内部的教职工资源科学化配置,以岗位和人才相对应的理念,开发高校内人力资源。此外,高校中人事档案资源的开发和利用,在一定程度上可以体现出高校优秀人才具备的优势,降低社会上人事资源的需求成本,使得高校中存有的教研类资源转变为实践类资源,对社会价值的提升产生积极影响。
  (2)有利于高校人事档案管理经济价值的提升。对人力资源而言,其作为一种无形资产,充分体现着高校具有的综合实力。高校开展人事档案管理工作,可以将人力资源的无形资产转变为有形资产,降低高校人事管理的成本。而对于高校人事档案管理的工作,其能够产生一个信息库,一方面可以帮助管理者全面掌握高校内人才发展现状,另一方面可以降低管理者获得人才的成本,进而提升高校人事档案管理的经济价值。
  二、高校办公室人事档案管理工作现状
  (1)人事档案信息的收集角度。目前,我国大多数的高校办公室人事档案管理往往可以分为以下几点:其一,对于设有编制的教职工档案,其归于高校办公室人事档案的范畴内;其二,学校办公室人事档案包含退休工作人员涉及的档案信息资源;其三,高校离职的工作人员对应的人事档案资料。由于高校教师自身具备较高的学历,且社会对人才的需求量较大,对应的流动性较为普遍,在多种因素的影响下,高校办公室人事档案管理资料信息没有被及时提取的情况十分常见。假如结合高校学科的类型管理办公室人事档案信息,那么涉及的档案信息数据便会很繁杂。而高校办公室人事档案资料的信息化水平较低,且诸多资料的归档也仍是纸质形式。因此在新时期,怎样信息化地处理大量的办公室人事档案信息,对繁杂的纸质类型档案数據加以收集和归档,这些都是高校管理者应该关注的事项。
  (2)人事档案管理业务的角度。目前,我国大多数的高校现有的人事档案管理模式仍是以传统的思想理念进行,诸多教职工对应的人事档案信息往往借助手动查询的手段获取,成效并不显著。因此,在新时期,尤其是信息化时代,高校需要借助大数据的模式处理高校现有的人事资源档案,将纸质的资源档案进行归档与保存,之后借助先进技术取替代往的手动查询模式。基于网络平台整理高校内部的人事档案相关信息资源,由此保证高校人事档案管理工作具备较强的程序性以及科学性。
  (3)人事档案服务人事管理的角度。以往的高校中设立的人事档案管理工作,其在开展的过程中没有鲜明体现服务思想,涉及的一些管理权力归属单位也存在不统一的问题,通常情况下服务人事管理的工作以被动的形式展开,影响人事档案信息数据的利用率。如今已经是信息化时代,每一所高校都需要定期在云数据库中分类与整理档案,并且进行具体的分析与研究,对于高校现有的所有信息进行加工,但是这些是以往人事档案管理工作不具备的特征。
  三、高校办公室人事档案管理工作的优化路径
  (1)树立先进的办公室人事档案管理思想。首先,在新时期,高校管理者应该积极转变办公室人事档案管理工作的观念,号召档案相关管理人员重视办公室人事档案管理工作。高校管理者应该组织所有人员强化对人事档案信息化管理的意识,全身心投入办公室人事档案管理工作中,促使办公室人事档案管理工作和高校的建设朝着信息化方向发展。其次,在新时期,高校管理者需要以时代发展的需求为核心,更新档案管理的信息化思想,确保办公室人事档案管理工作高效运行。也就是说高校档案管理者要加强办公室人事档案管理信息化的宣传与推广,确保内部的工作人员认识到办公室人事档案管理工作的重要性,发挥自己的价值,不断为新时期办公室人事档案管理工作信息化的发展做出贡献。
  (2)强化办公室人事档案管理资源的创建以及配置。高校要想更好适应时代的发展脚步,不断壮大学校实力,需要强化办公室人事档案管理资源的创建以及配置。首先要建设强大的人事档案资源管理团队,其不仅应该具有明确的政治思想,还应该熟知办公室人事档案管理相关的专业理论知识,具备良好的信息技能。换言之,高校应该对办公室人事档案管理人员的团队进行综合素质的培训,一方面要强化教育工作,借助多种类型的教育,基于办公室人事档案管理单位以及档案管理工作人员自身的工作需求进行培训工作,健全专业化的办公室人事档案管理体系;另一方面,高校管理者应该号召相关人员参与专题讲座活动,交流与办公室人事档案管理相关的多种业务,积极引进网络形式的人事档案管理网络学习平台,聘请专家到校内开展讲解课程,把新时期档案管理理念渗透进校内的所有工作人员,提升高校办公室人事档案管理工作人员的专业化水平。高校管理者需要开展办公室人事档案管理设施建设工作,更新或者维护以往的计算机系统,努力和社会上相关机构进行合作,完善硬件设备以及软件程序,推动高校办公室人事档案管理工作的信息化进程,提升人事档案管理工作的质量。   (3)创建办公室人事档案网络管理平台。信息化逐渐走进人们的工作与生活中,且为人们的工作提供诸多便利,数据信息的标准化和数据信息的开放性都是新时期高校办公室人事档案管理工作的重点。将高校办公室人事档案管理工作具体化,其包含着诸多内容,比如不同院系以及机构的教职工基本信息,因此高校应该创建办公室人事档案网络管理平台,借助网络平台,实时整理和收集办公室人事档案所有信息与数据,便于实现信息数据的共享以及使用,提高办公室人事档案管理工作的价值与效用。此外,高校可以借助信息技术,整合高校内部人事处、教务处和科研处等教职工的数据信息,结合每一个院系的实际发展模式以及真实情况,制定可操作的高校长久发展目标以及战略方针,不断为高校持续发展打下基础。
  (4)加强办公室人事档案管理的数据库建设。高校办公室人事档案在信息化时代取得的良好管理成效需要较为科学的信息加以支撑,但是在确保相关信息资料足够可靠的基础上,需要建设办公室人事档案管理的数据库,也就是说高校应该着手加强办公室人事档案管理的数据库建设。在建设的过程中可以依据相关标准,整合高校现有的多种资源,包括人力、物力以及财力等,创建多种通用性以及规范性的信息数据库、文件数据库和全文数据库,丰富办公室人事档案信息储备,保证高校办公室人事档案管理工作有效进行。现阶段,我国的大多数高校都已经基本上通过FoxPro或者D base对数据库进行处理,这些数据库系统作為一般类型操作系统的扩展,仅仅作用于高校内部的办公室人事档案管理,要想进一步保证人事档案信息数据足够完整且真实,需要高校积极开发通用性硬件平台数据库,成立科学且统一的云数据库,提高办公室人事档案管理信息的实时共享与传播
  综上所述,新时期高校办公室人事档案管理工作的创新与发展为一项大工程,因此开展高校办公室人事档案管理工作的优化路径研究课题具有十分重要的现实意义和价值。高校管理者需要掌握目前办公室人事档案管理工作存在的不足,采取高效的方式对办公室人事档案管理工作进行优化与整合,不断提升高校办公室人事档案管理工作的有效性与实效性,推动高校现代化建设。
  参考文献
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  (责任编辑:兰卡)
论文来源:《行政事业资产与财务》 2019年10期
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