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新形势下的办公室档案管理工作创新

作者:未知

  摘  要:该文围绕新形势下的办公室档案管理工作的创新路径展开研究,首先分析了新形势下办公室档案管理工作面临的主要问题,在此基础上提出办公室档案管理工作的创新建议,以期为新形势下办公室档案管理水平的提升起到借鉴参考作用,在分析现有不足的基础之上勇于创新和改革,积极探索创新路径,为档案管理工作水平的提高铺平道路。
  关键词:新形势  办公室档案管理  创新
  中图分类号:G27                                     文献标识码:A                        文章编号:1672-3791(2019)02(c)-0204-02
  新形势下,国内科技事业迅猛发展,信息技术已经开始渗入社会经济活动的方方面面,并对人们的生活与工作产生了深刻的影响,与此同时企事业单位的办公环境也产生了新的变化,这使得办公室档案管理工作既面临着新的机遇,也要迎接新的挑战,面对新形势下制约办公室档案管理水平提升的各类问题,要提升办公室档案管理水平,就必须审时度势。
  1  新形势下办公室档案管理工作面临的主要问题
  1.1 企业事业单位领导对档案管理工作缺乏必要的重视
  从目前来看,我国大多数企业事业单位已经开始逐步认识到做好档案管理工作的重要,然而重视程度还相对较低。在很多企业单位领导看来,办公室档案管理工作虽然必不可少,但也只属于常规工作,既不会给单位带来可量化的经济收益,也不会对提升单位的社会形象有太大的帮助。受这种传统思想的影响,企事业单位对于办公室的档案管理的工作多抱有“看得过去就行,不出乱子就好”的认知状态,而在分配资金、人员等资源时,也常将办公室档案管理放在最后,这使得档案管理工作的经费严重不足,工作人员的待遇水平普遍较低,档案管理工作质量并不尽如人意。
  1.2 档案管理工作者业务素质偏低
  众所周知,办公室档案管理工作相对于其他工作而言较为枯燥乏味,很多人都不愿意从事这项工作,尤其是那些年富力强的人更是如此,所以大部分企事业单位都将这项工作交给年龄偏大、技术与经验相对欠缺的员工来负责,这些人的专业素质水平偏低,对于现代化信息科技的掌握与应用水平也不高。实际上,从事档案管理工作人员只有拥有完善的專业知识架构,熟悉计算机操作,才能保证档案管理管理工作高效开展。目前很多档案管理工作者虽然在岗时间较长,但是学历水平偏低,工作方法较为陈旧,不敢创新,也没有创新的积极性,因此很难高质量地完成本职工作。
  1.3 档案管理信息化水平低
  现阶段很多企事业单位的档案仍是以纸质为主,信息化管理水平较低。纸质档案在分类和保管过程中,不仅耗时耗力,也无法保障管理质量。在相关经费欠缺、领导重视力度不够的情况下,档案管理人员提出的档案管理信息化建设的建议经常得到不采纳,档案管理仍旧依赖于人工操作,致使管理工作质量长期得不到提升。
  1.4 档案管理制度欠缺完善合理
  要做好档案管理工作,必须要有一套完备的管理制度,否则优化办公室档案管理质量将成为空话。从目前来看,仍有相当数量的单位还未制定出科学合理的档案管理工作制度,这也是导致办公室档案管理工作规范性不强的一项主要原因。举例来说,不少单位对于内部各部门应当将哪些资料整理归档,在归档时需要使用什么样的纸张以及如何装订,提交电子档案时需要使用什么样的文本格式,档案资料归档整理的期限是多久都没有以制度的形式确定下来,导致了办公室档案管理工作长期处于混乱与无序的状态。
  2  新形势下办公档案管理工作创新建议
  2.1 创新管理思想,提高对办公室档案管理工作的重视程度
  思想决定态度,态度决定行动,行动决定结果。作为单位的领导干部,必须摒弃落后的观念,创新管理思想,对单位的办公室档案管理工作给予必要重视。要意识到推进档案管理的规范化开展是单位必须做好的一项基础性工作,档案是对单位发展经验的总结与记录,是对单位企业文化的沉淀与宣扬,其涉及到单位的发展历史、发展策略能否得到传承的问题,意识到做好这项工作是推进单位发展竞争力的前提条件之一。要以先进的档案管理思想为指引,把档案管理工作列到单位整体发展规划当中,要在资金配备、人员调整方面向档案管理工作适度倾斜,形成有利于档案工作良性发展的管理格局。
  2.2 创新档案管理人才团队建设工作,提升档案管理工作者素质
  加强档案管理人才团队建设,提升档案管理工作者的业务素质水平、职业道德修养是确保档案管理工作规范、高效发展的必然要求。针对现阶段办公室档案管理工作者素质水平较差的情况,应当着力创新人才培养机制,一方面要积极组织档案管理知识培训,扩充档案管理工作人员的知识面;另一方面还要注重培养档案管理工作人员的创新意识,让他们自发主动地去学习和领会先进的管理经验,保障工作开展的效果。要对现有档案管理人才队伍的结构进行调整,鼓励年轻员工投身于档案管理事业,为他们创造更加良好的工作环境,并适度提高他们的岗位工资福利待遇。要引导档案管理人员通过网上自学、购买相关书籍学习等方式学习计算机操作知识,档案管理系统操作知识,在条件允许的情况下,外聘专家学者到单位开展讲座。总之要通过多种方式提升档案管理工作者的素质水平,为办公室档案管理工作的良性开展提供有力的人才支持。
  2.3 创新办公室档案管理工作制度
  当前大部分单位的办公室档案管理制度制定的都较为随意,很多相关的事项还没有以制度的形式确定下来,致使档案管理工作处于无序开展的状态。因此,有必要通过创新档案管理工作制度,明确人员分工,界定各档案管理相关人员的职责。档案形成之后,不管是保管还是应用,均应通过制度设计做到责任到人,要通过制度,明确规定何种资料必须形成档案、归档的资料要以何种形式呈报、何种档案需要保密、可以借阅的档案必须在什么时间归还、档案丢失应当如何追究借阅人的相关责任等。
  2.4 创新档案信息化管理工作
  信息技术的引入,无疑会带动办公室档案管理工作效率与质量的显著提升,鉴于现阶段大部分单位办公室档案信息化管理水平较低的现状,需要积极创新档案信息化管理工作。具体而言,单位要在做好调研考察的基础上,不断完善档案信息化管理的软硬件设施,拿出必要的资金引入先进的档案管理信息化系统。由于单位的档案资料种类繁多,在信息化建设的前提可只对那些价值较高的档案作出信息化处理,待信息化水平达到一定高度时再应用于所有的档案,如此可以有效提高办公室档案管理信息化的效率,也可以保证档案管理由纸质档案管理向电子档案管理的平稳过渡。要积极借助新媒体的优势,借助微信公众号、单位网站、微信、微博等方式做好与档案信息化建设相关工作的宣传,使单位内的领导与员工都能够深入了解档案信息化建设的意义与作用,以此推进档案信息化管理工作有序开展。
  3   结语
  综上所述,新形势下的办公室档案管理工作是一项系统性的工作,要提升办公室档案管理工作的效率与质量,就必须审时度势,积极创新。作为单位领导、档案管理工作者,需要不断创新管理思想,创新档案管理管理方式方法,促使办公室档案管理工作良性开展。
  参考文献
  [1] 朱铁军.新形势下办公室档案管理工作创新策略研究[J].卷宗,2015(5):45.
  [2] 杨立君.新形势下档案管理工作的规范化[J].办公室业务,2016,26(5):181.
  [3] 徐秀英,李兆丹,宁宁.新形势下事业单位档案管理与创新策略[J].办公室业务,2016(11):114.
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