试论事业单位电子档案管理
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【摘要】事业单位的档案管理是重要且复杂的工作，对单位发展发挥着重要的作用。随着时代的进步，档案管理制度出现一些问题，比如没有完全实现信息化以及管理依旧存在着一定的不足，为了完善事业单位电子档案管理的不足，本文分析现阶段事业电子档案管理工作中存在的问题和原因，并就目前我国事业单位电子档案管理存在的不足给出对应的建议，希望可以借此完善我国事业单位电子档案管理工作。
【关键词】事业单位;电子档案管理;问题;对策
事业单位的档案作为选拔人才的重要依据，在事业单位的日常管理中发挥着极为重要的作用，鉴于档案的保密性以及重要性，导致档案的整体管理相对复杂，因此需要对不同的数据进行有效的管理和分类，才能够让档案数据的价值最大化。随着信息时代的发展，我国事业单位的档案管理迎来了新的挑战，虽然电子化的便捷和快速确实给人事档案管理带来了一定的红利，但在新时代面前，我国人事档案管理开始暴露出诸多问题，为了改善这一状况，需要对我国人事电子档案管理进一步分析及研究，借此来规避科技进步带来的风险与挑战。
一、事业单位电子档案管理工作的含义
事业单位通常是国家设立的从事教育、科学、技术、文化等活动的社会文化组织，但不属于国家机关。事业单位由国家行政机关领导，所需经费由财政承担。从广义上讲，档案是社会精神文明的基本内容，是社会文化的重要组成部分，不仅包括人事档案，还包括其他社会事件的记录。
事业单位电子档案的内容主要是对人事资料的总结，主要包括出生时间、工作时间、入党时间、学习和工作經验等基本信息。所以电子档案管理就是对档案进行全面的整理、分类、保管、使用。从过程上讲，是电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。目前，在云计算、大数据、物联网等技术和理念的帮助下，我国事业单位电子档案管理的效率有望进一步提高。
二、事业单位电子档案管理工作中的问题
（一）管理制度存在漏洞。目前，因为事业单位的工作着重于社会功能，对电子档案管理系统不是很重视，所以很多事业单位没有建立电子档案管理制度或电子档案管理系统。由于缺乏系统管理，在电子档案管理的初期容易出现数据收集不完整、管理制度不完善、信息记录不完整等问题。这些漏洞影响了电子档案管理的有效性，使电子档案管理过程中的管理效率和利用效率低下。在缺乏明确的制度保障环境下，电子档案管理容易出现职责分配不清、工作方向不明确等问题。
（二）技术水平普遍较低。在以往信息技术环境水平较低的情况下，事业单位的档案管理主要以纸质材料为主。纸质档案的特点是易保存、不易查找、易出现破损、虫蛀等现象，占用了大量的空间。在信息化不断发展的今天，管理技术也需要同步，向信息化、数字化发展。近年来，大多数机构档案管理部门将计算机作为业务处理必要的硬件，大大提高了电子档案管理工作效率，但相对于当前社会整体信息技术应用情况，许多机构电子档案管理应用程度不够，信息共享、大数据挖掘分析较少，需要进一步提高技术水平，为单位提供更有效的信息管理。
（三）人员工作能力偏弱。传统意义上的事业单位电子档案管理主要包括收集、整理、记录、保管等工作内容。工作方法相对简单，档案管理人员的技术水平相对较低。因此，事业单位电子档案管理人员往往相对年长。随着社会的发展和科技的进步，电子档案的管理方式和技术有了很大的变化，如果档案管理人员不专业或不及时跟进研究，将无法跟进电子档案管理的改革过程，因此必须加快对电子档案管理开发的过程。另外，如果事业单位电子档案管理人员缺乏必要的计算机技能和电子档案管理知识，在整理、审查和查找信息时会大大降低工作效率，增加时间和人力成本，不利于单位的发展。而且那些能力不足的电子档案管理人员容易导致丢失档案，因为工作能力水平决定了理解档案的程度，如果理解错了或分类不准确，分析不到位，往往会导致档案混乱。
（四）档案信息安全性不高。事业单位电子档案管理最重要的内容是档案信息。首先，事业单位电子档案管理的职责之一是保证档案信息的安全，即档案信息的安全。具体来说，电子信息资源的安全性分为两个方面：一是档案信息的保持性，即档案信息不会丢失。二是档案信息的保密性，即档案信息不外泄或被盗。保持性和保密性是档案信息安全性的特征，这也对信息条件下的档案管理提出了更高的要求。其次，当使用网络收集、获取和保存信息时，重要电子档案需要保密，罪犯往往通过网络连接的方式获得档案，对于单位，很难找到罪犯，因为很难留下痕迹。纸质版本档案信息的特点和安全性与电子版本不同。纸质版本档案信息往往会随着时间发生物理变化，容易受到潮湿、干燥等环境条件的影响，安全性相对较低。
三、事业单位电子档案管理工作的对策
（一）加强电子档案管理制度建设。制度建设是一项工作的根本保证，是一项工作的行为准则和标准要求。一般来说，事业单位电子档案管理制度应按照职责不相容、授权审批不相容的原则，规范各类档案管理秩序，填补档案管理的漏洞，适应事业单位的其他管理制度。电子档案管理系统建设是一个长期、持续的工作，当前档案管理系统通常采用双轨管理，即在归档档案传输的过程中，电子档案和纸质档案共存，优势是能够结合自身优势，纸质档案和电子档案弥补彼此的不足，达到良好的管理效果。但在某种程度上，这个系统造成了人力和资源的浪费，随着技术的进步，档案管理系统可以向单轨系统管理方向发展，通过电子档案收集信息的方法，不再使用纸质文档。
（二）提高档案管理技术水平。大数据技术指的是复杂和庞大的数据集中进行处理技术，利用现有的软件和数据收集很难做一次性程序计算结果，大数据技术提出了这些数据，主要内容包括云计算和分布式档案系统、分布式数据库系统，特点是大，处理速度快，物种多样性，云计算技术是数据处理过程中的关键技术，是由多个终端服务器组成的大规模分布式系统。大数据和云计算技术可以实现事业单位电子档案管理数据的智能化管理，提高工作效率。同时，可以对数据进行分析，提供更有价值的信息。
（三）提升电子档案管理人员素质。在当前的社会环境和科学技术水平背景下，电子档案管理工作提出了更高的能力要求，管理人员不仅要严格遵守档案管理的规章制度，还要具备一定的管理知识、计算机知识和信息分析能力。提高电子档案管理人员素质有两种途径：一是从学历教育的角度为档案管理专业的学生设置合理的课程和培养计划，确保电子档案管理后备人才能够胜任这项工作。二是从职业教育入手，加强对现有档案管理人员的培训和教育，从而全面提高档案管理人员的素质和能力。
（四）增强电子档案信息安全防范能力。近年来，电子信息安全越来越受到人们的关注。档案信息安全是档案管理的重要组成部分。提高档案信息安全的方法有两种：第一，为防止疏忽性信息泄露，要加强档案管理人员的教育和培训，严格遵守管理制度和保密要求，以专业的方式和方法处理问题。二是加强纸质档案的安全性和资源，严格落实档案的安全基本需求，如安装监控摄像头，定期检查电子文档，加强网络防火墙的建设，加强网络监控和风险控制，提高档案信息安全的能力。
四、结语
电子档案管理是一项重要的内容，虽然面临着各种问题，但各单位应当根据实际情况调整档案管理系统，针对存在的问题，充分发挥技术优势，借鉴国内外先进的管理系统，提出合理的解决方案，改善优化单位的电子档案建设。
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