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大数据时代加强人事档案管理工作的探索

作者:未知

  【摘要】社会的不断进步,带动了信息化技术的迅猛发展。在企事业单位中,往往要管理十分庞杂的人事档案,而如何利用大数据技术的优点来提升现代企业人事档案管理的效率是一个重大的问题。当前,面对人事管理面临的问题,档案管理部门要响应大数据时代的要求,建立大档案思维,使人事档案数据的管理工作合理有序,为企业的人才培养和评估以及组建科研团队提供方便。
  【关键词】大数据;人事档案管理;探讨
  所谓大数据就是指利用先进的互联网技术来集中管理巨量的数据信息。而当前,在企事业单位中人员众多,涉及的信息众多,这些大量的人事信息,归档和管理起来将会十分困难和复杂。大数据技术的不断发展,大数据时代的到来,对于企业的人事档案管理这类数据归档和整体的工作来说,提供了大量的机遇,这为我们在档案管理上提供了新思路,开辟了新路径。当前我国企业一般以收集、整理和保存人事档案为主要工作内容,这不能满足当前大数据时代的数据要求。因此,当前运用大数据的方法和理念对人事档案进行统一的管理,这是我们需要面临的重要问题。
  一、企业人事档案管理存在的问题
  企事业单位在人事档案管理上,主要是注重人事档案的完整性、真实性和全面性,这是人事档案管理中需要时刻注意的重点。而在大数据时代之后,由于信息的海量剧增,导致数据的管理任务越来越繁重,为了有效提升数据的完整性和真实性,需要明确企事业单位人事档案管理中存在的问题。
  (一)保密性原则导致档案所有人无法及时完整地核对、补充个人信息。作为企业的重要机密信息之一,人事档案需要专门的人员和部门进行管理。人事档案管理部门的工作人员要对人事档案信息进行统一的归档、整理、审查和保存。档案不是企业的所有人都可以申请查看的,特别是对于一些保密级别高的个人人事资料,更应该注意保密。这种过度的保密措施,也带来了一些弊端,导致企业人员不能及时了解自己的档案信息,也就谈不上对档案进行及时的补充完善。
  (二)档案所有人的个人重视程度不够。当前在一些企业中,特別是一些私营企业,企业的人事档案管理存在一些重视不足的问题。由于人事档案涉及了企业员工的学习和工作经历,同时也包括个人的成长历程和所取得的成绩等,这是十分有用的信息。但是,许多的企业在人事档案管理上流于形式,不重视实质,为了节约成本,雇佣非专业的档案管理人员对企事业单位的人事档案进行记录和管理。这些非专业的管理人员管理水平和专业素养方面存在一定的欠缺,当然也很容易忽视在档案记录环节需要特别关注的地方和需要特别重视的信息。这主要是由于企业的管理层的偏见导致的,企业的大部分资金都投入市场和科研环节,在人事档案的工作中投入的资金和重视程度不足。
  (三)人事档案收集频率过低,导致归档信息有所丢失。当前,我国的许多企事业单位中,对于企业员工个人档案的总结和更新一般是以年为周期的。这种以年为周期的档案更新频率太低,导致对于职工的个人总结和成果更新较为缓慢。这导致在较长的时间中,很多重要资料失去了重要价值,同时由于保管不当,还会出现资料丢失的情况,这些问题都直接导致人事档案信息的丢失。
  二、人事档案管理制度中存在问题的解决措施
  (一)建立完善的人事档案数据库。对于人事档案信息,要有的放矢,对于档案中一些需要个人填写的内容,需要当事人进行填写和完善,同样对于个人的成果和科研成果也需要在监督之间进行完善。这样快速的档案完善,可以确保归档信息资料的全面性和完整性。而对于一些需要上级评价的重要信息,要积极采取保密原则进行管理。在这方面,企业的档案管理部门要扩大宣传力度,加强职工对人事档案重要性的认识,这有助于培养员工对档案爱护的习惯。同时企业上层领导人员重视程度的提高,也有助于企业档案管理水平的发展。
  (二)创新“大档案”思维,掌握人事档案信息。大数据时代的带来,不仅给我们提供了新的数据处理工具和方法,最主要的是提供给我们一种面对问题的新思路。海量的信息在分析、整理和存储方面已经不是问题的关键。数据分析在整个企事业人事档案管理上的作用十分突出。数据记录工具的变革,使得海量的数据存储起来更加方便。我们相信随着科技的发展和进步,在存储方面的技术水平也会越来越高,所以在信息的存储上,我们可以对企业的档案信息进行更加有效的管理。当前,在各大企业中,人事管理部门要根据自身的实际发展情况,建立适合自己的大数据档案体系,来促进企业的管理效率。所谓的大数据档案体系,主要是指在端口中能够迅速、准确和全面地搜索到个人的全部信息资料,即个人基本信息、工作情况、科研成果等所有信息,包括各个方面,例如文字、图片、视频的全部资料。大数据档案体系是指在体系中建立能有效提升办事效率的端口,提升企业各部门的同时对于企业的统筹规划、人才评估和科研团队的组建都有十分重要的意义。同时大数据时代的信息管理,用户可以设置权限、限制访问权限和密级,有效防止人事信息泄露,维护企业人事信息的安全。
  三、结语
  综上所述,当前经济技术的不断发展和社会的进步,相关的档案管理事务呈现不断增加的趋势,这使得档案管理工作面临的挑战越来越大。当前的档案管理模式已经严重阻碍了档案管理工作的发展,为了进一步提升相关企事业单位人员的专业水平,进一步提升档案资源管理的现代化水平。当前档案管理工作要及时抓住大数据时代带来的机遇,建立一套新型、完善的档案管理方式,来提高档案的使用率和管理率。
  【参考文献】
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  [2]黄颢.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].办公室业务,2017(23):132.
  [3]崔洁.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].现代经济信息,2016(06):46-47.
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