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企业文书档案保密工作探讨

作者:未知

  【摘要】对于企业来说,档案管理工作是非常关键的,而其中最为重要的一项就是档案保密工作。企业档案往往涉及许多企业内部运转的重要内容,一旦出现档案泄漏的情况,势必会对企业未来的发展造成一定影响,还会使企业的经济效益有所下降。基于此,本文对企业文书档案保密工作进行了探讨,希望对企业档案管理工作的实际展开起到一定的帮助。
  【关键词】企业;档案管理;保密措施;分析
  企业的档案往往涉及内部运行的重要机密,对企业的发展起到至关重要的作用,因此,对企业档案进行保密管理意义重大。但是,在实际工作展开的时候,很多企业往往没有找到较为理想的档案保密方法,从而导致一些机密文件出现泄漏的情况,这经常会对企业的稳定运行造成一定的影响,在对档案进行保密管理的时候应该掌握方式方法,这样才能够保证档案管理的实际效果。
  一、企业档案保密工作的重要性分析
  通常情况下,企业档案主要是以文字或者声像的形式出现,并且会采用最为原始的方式对其保存,其中主要包含企业内部的重要活动影像记录以及企业经营方案的归纳总结。做好档案的保密工作才能够保证企业的整体发展处于一个稳定的状态,如果档案保密工作出现问题,就会出现档案泄漏的情况,这对企业造成的损失往往是很难弥补的。想要做好档案保密工作,首先应该给予此项工作充分的重视,对于企业档案来说,最为重要的就是文书档案,近几年我国电子信息化技术的发展速度在不断加快,并慢慢融入各行业的发展当中,为行业创造了很多便捷,现阶段的档案保密工作也开始与计算机信息技术相结合,采用电子稿储存的方式,这样一来,文书档案就不会被外界的种种因素干扰,但是如果计算机设备感染病毒,很有可能导致一些重要的信息丢失或者被篡改,这类文件非常重要,一般不会对外开放。
  随着我国科技的发展,很多企业在进行信息档案储存的时候,往往采用自动化的方式,这对于企业来说,往往为实际保密工作的展开带来了难度,自动化信息保存的方式使得企业的工作开展变得更加方便快捷,但也导致信息泄露或者遗失的可能性加大,只有不断对设备系统进行更新维护,才能够保证信息的储存安全,而这样一来,无疑加大了整体工作量,并且也很难保证保密工作万无一失。我们在展开企业档案保密工作的时候,应该找到工作当中的重点,只有对重点环节有了较为全面的掌控之后,才能够保证整体工作开展的有条不紊,并且在进行档案保密工作的时候应该始终秉持着“负责”的原则。
  二、企业档案的保密措施
  (一)严格按照保密文件的归档程序来展开保密工作。在展开企业档案保密工作的时候,通常会遵循保密主管部门制定的一套较为完善的保密标准,这是由保密业务部门、多个单位以及部门长期工作积累的宝贵经验。一般情况下,在开展档案保密工作的时候,需要人机的合作才能够完成,自动化的档案保密往往存在一定漏洞。所以在开展档案保密工作的时候,相关档案管理人员应该严格遵照保密管理标准或规定对档案进行分类,并且按照所表述的内容以及重要程度进行归档处理,这样会使之后的档案保密工作开展效果更加理想。
  (二)加强对档案库房的管理。现阶段,我国大部分企业对档案库房的管理并没有给予充分的重视,在很大程度上增加了后期档案管理的难度。通常情况下,档案都是存放在库房当中,有书面形式也有电子形式,所以加强对库房的管理工作是非常有必要的。库房的档案管理工作在实际的开展过程中也常会遇到一些问题,主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。对于很多大中型企业来说,档案管理的库房往往会设立在地下室或是办公楼的底层,这样对于档案的保存是不利的,如果档案库房选择在楼层的最底层,日常来往人员众多,都会经过最底层,这在无形当中为档案的保密工作带来了一定的难度,使得档案出现泄漏的可能性有所增大。如果将档案管理库房设置在楼层的地下室,很可能会因为光照不足,从而导致档案出现损坏或者缺失,影像等电子档案也很可能会出现返潮的情况,这对于档案的保存都是非常不利的。应该将档案库设置在较高的楼层,这样既保证了整体光照充足,同时也在一定程度上避开了嘈杂的人群,增加了档案的安全性。另外,要实现强有力的保密档案管理,还需要配备必要的保密设施,如保密档案柜,系统记录保密档案的利用情况,加强对保密档案管理工作人員的工作程序的日常监管。
  (三)加强对保密档案工作人员的教育与管理。保密档案管理工作由保密档案工作人员来实施,提升保密档案管理人员的保密意识,是保密的关键。要定期对保密档案管理人员进行保密教育,提高工作责任心,细化、规范保密档案的利用程序,严格按照要求进行操作和检查,谨防人员工作疏忽大意造成保密档案失密情况,避免对企业经营造成损失。只有保证保密档案在日常利用过程中的规范性、安全性,才能保证保密档案的保密性。
  三、结语
  对于企业来说,做好档案管理工作是平稳发展的前提,在档案管理工作当中最为重要的一项就是档案的保密工作。在进行档案保密工作的时候,应注意方式方法的选择,通常情况下,企业的文书档案管理工作是相对困难的,由于纸质档案容易出现破损或者是返潮的情况,这不仅需要相关的档案管理人员对自身工作有高度的重视,同时也需要工作人员足够细心。所以,在实际工作展开的过程中,应该严格按照相关标准制度的规定来进行,这样才能够将保密工作做好,从而使企业未来的发展变得更加稳定。
  【参考文献】
  [1]成毅然.大型水电企业文书档案保密工作探讨[J].城建档案,2018,25(7):95-96.
  [2]殷一琳.新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].企业文化(中旬刊),2017,1(4):149.
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