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试论科研事业单位档案管理的创新途径

作者:未知

  摘要:档案管理工作是服务科研事业单位运行管理的一项重要工作,实现科研事业单位档案管理的有效创新、改革优化服务模式,可以为科研事业单位的决策与发展提供重要依据。本文分析了新形势下科研事业单位档案管理出现的问题,从重要性认识、健全管理制度、信息化改革、完善硬件设施等方面,针对科研事业单位档案管理创新提出了相应优化措施,希望可以给档案管理工作有效开展提供一些参考。
  关键词:科研事业单位;档案管理;创新
  一、新形势下科研事业单位档案管理中的问题和不足
  (一)对档案管理工作及专业人才重视不够
  科研事业单位的档案管理人员必须具备良好的职业素养与专业技能。笔者在调研中发现,目前有的科研事业单位对档案管理工作认识不足,重视程度不够,在培养和配备档案管理专业人才上重视不够,相对于单位科研中心工作而言,档案管理工作显得不够重要。一个单位如果对档案管理工作重视不够,又缺乏专业培训与具备专业素质的档案管理人员,就不能有效认真履行档案管理人员的工作职责,就会在日常档案管理工作中出现归档不全、分类不清、保管不善等方面的问题,尤其是对一些“应归尽归”而未归的文件资料,将会给单位在多年以后无法查阅造成一定的损失,将会使档案资料在单位历史发展沿革和科研工作利用效果等方面难以发挥重要作用。
  (二)在建立健全档案管理机制方面不到位
  目前有的单位在档案管理机制方面做的不到位,在档案管理模式创新上不够,有的单位虽然制定了档案管理制度,但由于档案管理机制落实不到位而流于形式,没有真正认识到档案管理工作的重要性,也没有将其作为单位管理工作中的重要内容抓紧抓实,存在档案管理人员思想松懈、麻痹大意以及档案管理混乱的现象。随着当前社会发展步入新时代,科研单位紧紧围绕省市新旧动能转换和科技重大项目需求,对于档案的利用率明显增大,如果不尽快建立健全档案管理机制,不尽快创新档案管理模式,不尽快改善现有档案库房設施陈旧落后、设备配置不完善以及陈旧的档案管理机制等问题,是无法满足单位在新形势下对档案利用的需求。
  (三)档案管理信息化利用程度不高
  随着信息技术与计算机技术发展日益完善,建立电子档案这一新型档案管理模式,加强信息技术在档案管理中的应用,对于提升科研事业单位档案管理工作效率,就十分重要和必要。虽然现在有些科研事业单位已经引进了电子信息化的档案管理模式,但在日常工作中实际的利用效率与档案查询效率使用较少,主要原因是现有的档案管理人员缺乏专业培训,还不能做到深入了解与熟练掌握,以致在实际档案管理工作运用过程中存在不熟练等问题,进而导致科研事业单位档案管理信息化利用程度不高。
  (四)档案管理经费不足及设施不完善
  由于有的科研事业单位对档案管理工作重视程度不够,在档案管理工作中经费投入少,使单位档案信息化建设缺少了必要的经费支持。有的单位现有档案库房比较简陋,库存设施不完善,缺少先进设备来辅助档案管理工作开展,继续沿用传统的纸质档案管理方式,纸质档案保管的环境达不到档案管理工作“九防”的要求,纸质档案很容易出现霉变、破损、缺失等问题,给档案管理工作带来了极为不便。
  二、科研事业单位档案管理创新发展的策略
  (一)加强对档案管理工作重要性的认识
  科研事业单位要高度重视档案管理工作,要将档案管理工作和单位中心工作放在同等重要位置,同部署、同安排、同检查、同落实。档案管理人员要提高对档案管理工作重要性的认识,认真履行档案管理工作职责,强化档案管理工作流程,充分发挥档案管理的功能,及时为单位工作评价和改进措施提供重要的评估依据,为单位和部门及职工提供精准化服务,从而最大限度满足单位、部门和职工对档案资料利用的需求。
  科研事业单位还应加强对档案管理人员的专业知识培训,注重增强档案管理人员的责任感与使命感,立足于单位档案管理实际,深入分析档案管理所面临的新形势、新要求,积极借鉴其他科研事业单位的先进管理经验,不断提升本单位的档案管理工作水平,推动单位档案管理工作迈向制度化、规范化发展轨道。
  (二)建立健全档案管理工作机制
  科研事业单位档案管理机制是做好档案管理工作正常运行的重要保障,建立健全档案管理机制是做好档案管理工作的必要条件,严格执行档案管理机制是做好档案管理工作的前提。在落实档案管理制度过程中,档案管理人员切实履行本职工作职责,不断提高工作积极性、主动性和创造性,牢固树立做好档案管理工作的责任心。要明确掌握档案的信息收集、日常整理、借阅移交和开发利用等制度要求,明确掌握档案管理工作各个环节的工作流程,做到立卷归档规范化、制度化,档案材料做到入库、出库有记录,档案材料检索、查阅要登记齐全,防止档案丢失、非法修改、档案泄密等现象发生。要建立健全目标管理考核制度和责任追究制度,健全完善奖惩机制,确保档案管理工作规范有序,最大程度提高档案的利用效果。
  (三)积极推进应用档案信息化管理
  推进档案管理的信息化要实现纸质档案与电子档案并行管理方式,有效提升档案管理的严谨性、完整性和安全性,有效提升档案文件资料的查借阅速度。科研事业单位要加快推进档案管理工作引入现代技术步伐,将档案纸质资料变成数据资料,实现纸质档案与数据格式档案并存,做到档案信息化、无纸化。要加快完善档案管理信息系统和信息库,利用专业管理软件对档案进行目录编制、资料检索及日常档案管理工作中的文件资料传递、借阅、催缴、查询、统计等工作,为科研人员检索档案资料提供便利,有效提高单位档案的检索和利用率。
  (四)加大档案管理工作的经费投入
  完善的档案管理信息设备和管理软件是档案信息化建设的基础。科研事业单位对档案管理预算资金要提前做好规划,加大档案管理工作的经费投入,加快完善档案室的基础设施,按照档案库房“九防”的规定要求,既要配备配齐档案柜、档案架、灭火器、空调、除湿器、温湿度记录仪、遮光窗帘、防盗纱窗、防盗门、监控器、报警器等设备设施,以确保档案库房的安全,还要配备电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪等工作设备,为档案管理、查询、借阅等提供方便、提高效率,以保障档案管理稳定、安全、有序。
  三、结语
  科研事业单位的中心工作是科研工作,档案管理工作是服务保障科研中心工作的重要一环。随着进入中国特色社会主义新时代和科研工作不断创新发展,科研事业单位的档案不仅是作为信息的记录载体,更重要的是加大对档案的利用率和利用效果。为此,科研事业单位一定要注重档案管理工作的创新,注重提高档案管理工作的效率和质量,同时,科研事业单位还应结合单位自身的服务职能,解放思想、转变观念,强化对档案管理工作的重视,只有这样,才能不断创新档案管理工作的新思路、新举措、新途径。
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