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浅述完善流动人员人事档案管理工作的措施

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  [摘要]随着国家经济发展,流动人员逐年增多,要做好流动人员人事档案管理工作,就要有创新意识。只有对流动人员人事档案进行信息化管理、对档案管理的各个环节进行规范化要求及丰富流动人员人事档案管理形式,才能妥善地做好流动人员人事档案管理工作,让流动人员人事档案得到充分利用。
  [关键词]流动人员 人事档案 管理
  人事档案作为记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考作用。随着国家经济的发展及吸引外资、鼓励就业创业等政策的实施,流动人员逐年增多,妥善保管流动人员人事档案也成为了整个社会不得不关注的问题,成为了人才流动服务机构工作的重中之重。流动人员人事档案数量多、材料杂,传统的、老旧的档案管理方法已不能完全适应其发展。为更安全、更便捷地管理、利用流动人员人事档案,可以从三方面加以完善:
  一、对流动人员人事档案进行信息化管理
  充分利用当前发达的科学技术,将流动人员人事档案进行信息化,逐渐取代传统的纸质档案管理方法,以电子扫描件、影像文件等形式保存档案,使档案更为便于利用,存放更为安全,已成为当前流动人员人事档案管理的必然趋势。对流动人员人事档案进行信息化管理,主要在于三点:
  一是使用现代化方法来管理档案库房。虽然“电子档案”已成为必然趋势,但当前纸质档案仍是主流,妥善保管纸质档案仍是人才流动服务机构的重要工作。档案库房要求“十防”、恒温恒湿,我们可以利用现代科技,使用智能化库房,实时监控库房温湿度,科学管理档案库房。二是把纸质档案进行数字化整理。利用计算机、扫描仪等现代化设备,把纸质档案内的所有资料进行输入,通过先进的技术把图片和声音等全部转变为数据资料,建立一个专门的数据库来保存档案的信息,一方面使档案能够更安全、更优质地保存,防止丢失和疏漏,另一方面也方便查阅和数据统计。三是进行网络化的档案服务。通过宽带局域网等网络技术和平台,建立起信息化的档案服务平台,利用专门的网络和数据库才可以真正实现人事档案更好地流通、更改和查询。
  二、对流动人员人事档案管理的各个环节进行规范化要求
  流动人员人事档案的管理是一个动态化的过程,一本档案往往会经历档案材料的收集、查阅、借阅、补充材料管理、档案转递等多个环节和步骤,只有对每個环节的管理人员和操作流程进行规范化、标准化管理,才能更科学地管理档案。
  一是精确采集,确保档案材料的和完整性。我们要从源头做起,把好档案材料的“人口”,做到准确完整、去伪存真。二是动态管理,及时收集档案补充材料,保证档案材料实时更新,对收集到的补充材料也要进行跟踪管理,确保及时归档、准确归档。三是严格转递,做到审核材料要严格、寄送通道有要求、保管材料要完整;随着流动人员数量越来越庞大,档案转递的工作量也越来越大,档案可以安全地转递就成为了非常重要的事情;档案转递要严格遵守国家法律和相关规定,转递要通过机要通道或通过专人转递,不允许进行快递,也不允许本人自行提取。
  三、丰富流动人员人事档案管理形式
  一是由专门的机构、专人来管理流动人员人事档案,让档案管理人员的工作性质变为公共服务,提高档案管理效率,也方便流动人员业务办理。二是采取新的服务方法,新的时代必须要有新的制度来与之接轨,在档案管理方面,也可以开拓新的方法——人才租赁;这个制度让人才市场变为法定的找工作的人的雇主,主要负责与用人单位在签订合同的情况下推荐人才,从而实现劳动力的转移,这能大大节省用人公司和人员的时间,让他们以最快的速度找到自己需要的员工或者公司;而这样做的好处就在于,员工可以保证自己的个人资料及其人事档案得到很好的保护,能更好地维护自身权利;最重要的是如果员工在合同到期之后,其人事档案还是由专门的机构进行保管。三是对档案的内容构成进行优化升级,
  我们需要把流动人员个人的基本信息全部保存,比如:家庭成员、学历等,还可以添加其他方面能够展现其个人经历的内容,这既能丰富个人档案内容,也能为企业用人提供更多的依据。
  四、结束语
  流动人员人事档案作为人事档案的重要组成部分,不管是对个人还是对企业,都具有很大的作用和意义。因此,妥善保管流动人员人事档案不仅是个人所希望的,也是人事行政部门必须重视的事情。只有不断完善、更新管理形式,才能紧跟时代潮流,做好流动人员人事档案管理工作。
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