企业档案管理工作优化路径探讨

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　　[摘要]企业档案管理是行政管理工作的重要部分，它详细的记录着企业的各项业务，见证着企业的发展。对企业制定规章制度具有一定的参考依据，也可以为某些管理工作的决策提供参考依据。档案管理也是一项具有管理性、政治性、服务性的工作。随着企业现代化的发展，企业档案发挥的作用也越来越大，但是随之出现的问题也越来越多。为了更好的发挥企业档案的作用，更是为了企业的发展前景，解决企业档案管理工作中的问题或是优化企业档案管理工作也刻不容缓。
　　[关键词]企业档案管理工作;现状;优化策略
　　一、企业档案管理现状
　　（一）一些规模较小的企业没有专门的档案管理部门
　　对于一些小企业来说，一般都不怎么重视在经营过程中形成的档案资料保存。甚至有的小企业认为档案资料可有可无。这一方面是由于管理人员的管理思想淡薄，管理理念松懈。另一方面是由于这些小企业的信息化程度不高，规模不大，还有就是资金有限设备不完善。在小规模企业中，对管理工作的投入力度有限，不能够通过现代化的方式来进行管理，只能通过“手工+电脑”或“手工+人力”，但是在信息化高度发达的今天，仅仅依靠手工很难全面的完成档案资源管理。而一些有专业的管理部门的小企业更是少之又少，导致它们在保存、整理档案等方面也很难达到要求。
　　（二）管理办法不合理，管理体系不规范
　　档案管理的制度化、规范化是档案管理工作的基础。在目前的企业档案管理来看，我国的档案管理工作还处于相对落后的状态，主要还是依靠手工的传统方法来完成档案管理。在工作中，檔案内容不准确、不完整也是较为常见的现象。此外，档案管理体系也存在问题，管理人员缺乏专业知识，综合素质不是很高，在管理制度方面，缺乏完整的规章制度，缺乏制度保障，使管理人员无法完全遵从其制度。这样不仅浪费了大量的人力物力，也大大降低了工作效率。
　　（三）对管理工作不重视
　　在管理工作中出现档案资料长期积压也是常见的问题。领导不重视管理工作，不重视管理部门的资金投入、场地、人员的落实，导致管理设备滞后，管理人员懒散，同样不会重视管理工作，员工无心做好工作，甚至身兼多职。长期下来会被某些为了谋取一己私利的个别人钻了空子，私自抽取档案资料，严重影响了档案的真实性。
　　（四）对档案管理工作的误解
　　由于以往的档案管理采取半封闭式的存档方式，导致人们对档案管理工作产生了误解，以为档案是保密的。这样不仅使工作人员的工作积极性降低，让工作人员忽视了档案工作，虽然口头上说要提高档案管理，但思想上却不能得到认识，也严重降低了档案的利用效率。也有的档案文件收发的不及时，各部门的合作不协调，导致一些文件的缺失，遗漏，使档案工作出现滞后性。
　　二、管理工作优化路径
　　（一）加强档案管理工作的基础建设
　　由于当下企业工作分工的专业性，工作程序的复杂性，产生的档案资料越来越多，而这些资料对企业的进一步发展有着至关重要的作用，所以加强档案管理工作的基础建设也是必不可缺的工作。要加强基础建设，最重要的就是加强信息化建设了吧。首先要在思想上提高对信息化建设的认识，而后加大对档案管理工作的投入力度，完善其硬件设施，给予充足的人力物力支持，转向以信息技术和网络形式为基础的现代化管理模式。实现档案信息资源的共享和广泛利用，实现档案管理体系的多元化，开放性，加强起建设进程。
　　（二）完善企业档案管理制度
　　随着时代的快速发展，企业档案管理制度也要随之发展。过去传统的管理制度已经不能满足时代要求了，现在已经到了数字化时代，对档案的管理也从纸质保存发展到了由电脑等媒体保存的虚拟档案了。所以企业档案管理制度也必须随之更新，要提高档案管理水平，严格执行公司管理制度，贯彻执行企业管理方针，对企业的机密文件档案加以看管。严格规范企业档案保存，整理，监督检查的各项工作规章制度，提取档案的记录的工作也要严格执行，以确保档案资料的安全性，通过完善企业的档案管理制度让档案充分发挥其价值的同时，也要确保档案资料对企业发展不会带来危害。
　　（三）提高管理人员的专业知识和综合素质
　　一个企业的发展离不开全体员工的努力，一个部门也一样。档案管理部门不仅要提高领导人员的领导能力，也要提高工作人员的综合素质。对工作人员进行专业的培训，提高他们的信息开发应用能力和敏锐的信息意识，培养他们的创新思维。作为档案管理部门的专业员工，要热爱档案管理，懂得文书学，档案管理学，档案保护技术学。要有较强的专业知识，熟悉自己的业务工作，能熟练的将自己的专业知识应用到实践当中。还要跟上时代的步伐，积极学习科学的管理方法，灵活的应用数学信息化的方式来对档案资料进行保存归纳总结。
　　（四）更新观念，提高服务意识
　　企业的档案工作是为了给企业的发展提供强有力的档案保管和服务工作，服务性就是其基本之一。档案人员要转变其传统观念，在思想上重视档案管理工作，严惩工作中拖拉、敷衍了事的行为，也要杜绝员工身兼多职的现象，坚持责任到人，树立创新思想，增强服务意识和全局意识，转变服务形式。也要采取一些措施，强化企业的考核力度，让全体员工更新自己的服务认知，从而适应新事物、新技术，树立“从心开始，用心服务”的观念，为企业的发展提供更加可靠的档案资料。
　　（五）提高利用效率
　　提高档案的利用效率，是档案管理工作的主要目的。只有保证档案资料的完整性、准确性、规范性，才能确保档案对企业发展的有利性。为了提高档案资料的利用效率，就要加强档案征集工作，确保档案资料齐全：完善档案检索制度，及时对企业的各项工作提供准确信息。也可以通过现代化信息技术对企业的各种档案进行分类，并加以代码备份，不仅不会使档案资料丢失，也能很快的提取档案，充分发挥其价值，也大大提高的档案的利用效率，对企业的发展具有很大帮助，极大促进了企业效益的提高。
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