新时期企业办公室管理工作的创新途径

作者:未知

  【摘要】本文介绍了新时期企业办公室的管理内容和面临的困境,提出了几点加强管理工作创新的建议,旨在提升办公室的管理水平,增强办公室人员的办事效率。
  【关键词】新时期;办公室管理工作;创新
  办公室是一个组织机构的运转中枢,办公室业务素质对组织机构的良性运行与健康发展至关重要,企业的发展离不开各个部门的通力合作,更离不开办公室的服务、协调、反馈作用。因此在企业不断发展变化的时代,办公室要始终坚持服从要务、谋好政务、办好事务、搞好服务的工作指导思想和办文办会办事的主要职能,与时俱进,顺应潮流,进行管理上的创新。
  一、新时期企业办公室管理内容
  (一)完善各项规章制度。办公室管理的职责就是要促进企业的发展,因此结合企业的具体实际情况,制定科学合理的政策,引导企业向预定的目标前进,是办公室的重要任务之一。
  (二)决策信息的提供者。企业政策的制定是基于大量的内部和外部信息,办公室作为统筹上下的协调部门,能获得很多的信息,这些信息的收集和分析,将有助于企业作出合理的决策。
  (三)负责企业常规管理。办公室除了要完成收发文件、接待宾客、岗位安排等企业常规任务外,还要对业务进行相关的拓展、细化,以此来将企业的所有部门联系成为一个有机整体。
  (四)管理企业的外在形象。企业的生存发展离不开企业员工的辛勤工作,也离不开政府、其他企业的工作支持,因此新时期办公室还要负责对外联系,及时处理企业的不良社会影响,维护企业的外在形象。
  二、新時期企业办公室管理工作面临的困境
  新时期办公室工作在管理过程中,面临着以下几点问题:
  (一)办公室管理理念陈旧。办公室人员,不仅仅是具体的执行者、落实者,也是管理者、组织者,都应当具备管理与创新的本领。现阶段,不少企业办公室仍然存在管理理念陈旧的现象,部分领导工作亲历亲为能力有余,但抓班子带队伍、统揽分管工作能力不足,对办公人员的管理,停留在对办公室人员发号施令、监督和控制的低级层次上,这只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地,被动接受工作任务,长此以往,整个办公室的工作会变得往复循环。
  (二)办公室的管理水平较低。在新时期,办公室在企业中发挥的影响力日益重要,不仅要统筹协调各部门的工作,负责日常琐碎事物,还要收集行业信息,监督各种任务的落实情况。可以说任何一点小的失误,都将会引起严重后果,甚至导致整个企业不能顺利运转。因此这就要求办公人员要有较高的管理水平,能不断地推陈出新,总结出较好的工作经验,能科学、高效地完成既定工作任务。
  (三)办公室职能要求不断提升。传统观念中,办公室的主要任务是收发文件、接待宾客、查岗考勤等日常事务,但是在新时期,对办公室工作提出更高要求,办公室作为领导的“参谋部”和“智库”,如何做到在重大战略工程中深度参谋、优质服务、精细管理,时刻考验着办公室的谋划能力、执行能力和创新能力,对办公室工作提出新的挑战。
  (四)管理制度不完善。目前,很多企业办公室面临工作职能不清、工作目标不确定、工作计划不完善等问题,这些问题的存在对内部而言,加重了企业工作人员、办公室人员的工作任务和工作压力;对外而言,企业的良好形象无法持续维持。只有完善办公室的管理制度,理清企业、部门、个人的工作职责,制定科学的工作计划,才能使得办公室人员按制度办事,提升办公室的工作效率。
  (五)办公人员综合素质较低。随着办公室管理工作在企业中的分量越来越重,办公室的职能范围也在不断扩大,不再仅仅要求办公人员机械式地完成日常任务,更多的是要求办公人员能进行角色转变,具备较高的信息整理分析能力,能帮助领导提出具有建设性的意见和建议,要从一个单纯的服务者,变成一个决策建议者。然而在大多数企业中,办公室人员综合素质偏低,并不能做到这一点。
  三、新时期办公室管理工作创新对策
  基于办公室管理工作中面临的困境,提出以下几点创新对策:
  (一)优化办公室工作流程。要想保障办公室工作的顺利开展,就需要落实企业的基本政策,用严格的各种规章制度以及信息化技术来优化办公流程,规范办公行为。比如接待宾客、收发公文、印刷格式等工作,把这些详细的工作内容制定成常态化的制度,让办公人员能在短时间内迅速投入工作中去,同时运用信息化技术来优化工作流程,帮助办公人员省时省力地完成工作,提升办公效率。
  (二)明确办公人员的岗位职责。新时期办公室在企业决策、正常运转中扮演着越来越重要的角色,不仅要完成日常的收发公文、岗位考勤、接待宾客,还要能为上级领导决策提供科学可靠的预想、预见和预案,从调查研究中挖掘信息,从综合文稿中提炼信息,从新闻报道中收集信息,从基层上报材料中概括信息,从职工呼声中筛选信息,使信息更有深度、更有分量、更有价值。
  (三)扮演好协调者的角色。对于上级领导,办公室要及时完成领导安排的任务,对于各部门,办公室要做好任务的通知和分配工作,要想企业上下关系和谐、任务顺利完成,就需要办公室人员善于沟通交流,留心收集企业内部的各方面消息,主动解决协调难题,做好协调者的工作,让上级的政令能按时落实,下级的意见和困难能及时反馈给领导。
  (四)制定办公奖惩制度。在企业中,办公室人员除了完成常规任务外,随时面临着具有变动性的工作任务,长此以往,办公室人员容易出现焦虑、懈怠甚至厌倦的现象。但是办公人员的工作态度和工作行为,将直接影响办公室工作的最终结果。因此,制定详细的奖惩制度,能有效地提升办公人员工作的积极性,督促他们以认真负责的态度来对待每一次任务,从而提升办公效率。
  (五)加强办公人员的综合素质。办公室工作不是中心,但贴近中心;不是领导,但靠近领导;不作决策,但服务决策。办公室人员必须境界抬高一步、标准再提一格、工作深思一层,不断与时俱进,加强理论学习,强化素质提升,通过定期培训、对外交换、专家讲座等形式的活动,来提升自己的知识储备能力、现代化办公能力以及沟通协作能力。
  四、结语
  办公室作为企业组织机构的神经中枢,担负着崇高的使命、艰巨的任务、重大的责任,要想在新时期能更好地为企业服务,就需要不断进行新的工作尝试,总结科学的工作经验,优化流程,明确各种规章制度,落实岗位责任,不断提升办公室的办事能力,促进企业的健康、快速发展,让办公室成为领导放心的“坚强前哨”和“巩固后院”。
  【参考文献】
  [1]张慧琴.新时期办公室管理工作的实践体会[J].内蒙古煤炭经济,2017.
  [2]李月圆.浅谈如何做好办公室的创新管理工作[J].东方企业文化,2016.
  [3]徐冰冰.办公室创新管理策略分析[J].内蒙古煤炭经济,2017.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14852194.htm

服务推荐