试论信息化背景下事业单位会计档案管理
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【摘要】本文论述了将信息化融入行政事业单位档案管理工作的重要意义，分析了信息化背景下事业单位会计档案管理工作存在的问题，提出优化事业单位会计档案管理工作的有效途径。
【关键词】信息化;事业单位;会计档案管理
信息化、数字化、智能化是当前社会发展的总体趋势，我国行政事业单位要想可持续发展，必须要紧跟时代潮流，将单位各项管理工作向信息化、数字化和智能化发展。行政事业单位档案管理工作作为单位工作的重要组成部分，进行科学化管理刻不容缓。
一、将信息化融入档案管理工作的意义
将信息化融入事业单位档案管理工作，能够使单位经济效益不断提升，工作效率大幅提高，资金使用率更加高效。
（一）提供了事业单位决策科学数据支撑。信息化档案管理采用全部信息资料统一记录的方式，并且使用专门的管理软件来进行保存及备份，有效规避了信息丢失的风险，确保档案信息的完整。一份完整的财务信息能够真实反映单位财务状况，为单位决策层提供数据支撑，充分发挥事业单位会计管理的作用。
（二）提高了事业单位档案管理工作效率。事业单位会计档案管理工作并不复杂，有固定的流程，但是却很繁琐，信息量相对较大，在传统的人工操作方式下，需要很多时间，容易出错。利用信息化技术后，使用机器处理简单而重复的工作，实现财务信息快速处理，并且在实现会计档案管理的同时，能够自动生成相应的会计凭证、报表和账簿，自动对数据进行快速核算，自动甄别会计数据的真实可靠性，自动将会计资料分门别类进行储存，大大提高了工作效率，减少了出错率，增强了准确率，降低了成本。
（三）提升了事业单位档案管理工作水平。传统档案管理模式下，事业单位档案往往只供自身使用，加之纸质档案本身的局限，档案的查阅、搜索受时空的限制，成为制约档案信息管理发展的瓶颈。使用信息化技术后，不同系统之间的会计数据通过大数据平台收集成档，再经过细化分类，统一管理，能够让使用者快速便捷地查阅、交流和共享。
随着我国信息技术的快速推进，事业单位会计档案管理工作有了新的发展途径，信息化技术运用在事业单位档案管理工作是时代发展的要求。
二、信息化背景下档案管理工作存在的问题
（一）信息化意识不足。随着我国信息化建设的不断推进，许多事业单位的会计档案管理工作趋于信息化，但是一些事业单位在实现全面信息化的进程中存在不够重视的思想，对于单位的信息化建设浮于表面、流于形式，往往是拨一拨转一转、推一推动一动，主动意识缺乏，导致单位会计档案信息化速度远远跟不上时代发展，难以满足新时代需求。许多档案管理工作人员停留在手工书写、人工管理的传统思维及工作方式，在他们心目中，档案管理工作数据多、信息量大、工作枯燥，但是要他们进行档案管理信息化的转变，必然牵涉人员配置、工作要求等多个方面的改变，难以被档案管理人员接纳。
（二）管理制度有待完善。我国2016年正式实施的《会计档案管理办法》将电子会计档案计入会计档案管理范畴，使得传统会计档案管理工作有了质的飞跃，节约了资源，节省了空间。但是，再好的制度都需要强有力的执行力才能够贯彻落实到位，当前许多事业单位会计档案管理工作还是以人工控制和计算机管理相结合的方式，如果工作人员没有尽到自己应负的责任，就会导致档案信息出现纰漏而一直无法弥补，难以保证事业单位会计档案信息的正确性、真实性和安全性。
（三）人员素质亟待提升。电子会计档案的最终操作者是档案管理工作人员，要想实现高质量的信息管理档案，必须有一支高水平、高素质的档案管理队伍作为支撑。当前我国会计信息化建设起步晚，还没有做到“纵向到底、横向到边”，许多事业单位会计档案管理人员年龄偏大，本身计算机基础水平不足，没有熟练掌握信息化技术知识，加上部分单位决策层没有足够重视会计档案管理工作，往往出现事业单位会计档案管理工作由非财务工作人员兼任，财务知识的缺乏会导致一系列问题发生，这些问题制约着事业单位会计档案管理工作信息化建设的发展，难以体现会计档案信息化管理的作用和优势。
（四）安全系数还需加强。会计档案信息化能够提高档案管理工作效率，但由于将传统的纸质档案转化为电子档案后，安全方面的隐患逐渐显现，部分事业单位会计档案管理人员在数据的收集、整理和储存过程中没有很强的保密意识，使得档案信息管理的安全性不高。加上突发事件如断电事故、黑客攻击、系统故障、人为泄密等问题，都会产生安全隐患。另外，会计档案管理软件本身存在不够专业、适用性差等问题，都在一定程度上影响了事业单位会计管理工作信息化建设进程。
三、优化事业单位会计档案管理工作的途径
（一）树立信息化优先的档案管理理念。转变传统思想观念接受新生事物需要一段时间的积淀，同时也会面临许多挑战。档案管理工作人员一定要树立与时俱进的观念，做好档案信息化建设工作，要充分认识到信息化建设对于事业单位会计档案管理工作的重要性，切实做好相关财务管理工作，并且保障账目清晰、完整。要加强会计档案管理工作信息化的宣传、教育和培训，传递积极信号，鼓励档案管理工作人员积极参与信息化建设，将档案管理信息化作为事业单位长期发展的战略和方向，设定時间表、画好规划图、打赢攻坚战。档案管理工作人员要积极转变观念，把握新时代方向，紧跟时代脉搏，不断强化自身工作责任感，全面实现会计档案管理工作信息化。
（二）完善档案信息化建设制度。档案信息化是一项长期的工作，要保障每个环节的顺利交接，必须有完善的制度作为后盾。由于事业单位本身的非盈利服务性，建立起一个完善的档案信息管理制度至关重要。首先，要成立专门的档案信息化工作领导小组，对档案管理工作进行总体部署安排，制定详尽工作计划和实施方案，监督相关工作进展。其次，要对会计档案管理模式进行不断创新和优化，查漏补缺，使其真正适应时代发展。最后，要健全单位会计档案管理制度，对会计档案的归档、出借、销毁制定详细规定，如会计凭证、账簿、报表、发票、合同、计算机软件及数据盘和其他资料的保管，都应该有细化量化的条款规定，对各种会计档案的整理和装订制定具体的标准，例如会计报表的留存、应用软件的安装说明、涉税文件和其他资料的保管等等。
（三）加大人才培养力度。事业单位要加强对现有档案管理工作人员的信息化培训，采取“请进来”“走出去”等多种形式相结合的方式，定期不定期地对档案管理工作人员进行相关知识培训和实践演练，促进理论和实践充分结合。加强复合型人才的培养，注重档案管理工作人员综合素质的强化，使其在具备较强的专业知识的同时，还具有较高的档案管理水平和整体规划能力，确保会计档案信息化建设顺利开展。加强对人才的培养力度，量化绩效考核，落实具体责任，为单位培养出既具有档案管理专业知识又具备高水平计算机能力的复合型人才，最大限度提升事业单位会计档案管理工作水平。
（四）做好涉密防范措施。电子档案信息的安全对于档案管理十分重要，尤其是在信息化背景下，要特别注意电子档案的安全管理，从以下几个方面来做好防控：一是加强相关工作人员的教育培训，严格依照有关法律做好涉密电子档案管理工作，有效规避廉政风险。二是加强监管，定期不定期进行安全检查，发现问题及时解决，将安全隐患消除在萌芽状态。三是加强宣传引导，从源头上杜绝投机心理，同时要加大对违规行为的打击力度，为事业单位会计档案管理工作营造一个良好、安全的环境。
总而言之，在信息化背景下做好事业单位会计档案管理工作需要单位决策层和相关工作人员一起努力，通过不断开拓创新，与时代接轨，以适应日新月异的时代潮流，推动事业单位会计档案工作持续发展，为社会发展作出积极贡献。
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