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创新企业人事档案管理工作的举措

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  【摘要】随着现代企业管理制度的不断完善,人力资源管理在企业的地位日益凸显。作为其中的重要组成部分,人事档案管理工作变得尤为重要。因此,笔者从人事档案管理中存在的主要问题着手,就如何创新企业人事档案管理,更好适应企业管理要求、服务企业发展,提几点建议和措施。
  【关键词】企业;人事档案;管理;创新;举措
  随着我国经济的飞速发展,市场竞争日益激烈,人力资源管理是企业管理的重要组成部分,决定着企业的前途命运。然而,企业的竞争归根到底是人才的竞争,加强企业人力资源管理是促进企业健康、可持续发展的重要保障。人事档案真实地记录着各类人才的学历、政治面貌、个人简历、职务晋升等信息,反映着企业员工的综合素质,对于选拔与培养优秀的企业管理人才具有十分重要的意义。因此,笔者从企业人事档案管理中存在的问题着手,就如何创新企业人事档案管理,更好适应企业管理要求、服务企业发展,提几点建议和措施。
  一、企业人事档案管理工作存在的问题
  (一)企业人事档案管理工作意识不强。目前,部分企业领导没有充分认识到人事档案管理的重要性,档案管理人员更换频繁,甚至没有专门人员管理档案,导致人事档案管理工作混乱,出现了很多疏漏。比如:有的企业发生了员工出生年月、参加工作时间、工作调动等档案信息填写错误,档案损毁或遗失现象。严重影响了企业职工的工资、福利、工龄接续、办理养老保险退休手续等诸多事宜。有些档案工作人员责任意识不强,对于档案重要性的认识比较淡薄,认为只要不是自己的档案,出现点差错无关紧要,在档案管理过程中粗心大意、漫不经心,在档案信息录入过程中丢三落四、产生了千奇百怪的错误,直接导致了企业人事档案管理工作的质量落后,利用效率低。
  (二)企业人事档案管理制度不健全。随着社会经济的发展,过去的人事管理工作制度很难适应现代企业人力资源管理要求,可是,相当一部分企业部门仍沿袭以往的档案管理模式,导致人事档案管理质量低下。例如,有的企业管理体制落后,员工们责任不明确,管理制度不健全,导致了在开展人事档案管理工作中出现问题无人负责,且不追究责任的现象。
  (三)企业人事档案管理方法和手段落后。目前,有些企业越来越重视人事档案管理信息化建设,配备了计算机作为数据库,用来存储和简单检索,但是,缺乏懂档案掌握数字化处理技术的专业管理人员,档案信息量不足,实用性差,致使人事档案管理滞后于人力资源管理。况且,还有大部分企业人事档案管理工作仍处于只注重于利用,进行简单的收集、分类管理、利用等工作,采用手工操作为主,管理方法陈旧,效率低下,严重地阻碍了企业人事档案管理水平的提高。
  (四)企业人事档案内容不齐全,信息失真。企业员工的人事档案应当齐全完整,信息必须真实准确,这是档案管理的基本要求。但是,在实际工作中存在着明显不足,有的企业员工档案中没有完整收集人事档案必备的材料。1.在职工录用工作中没有党团材料、学历证明、技术证书等,导致重要材料缺失。2.不能做到及时归档、整理。在职工调出、调入、职称晋升、调整工资等过程中不能及时将相关材料归档、整理,导致档案材料随意堆放、管理秩序混乱,甚者,造成档案遗失的现象。3.对存档材料鉴别不准确。把一些不该归档、手续不完备甚至存在错误的材料归档,影响了人事档案的真实性。
  二、创新企业人事档案管理的几点举措
  (一)增强企业人事档案管理工作的意识。企业领导高度重视档案管理工作是做好人事档案管理工作的前提,只有领导充分认识企业人事档案管理的重要性,意识到人事档案的价值,才能在人、财、物上对人事档案工作给予必要的投入,才能使涉及人事档案归档的部门积极支持配合这项工作,从而调动档案管理人员的积极性,发挥其潜能,以提高其责任意识,更好地做好人事檔案归档材料的收集、鉴定、整理、利用等工作,另外,档案管理人员及时向领导汇报工作计划、开展情况以及在人事档案管理工作中遇到的问题、档案利用效果等,领导才能对人事档案工作有全面了解,把人事档案工作列入工作议程。有计划、有步骤、有考核地进行,从而使人事档案管理工作更加高效有序地开展。
  (二)构建完善的企业人事档案管理制度。企业要建立完善的人力资源管理体系,就要走制度化、标准化、合理化的道路,引入现代化的管理理念。要想使企业人事档案管理工作更好地适应企业发展要求,就要建立起一套完善的与企业管理相匹配的人事档案管理制度。制定《企业人事档案管理实施细则》《企业人事档案利用(借阅)制度》《企业人事档案材料归档范围》及《企业人事档案材料收集整理规范》等。认真执行,明确人事档案的部门职责和管理范围,制定档案收集、鉴定、整理、归档、管理和利用等流程,严格监管。要想做到企业员工的人事档案齐全完整,信息真实准确,在职工录用、调出、调入、职称晋升、调整工资等过程中就要将相关材料收集齐全,鉴定准确,整理、归档及时,完善企业员工人事档案管理信息,内容涵盖个人学历(简历)、家庭情况、社会关系、政治面貌、从事工种、技能培训、劳动合同、岗位变动、薪酬待遇、奖惩、科研成果等。
  (三)创新企业人事档案管理的方法和手段。为了实现企业人事档案信息资源共享,最大限度地发挥人事档案管理的实用价值,不断促进企业人才合理流动、合理配置及使用,以防用人失察、用人失当、用人失误等情况发生,改善企业人事管理部门工作繁琐、效率低下、不能为领导及时提供所需要的人力资源管理信息的现状,为科学选拔人才、建立良好的用人机制提供可行性的参考依据,创新企业人事档案管理方法和手段。应用计算机和互联网技术,安装先进的软硬件设备,通过数字化手段存储信息,建立企业人事档案数据库及微机检索系统,方便利用查询,提高工作效率和人才信息的可靠程度,更有效而广泛地在企业间实现人力资源共享,大大提高企业人事档案的利用效率和服务水平。
  (四)提高企业档案管理人员的专业素养。企业人事档案管理人员必须具备一定的专业素质,不仅要掌握档案管理知识,还要掌握人事管理及计算应用知识。可是,目前,一些企业档案管理人员所学专业与档案管理无关,不仅不掌握人事管理知识,更不了解档案管理的专业知识,且没经过岗前培训,致使在开展人事档案管理工作时,出现归档不及时、材料不齐全等现象,应对方法如下:1.在选用人才时尽量选用档案专业人员,并开展岗前技能培训,使其了解掌握企业人事档案管理规范、要求和内容,具有现代企业人事档案管理技能。2.通过参观考察、自学、实际操作等方式不断学习引进先进的管理技术和理念,增强责任意识,提高档案管理人员的专业素养,使人事档案管理工作在优化企业人才管理、促进企业发展中发挥更大的作用。
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