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关于提升企业档案管理工作质量的思考

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   摘 要:本文对企业档案管理存在的认识不足、管理落后、人员素质差、创新力不足等问题进行分析,并提出从提高认识、健全体制、优化配置和更新管理手段等方面提出几点改进建议。
   关键词:企业档案;档案意识;管理制度;创新思维;信息化
  一、企业档案管理现存问题
  (一)认识不足,重视度不高。
  与经济发展、科技进步相比较,企业档案管理发展相对滞后,究其根源,还是企业对档案管理工作的意义认识不足,重视程度不够。部分企业档案管理工作仍停留在简单的资料搜集、整理和保管,不愿意对档案管理投入过多的精力、人力、财力和物力,造成档案管理水平低下,影响档案使用效率,无法发挥档案管理在企业发展过程中应起的作用,形成恶性循环。
  (二)管理落后,制度不健全。
  企业各项业务的开展均离不开制度的保障,但相比主营业务,部分企业档案管理制度存在制定不全面、更新不及时、标准不清晰、执行不力等弊端,与模范企业的对标、学习就更无从谈及,严重制约了企业档案管理的规范化和标准化。此外,传统的档案管理制度、人员以及设备,已无法满足现代化档案管理的需求,急需改进和更新。
  (三)人员配备不足,综合素质偏低。
  企业档案意识的薄弱,不仅体现在企业方面,也体现在从业人员方面。企业方面,档案管理工作未提到应有的高度,管理不重视,人财物等资源投入不足,导致档案管理岗位在企业中的层次较低;从业人员方面,也把档案管理工作理解为一个闲职,毫无前途可言。以上两方面原因,造成大量档案管理从业人员流失,素质较高的人才又不愿从事档案管理工作的局面。
  (四)模式僵化,创新能力不足
  在信息技术迅猛发展的背景下,数字化已成为档案发展的一個趋势,然而受档案意识薄弱、制度跟新不及时、人员素质偏低等因素制约,先进的管理技术、高效的管理模式都无法得到充分的发展。
  二、改进提升措施
  (一)提高全员档案管理意识,将档案管理作为企业文化建设的一部分。
  档案管理工作是围绕主业开展的,是为企业服务的,在企业各阶段的发展过程中,充分使用档案资源,能够为企业战略决策提供依据和参考,带来巨大的经济效益。因此,笔者认为,为了提高和加强企业全员的档案意识,应该将档案文化纳入企业文化,作为企业文化的一部分,着重建设。通过宣传和学习,使管理层、业务部门人员以及档案管理人员,重新认识档案管理工作对企业发展的重要意义,在思想上达到统一,并给予全面协调和支持。
  (二)健全管理及制度体系,从根本上提升档案管理质量。
  结合企业自身特点,制定全面适合的管理架构和体系。档案管理工作存在一定的共性,但不同的企业对档案的管理方式、管理需求均有所不同,照抄硬搬,只会增加管理成本,降低管理效率。
  完善考核,强化执行。好的制度,要靠坚定的执行才能达到效果,因此,需由管理层牵头,明确各部门责任,制定完善的考核制度、规章和评价机制,确保各项工作落实到位。
  优化资源配置。在人财物等资源方面,加大对档案管理工作的投入,改善档案管理工作环境,提高管理技术手段,创新管理模式。
  加大档案管理在日常经营中的参与度。档案管理工作是要为经营管理提供服务的,在日常经营过程中要提高档案的利用度和使用效率,真正发挥档案的参考和支撑作用,从而根本上改变档案管理工作被边缘化的现状。
  (三)加大档案管理基础投入,推行集中统一管理。
  建立专门的档案管理室,配备齐全档案存放、管理及安全等设备,根据企业实际情况,适当投入数字化、信息化管理设备,完善档案管理基础条件。
  通过制度保障,确保经营过程中形成的档案能够及时、完整、准确地归档,并规范档案移交和借阅程序。
  (四)优化人员配置,提高档案管理从业人员综合职业素养。
  配备专职档案人员,避免出现兼职和人员流动过度频繁的现象,确保档案管理工作的延续性。
  加强人才培训,借鉴先进企业档案管理经验,提高从业人员理论水平,并在实践中加强引导,带动其积极性,鼓励创新,以适应企业对档案管理水平提升的要求。
  适当提高档案从业人员待遇,提供其参与日常经营活动的机会,并为其制定清晰的培养计划和上升通道,从而提高档案从业人员的稳定性,吸引更多高素质人才的加入。
  (五)更新管理手段,结合信息化数字化等技术,提高档案管理和利用效率。
  完善企业档案管理信息化,要结合企业实际情况,加大建立硬件和软件平台的力度,给档案管理信息化打下坚实的平台基础。
  通过档案的数字化,提高企业档案管理工作的规范化和标准化。遵循统一化、规范化以及标准化的基本原则,并在企业各部门之间建议统一的数据划分模块,以此来让档案资源活起来,方便分享的同时,确保数字化档案管理的效能与质量。
  利用先进的技术手段,充分考虑企业自身特点和需求,开发出与企业经营相契合的档案信息管理系统,并建立档案信息管理系统与各业务端口的紧密联系,把握好档案收集、整理、归档、输出等过程中的管控,确保数据的完整性、准确性和及时性。
  大力推广档案信息系统的应用,让企业员工充分了解该系统的便捷性、可用性,提高档案内部利用效率,更好的发挥档案在经营过程中的服务价值。
  总之,企业档案作为企业宝贵的无形资产,在企业发展经营过程中起到了不可替代的作用。企业包括档案从业人员都需从思想上提高认识,不断推进企业档案管理制度和体系的完善,加大档案管理工作的资源投入,优化人员配置。此外,在信息技术发展的大背景下,转变思路,转变传统模式,紧跟时代步伐,升级管理方式和手段,切实推动档案管理水平的提升,发挥档案管理对企业经营发展的推动作用。
  参考文献:
  [1]魏敏.浅谈企业档案管理与创新[J].新疆有色金属,2016(5):92-93;
  [2]王健相.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].安徽大学学报,2017(5):10-11;
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