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浅析网络时代完善档案管理工作的措施

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  【摘要】網络时代,事业单位必须开展档案管理的信息化工作。建设档案管理信息化体系,构建事业单位档案的数据库,培育信息化档案管理人才,做好事业单位档案的管理和利用工作,强化基础设施建设,增加人力、财力和物资投入,加强档案的安全性,促进事业单位档案管理工作的信息化。
  【关键词】网络时代;档案管理工作;必要性;措施
  档案管理工作对于事业单位的正常运作有着非常重要的作用,信息技术的进步使得事业单位可以将信息技术合理地应用到档案管理工作中。网络时代的事业单位档案管理工作具备更强的专业性、技术性和实践性,也要保证档案的保密需求,完善信息化的档案管理工作。
  一、网络环境下完善事业单位档案管理工作的必要性
  (一)事业单位档案管理制度不完善。事业单位内部的档案管理体系建设还不够完善,相关制度也不规范,具体的管理工作执行和落实情况比较差。相关资料收集范围和归档工作的开展都不规范,工作效率较低。在网络时代,部分事业单位对档案管理内部的制度进行了信息化改革,但是落实效果非常有限,缺乏执行力度和执行的权威性。
  (二)档案管理工作人员的专业素质有限。档案管理人员的受自身专业素质能力的限制,在网络时代并不能有效的处理档案管理中的一些问题。档案管理队伍的稳定性也受到影响,人员流动和人员配置都不合理,影响了档案管理的工作效率和效果。由于档案管理在事业单位中不受重视,人力资源配备也一直不足,许多事业单位的档案管理人员很多都是兼职,主要精力都用在其他工作上,对于档案的管理只是人工机械地放入档案袋中,没有做好档案的查阅、储存和管理工作。在档案储存中,许多档案出现资料缺失、查阅困难、资料损毁等问题。
  (三)档案管理的信息化建设缺乏落实。信息化建设在事业单位档案管理建设中的落实依然有限。大部分事业单位的信息化基础设施都不完善,缺乏完善的软硬件设施,在档案存放过程中大部分仍然使用纸质档案,缺乏规范的数据库处理,也难以做到完善的整理和保存工作。
  (四)档案管理的信息化管理手段落后。部分事业单位档案管理工作局限于纸质管理,信息化水平不高,档案的整理、储存和查阅都使用纸质形式储存,依赖人工处理,部分档案不能及时归档。档案调阅都采用人工手工操作,没有建立相互联系的数据库,档案管理的工作效率低。部分事业单位没有专门的档案储藏室,导致档案的储存和调用都会出现问题,出现霉变虫蛀等现象,影响档案的使用。
  二、网络时代完善事业单位档案管理工作的措施
  (一)完善事业单位信息化档案管理制。度要完善事业单位档案管理的信息化制度,就要提高档案管理的信息化程度,制定合理的信息化整改政策,为档案工作信息化的开展给予全面的支持和制度保障。档案管理人员要做好信息化的管理和控制,在内部管理机构的设置上,提升档案管理部门的独立性,提供软硬件设施,安排信息技术人员对信息技术在档案管理工作中的落实进行指导监督,建立以信息化为核心的档案管理体系,在档案资料的收集整理和入档等环节中都要及时地纳入信息化档案中,将档案管理工作的信息化程度记入考核档案,进入考核制度。建立一条完整的档案收集、整理、保存、查阅等的信息化制度链条。
  (二)完善信息化的档案管理工作方式。加强事业单位档案管理的信息化建设,转变档案管理的工作方式,完善工作流程,应用信息化思路开展档案管理工作,转变以往以人工为主的操作方式和纸质档案为主的信息承载方式,提高档案管理的信息化水平。逐步落实信息化政策,完善档案数据库的建设工作,利用信息化数据库的检索功能,做好数据查阅、对比、分析等工作,为事业单位的发展提供更加详实全面的档案信息服务。
  (三)完善信息化档案管理的人员配置。档案管理信息化的程度与档案管理工作人员自身的综合素质和专业素养有很大的关系。在实际的工作过程中,根据档案管理信息化的程度,要配备一套全面的信息化人才体系,针对档案管理信息化的要求,全面优化人才队伍,引进专业的信息化人才,加强对内部人员的信息化培训,提高管理人员的整体专业素养。提高信息技术人才的待遇,对于档案管理的工作环境和软硬件设施做好充分支持,激发档案管理工作人员的工作积极性。
  (四)加强档案管理信息化的基础设施建设。事业单位要加强档案管理信息化建设,就要加大对信息化建设的基础设施投入。不断引入软硬件设施,对档案管理工作配置必要的设备和器具,保证工作环境的恒温恒湿。不断的更新数据库,提高数据库的安全性和信息容量。定期杀灭病毒,做好防火墙建设,注意档案信息管理的安全性和保密性。
  (五)提高对档案管理信息化工作的重视,转变思想观念。事业单位要重视档案管理的信息化问题。对于档案管理的信息化的方式和政策要及时进行讨论和总结设计,制定信息化方案,将事业单位的档案管理信息化工作与事业单位其他工作同步有序进行,成立专门的档案管理信息化队伍,对档案管理的信息化工作进行调查,完善档案管理信息化的方案。加强信息化基础设施的投入和建设,并设定必要的考核机制,在事业单位中树立起重视档案管理信息化的观念。
  (六)加强对事业单位档案的利用。只有利用好事业单位的档案,才能使档案“活”起来,才能使档案得到更好的保存。在建立的档案数据库中,加入检索、查阅等功能,促进事业单位对档案资料的调阅使用,帮助事业单位做出更加科学精确的决策,使档案信息不止承载事业单位的历史,也能为事业单位深化改革、优化发展做出贡献,才能提高事业单位档案管理工作的信息化历程。
  三、总结
  网络时代,事业单位必须开展档案管理的信息化工作。建设档案管理信息化体系,构建事业单位档案的数据库,培育信息化档案管理人才,做好事业单位档案的管理和利用工作,强化基础设施建设,增加人力、财力和物资投入,加强档案的安全性,促进事业单位档案管理工作的信息化。
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