浅谈加强人事档案集中管理与数字化建设

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　　【摘要】人事档案作为企业和社会单位筛选录用职工的依据，数字化进程将影响单位的管理成本。所以，为了不断满足社会需要，数字化人事档案管理势在必行。本文将通过研究如何推进人事档案集中管理以及数字化建设，提高管理效率，降低管理成本。
　　【关键词】重视程度;安全意识;加密管理
　　人事档案关系人员个人信息，人事档案的集中管理是企业开展数字化管理的基础。随着互联网的发展，信息管理数字化为大势所趋，工作效率大大提升，便捷程度更高。因此，为提高生产和生活效率，作为档案管理组成之一的人事档案管理，应当加强推进管理数字化，时刻与潮流共同发展，促进社会各方面水平的提高。笔者通过对大中专毕业生、事业单位、公务员人员档案工作经验进行总结，探讨如何推进数字化建设。
　　一、人事档案管理现存问题分析
　　人事档案的处理是繁杂琐碎的事情，传统模式下，人事档案管理效率较低，需要员工进行细心和耐心整理，经常需要对任务内容以及目标进行改动，但是由于工作的特殊性，领导者常常忽视工作的重要性。人事档案管理工作在实际管理过程中与社会服务联系较少，通常为被动工作，即其他工作要求查阅时才进行人工查阅，不利于工作效率的提高，甚至由于长时间的忽视，导致人事档案管理与时代脱节，不适应社会发展，同时对于员工工作热情也会产生一定的影响。
　　随着社会进入大数据时代，人们对于信息化技术的应用关注度逐渐提升，对于日常工作和生活的正面影响十分明显，可以大幅度提升工作效率，在不断便捷化、效率化的社会发展过程中，传统纸质管理模式最终转向数字化管理为主的形态。而现阶段的人事档案管理，大部分单位强调人工纸质管理，不符合现代管理思维。与此同时，纸质档案管理易受保管的天气、纸质情况、填写痕迹等问题影响，出现各种类型的损坏。同时，由于传统纸质人事档案管理的种种不足，一旦丢失或损坏，寻找和修复毁损档案需要耗费巨大的人力物力，增加社会或企业成本，达不到人事档案应有的管理要求。
　　二、人事档案管理数字化建设的意义
　　参考其他类型档案的数字化管理模式，人事档案数字化管理可以将信息录入系统，通过输入关键字词进行查询。而在信息整理过程中，可以大量、短时间地接受信息录入，并通过人工设置，系统可完成自动归档归类，最后进行打包储存。档案还可以进行加密和备份处理，降低员工由于操作等原因损毁资料的风险。所以，数字化建设对于人事档案管理而言具有全面保管信息、加密储存信息以及快速调用信息的效果，使人事档案管理效率提高，降低社会人事管理成本。
　　三、人事档案管理数字化建设目标
　　（一）纸质资料真实、准确。在进行网上录入时，需要进行日常的人事档案统计工作，对搜集的材料进行鉴别、整理、保管等工作，确保纸质资料的正确性和真实性。主要包括：案卷管理、材料管理、审核和维护。
　　（二）准确录入信息。人工录入信息保持细心和耐心，对档案材料根据具体特征进行分类管理，输入完成后，交由负责人审核，最后保存。
　　（三）建设高保密性的专用查询系统。人事档案作为个人私密信息，除合法用途外，任何人不得侵犯。所以，为保证合法使用，其查询系统应具有高度专业化，以及个人针对性，即通过身份证等有效信息获取个人档案信息。采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，建立目录，或是通过日期查询等，高效地获得相关资料，降低处理成本。而在档案录入查阅调用的过程中，需要进行加密处理，防止网络安全问题引发的信息泄露，使人事信息更安全可靠。
　　四、进行人事档案数字化管理的方法
　　单位人事档案数字化建设事实上是一个从纸质管理转化为数字化管理的过程。强调工作人员更好地整理和运用纸质档案，通过数字化管理，方便外界相关人事对信息的合法查询和使用。根据以上特点，参考其他类型信息管理的数字化发展过程，提出以下可行路径：
　　（一）加强人员数字化管理意识，夯实专业基础。想要转变传统的管理行为，首先需要培养员工意识，在培养过程中不仅通过开会、指导等方式进行，可以组织专门的员工培训。通过构建内部培训机制，学习专业的档案管理技能，在这一过程中，学习数字化管理的目标、意义和作用，深刻理解数字化管理的重要性和必要性。除了员工需要转变意识，领导也需要时刻关注和明确数字化建设进展，真正实现全方位的数字化管理意识，减少管理阻力。在培训过程中，员工主要学习如何将理论知识运用到实际的操作当中，需要通过模拟训练，提高操作意识;科学化开展信息从收集到最后查询利用的全过程工作，对每个步骤都有明确的认识。
　　（二）增强档案信息化管理的安全意识。虽然数字化管理效率提升，但要明确这不是万全之策，需要重点提升员工的信息安全意识。互联网技术快速发展，新兴技术在发展过程中存在一定的不确定性。由于网络录入、传输信息可能存在外来攻击专用网址、偷盗人员信息;或是由于硬件损毁未及时处理导致的信息遗漏或丢失等问题，若未得到足够的重视，有可能为单位带来严重的损失，同时惹上道德非议和法律风险。档案信息化管理需要一个健全的系统、安全的传输通道，同时做好备份管理工作。通过内部健全数据库，对使用权限进行加密管理，设置防护墙和硬件损毁自动备案设置等，提高信息安全性。辅助通过纸质版管理，作为后备安全管理，同时提高相关技术人员的法律意识，保障人事档案信息安全。
　　（三）健全管理流程。对数字化管理的信息采集到查阅的过程，通过设置不同的访问权限来控制用户可访问内容。从采集到审核，应由人事档案管理的不同职员专人负责，加强数字化管理的准确性;同时，系统的维护由专业的维护人员进行管理;跨系统的信息传输和后台帮助指引等工作进行整合，落实人员查阅登记制度，保障实体查阅、电子查阅、下载等使用档案信息操作进行备注，以便相关部门监察资料使用的合法性问题。
　　（四）加大数字化设备的投入。单纯强调人员意识以及网络安全并不是数字化管理的全部内容，需要单位为相关工作准备信息录入设备、档案柜、扫描仪、保险箱、打印机等的设备，为职员进行快速录入、高效安全管理提供途径，实现人性化、科学化的数字化建设进程，加快数字化运用，从而进一步提高职员的专业性。
　　（五）统一软件，提高兼容性。单位选取信息化处理软件时，应当对其软件兼容性进行分析，保证系统可以在统一平台运行，在运用过程中尽可能不对其进行更换，以避免造成数据结构混乱，不利于信息传输和审核。统一的系统软件能规范文本、照片、音像等资料，大大提高信息在不同设备中的兼容性，以确保工作的专业性，减少职工审查资料的耗时。在运用数字化人事档案管理系统时，需要单位构建稳定的、信息处理能力强的统一系统，避免运行速度限制导致工作的堆积或传输不及时。所以，单位建立数据库时应采用多样的信息技术，通过外部设备确保信息采集质量，在后期使用过程中，及时升级系统，确保系统为最新版本，提升运行效率。
　　五、结语
　　数字化管理人事档案，是提高社會各单位档案处理的工作效率、高效实现单位目标的途径，提升人事信息管理的安全性和查阅的便捷性，为社会网络信息监察提供途径。另外，随着信息化的发展，对技术人员的技术要求和学习能力要求越来越高，工作人员应当与时俱进，及时了解行业的先进技术，了解自身企业可以用到的环节，及时进行补充，在保证信息安全的前提下，尽可能提升管理效率，构建数字化管理制度。
　　【参考文献】
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