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关于提升报社办公室档案文书管理水平的研究

作者:未知

  [摘要]新闻单位的档案管理员,通常的工作内容是进行日常业务的处理、实时消息的传达、与各方进行协调沟通,在新闻单位里发挥着十分重要的作用。而企事业单位日常管理工作中的重要组成部分之一,就是办公室的档案文书管理工作。当前我国办公室档案文书管理之路,任重而道远。本文基于办公室档案文书管理工作的相关特点,办公室档案管理工作的现状分析,简要探讨了报社办公室档案文书管理水平应该如何提升,并阐明了相关措施。
  [关键词]报社办公室 档案文书管理 措施
  衡量一个单位管理水平高低的标准之一,就是能否进行到位的档案文书管理工作。想要为一个单位的长期发展和稳步发展打下坚实基础、使办公室档案文书管理工作的成效得到质的提升,只有对档案文书管理方法进行积极改善、积极创新。
  一、办公档案文书管理的特点根据新闻单位办公室档案文书管理工作的特点,办公室档案文书工作特点主要有两个
  (一)办公室档案文书管理工作重点在于资料的收集和保管
  档案作为历史事件真实记录的载体,能够让后人充分了解历史资料,正确对其加以引用和借鉴。档案管理的主要对象是已发生的事件、人事、过程的记载,還有与之相关的文件和书籍报刊资料等,它们大多都是被记录在实物和纸质上。档案管理的主要手段是将已选定的、记录在册的对象归入档案室,在过程中应注意进行分门别类,这一个阶段管理的重点是“进行收集”、“管理”、“编目编册”“入库保存”这一系列工作,所以档案管理的特点是完整性和安全性。
  (二)办公室档案文书种类繁多,需要科学分类
  由于文书档案对于一个单位的工作记录地非常真实、非常全面,涵盖范围也十分广泛,如在行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面均有包含,所以档案内容也十分丰富;同时本单位及上级相关单位下发的各种“红头文件”、和单位相关的纸质档案如各种合同、协议、责任书、照片和电子档案即录音、录像等等也在文书档案之内,所以分类的时候应当运用科学的方法,适当保存管理。
  二、办公室档案管理工作的现状分析
  (一)思想陈旧、管理手段落后
  作为一个正在崛起的、发展中的大国,我国的经济在近年来一直处于飞速发展的状态,在激烈的市场竞争里,报社的压力正在逐步增加,由于对组织和经营宣传报道的重视程度极高,所以报社将大部分的精力都放在这一方面,造成了对档案管理工作的忽视。因为人们对档案管理工作认知的错误,觉得其非常简单,也缺少一定的必要性,所以在进行档案管理的过程中,投入的财力、物力、人力不必过多,够用就行。这就导致了没有科学管理手段来辅助档案管理工作,而已经十分陈旧、脱离时代的管理方式,不能对提高档案管理工作的效率起到任何有效作用。
  (二)投入过低、信息建设不足
  自觉加强自身的信息化建设、做到与社会同步,才是报社办公室的档案管理工作快速适应社会发展的正确道路。而在如今的档案管理工作过程中,问题频出,最明显的就是工作效率十分低下、不能对已得信息加以有效合适的利用。出现问题的原因主要是硬件设备的软件设备的资金投入在整个预算中比重过低,大部分档案管理系统都处于落后状态。这对于报社的档案管理的长期工作、档案信息的利用率造成了不良影响。
  (三)经验较少,人员专业素质较低
  只有具备充足的专业知识、良好的专业素养,能够在进行档案管理工作中保证其准确性和有效性,才是一名合格的报社档案管理员。可惜的是,在现阶段的报社档案管理过程中,档案管理员却被当作勤杂工一样使用,对档案只是进行临时管理,平时对于其他的工作还要一并兼做。这样的工作方式和工作常态,就决定了档案管理人员对于工作不会有充分的重视,专业素养也不会太高,对于档案管理工作不能达到高效率,高机动的状态。由于工作人员没有接受过良好的培训和管理,造成了档案缺乏有效管理的局面。
  三、提升报社办公室档案文书管理水平的措施
  如今的互联网技术、物联网技术发展速度十分惊人,在麦克风人手一个、摄像机随处可见的当今社会里,新兴媒体正在对传统的报纸媒体发动着一轮又一轮猛烈的攻击,很多纸媒的生存空间屡屡遭受挤压,在地市级党报中尤为明显。有很多地市级党报迫于生存的压力,都在周末版上大做文章,新推出的周刊包括了各式各样的主题,将传统纸媒“内容丰富而精美”的优势,在网络传媒时代得以体现,希望通过对纸媒的改良,让地市级党报独特的地域文化和特殊风格得到塑造,其目的是使阅读的受众面更加广阔,获得更多赖以生存的广告资源。党报周刊是日报的延续和发展,在党报的传统属性和功能不能丢弃的同时,又要具有让人印象深刻的自身特色。
  (一)加强对档案管理工作的重视
  为了让报社领导对办公室档案管理工作加以重视,在进行这项工作的过程里,应当加大档案管理必要性的宣传力度,这样能够使档案管理工作的专业性和效率性大大提升。同时应该保证档案管理的准确性和便捷性,将每份档案的生成时间和存档日期都进行严格计算,对于不同种类的档案,按照次序进行有效分类,在进行档案管理工作过程中,要坚决按照相关规章制度执行,让档案信息效果的最优化得以实现。
  (二)加快报社档案信息化建设
  报社档案管理工作应当紧贴时代衣襟,与社会发展一同前进。首先应该与时代发展里涌现的高科技手段紧密结合,然后对信息化建设加大资金投入,将档案管理工作从传统的物质管理,向信息管理的方向转变,让档案信息得到充分利用,服务于新闻报道。进行档案管理时,运用新兴科学技术和高新手段,能够更为轻松便利地进行档案的管理,在档案信息的保存工作方面方法更加完善,为人们留下象征文明的宝贵财富,对社会的良好发展产生积极影响。
  结语:报社的档案管理无论是对于报社自身,还是对于社会和国家而言,都有着非常重要的作用。所以作为档案主管科室,办公室一定要加强档案管理工作的建设,对于管理人员进行积极培养,以便档案能够发挥更大的作用。
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