电力企业提升档案管理水平的措施分析

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　　【摘 要】随着我国经济的飞速发展，各行各业都在进行质的蜕变。而随着电力企业的改革，无论是从内部组织架构还是提高各部门的管理水平，都在加强改革措施。电力企业的档案作为电力企业的历史见证，具有重要的保存价值，所以必须要提升电力企业档案管理水平。本文将围绕这一中心进行分析，并对提高电力企业档案管理水平提出有效的改革措施。
　　【关键词】电力企业；档案管理；提升；措施
　　引言
　　现如今，在经济全球化的大背景下，国内的电力企业也不甘落后，正在飞速向国际化迈进。从改革开放至今，国内电力企业发展自动化设备已经投入大量的资金且获得了良好的效果，控制系统的许多设备都已达到全球一流的水平，但对创建信息系统却始终不够重视，同时国内电力企业相对落后还体现在档案管理的工作中，档案作为一个企业不可缺失的一部分，必须得到妥善的管理与保护。因此，电力企业加强档案管理力度已是势在必行。
　　1电力企业提高档案管理水平的作用与意义
　　档案是指国家机构单位、社会组织或个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在电力企业中，档案一样具有很大的参考价值，在企业高层领导作重要决定时，都会通过查找和对比相关档案，利用以往的经验和教训，找到决定性依据，而档案是否完整全面，是关乎企业发展的决定性因素。档案管理工作包括对企业发展历史记录和企业发展史所涉及的所有材料的整理、分散到各个部门内部相关档案的搜集和整理、为方便档案查阅所做的相关工作以及对档案的保管。所以，提高档案的管理水平不仅可以提高对档案的利用率，增加档案的利用价值，还可以提高档案管理的工作效率，使得各部门能够有效联系、协同办公。
　　2档案管理现状存在的弊端
　　2.1缺乏规范性管理
　　电力企业作为传统企业，其内部的管理机制相对来说并不健全，在人员分配和管理制度上都存在着较大的问题。其中，大部分企业对档案管理部门的关注度并不高，导致缺乏专门的管理机制；即使个别企业建立了相关的管理机制，但是疏于标准化管理，也只能形同虚设，缺乏实质性的工作。同时，相关管理制度不够健全，导致电力企业的档案管理工作效率低，对档案保管也相对比较“随意”，一旦需要调取相关材料，往往耗费大量的精力，所以电力企业的档案管理工作呈现比较“混乱”的局势。
　　2.2管理技术落后
　　互联网早已进入千家万户，而带来的信息化改革也已影响着各行各业。随着信息化改革的冲击力，各行各业都在进行改革创新。目前我国电力企业的档案管理信息化平台建设还处在有待完善阶段，而所涉及的档案管理在分类上也还延续着传统档案管理分类模式，其数字化应用还不够广泛，在技术水平和设备管理上都无法满足企业发展的需求，且各部门还无法存在协同办公，未形成有效沟通的工作模式，更多的都是“独立办公”。另一方面，在人员分配上不够均衡，档案管理人员的水平参差不齐，有些缺乏扎实的专业管理知识，在理论与实际相结合的运用上还存在各种问题。与此同时，企业由于长期以来对管理缺乏足够的重视，在档案管理人员培训方面并未投入足够的精力，从而导致档案管理人员仍然处于相对封闭的工作环境中，无法与时俱进地提高企业档案管理水平。
　　3提升电力企业档案管理水平的措施
　　3.1提升企业对档案管理的重视程度
　　电力企业的档案管理人员若是想使档案管理中存在的问题逐一解决，就必须得到企业领导的支持，档案管理只有得到领导的重视才能有足够的资金与人力投入，才能充分发挥其对企业的重大作用。但是档案管理人员毕竟是执行工作的主体，若只是让领导来要求与强调，档案管理工作依旧不会得到实质性的进展，因此，管理人员需要积极主动学习更多管理知识，在实践中不断探索更成熟有效的档案管理方法，才能更好地促进档案管理质量的提升。
　　3.2有效提升工作人员的档案管理意识
　　电力企业在将员工的个人信息、工作表现以及杰出贡献转化成文件、图纸与資料等的过程中，投入了大量人力、物力与财力，但在部分企业进行产权改革的时候，档案的管理工作太过于敷衍，只是走个形式，档案资产完全没有得到应得的开发利用。档案是有形资产与无形资产记录和凭证，它在某种意义上可以说是企业资产的一部分。档案部门可以利用现代化的方式，利用各种媒体来对档案规范管理工作进行强势的推广与宣传，如此在引起领导关注的同时，还能够受到社会各方的支持与监督，使档案管理的工作质量能够再进一步。
　　3.3建设档案的信息数据库
　　现如今，全球都已经被网络覆盖，电力企业也应该紧跟时代潮流，在档案管理以及其他方面应用信息技术。电力企业档案管理人员能够借助普及的互联网，学习更多更先进的管理知识与理念，在现有的档案管理方法上不断进行改良，将已不适应现代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正实现高效率的途径。除此之外，档案信息库的建立十分关键，档案管理人员可以通过在网络上建立信息库保存原本只以纸质形式存在的档案，在输入所有档案之后，再查阅或者是改动档案就会十分简单，如此不仅降低了管理人员的工作强度，也能更高效地为企业提供所需要的资料。此外，网上信息库也非常容易保存，只要记住账号密码并进行备份，就能够随时查到需要的信息，网上数据库作为新兴技术已经得到了普遍的应用，电力企业也需要及时认识到互联网的重要性，才能在市场竞争中立于不败之地。
　　3.4强化档案管理机制
　　传统的电力企业档案管理都是处于比较“被动”的状态，档案管理人员都是被动等待需要保管的档案，而通过完善档案管理机制，加大对档案管理人员的管理，实行绩效考核管理机制，一方面可以督促员工的工作，让员工有一个良好的参考机制，更好地完成本职工作；另一方面可以促使员工更加积极认真地工作，主动走出去联系各部门，将等待档案上门变成积极主动工作，把收集变成搜集，使得档案更加完善和丰富。同时，把晋级考核列入到平时的考核中去，让个人的工作业绩直接挂钩到平时的晋级考核中去，将工作落到实处，做到事事有人管，事事有人负责。另外，档案管理人员也要及时掌握行业发展动态和企业发展情况，对电力企业可能发生的“大事件”提早进行参考性的资料准备，为领导进行决策性决定提供完善和详细的参考资料，以解除领导的后顾之忧。例如，在实施一项新工程时，往往需要参考大量的资料才能做出决策性判断，而档案管理人员工可以有针对性地提早做好准备，提供更加完善的资料给予其进行参考。
　　结语
　　电力企业的实际生产经营中，档案管理不像生产经营，可以直接带来经济价值，但档案管理的实际价值是巨大而无形的。通过分析电力企业档案管理弊端，从本质上对其进行实质性改革，充分利用现代化信息技术，提高全体员工对档案管理的重视程度，提高电力企业的档案管理水平，可以为电力企业的发展提供更好的基础保障。
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　　（作者单位：国网山西技培中心大同分部）
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