医院干部人事档案管理初探

来源:用户上传      作者: 田小红

　　[摘要]人事档案是人事管理活动中形成的，是记载干部、职工自然情况和德、能、勤、绩等情况的原始记录，它的作用在于为人事管理工作服务，是全面了解人才、选拔人才的基础，是领导者决定用人的重要参考依据。随着我国人事管理制度改革的进一步深化，医院人事档案的管理必须实现现代化。才能充分发挥人力资源管理的作用。
　　[关键词]医院　人事档案　管理
　　
　　人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映，它在人事管理活动中形成，记述和反映个人经历和德才表现的文件材料，具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性六个特点。因此，它是人事工作不可缺少的重要内容。也是人事管理的重要组成部分。
　　
　　一、人事档案及其内容构成
　　
　　人事档案是一种特殊档案，是以个人为单位集中保存的、各查考职工个人经历和德能勤绩等表现的原始记录。它的基本内容包括：个人履历、自传、考核、学历、职称评聘、政审、奖惩、任免、工资、其它等。这些内容是一个人本来面目的真实反映，可以说“档如其人”。正因如此，人事档案便成为人事部门历史地、全面地考察和正确使用人才的重要依据，它在医院发展中发挥着它所特有的重要作用，占有举足轻重的地位。
　　
　　二、新时期人事档案管理的地位和作用
　　
　　一份完整的人事档案，从一定程度上记录了员工个人成长、思想发展的历史，展现了员工家庭、专业、个人自然情况等方面的内容。因此，它是开发人力资源的资源库，在医院人力资源管理中起着不可替代的关键作用。可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添人新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生，并发挥着重要作用。
　　2.1　人事档案是做好干部选拔任用工作的基础
　　2002年以来，我院通过人事制度改革。要选拨一批业务骨干和有组织领导才能的年轻干部成为各科室负责人，人事档案信息为人事部门提供了他们的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务工作能力和主要工作经历，为领导决策提供了可靠依据，通过测评，使298名干部走上领导岗位。
　　2.2　人事档案信息是工资制度改革顺利进行的前提
　　2006年工资制度改革中，通过查阅每一位职工的工龄、学历、职务、职称及任职时间等，并对他们的基本情况进行录入、修正、核对，套改、公示，顺利地完成了全院1124名职工的工资套改。
　　人事档案中有人因上学、入伍等原因虚报年龄，使档案材料前后不一致，根据中共中央组织部制定并下发的《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》，我单位在工资套改中严格按此文件执行，对年龄前后不符的职工，重新核实了他们的出生、工龄。为以后退休手续的办理奠定了基础。
　　2.3　人事档案为我院各粪专业技术人员的职称评定提供了依据
　　1988年实施专业技术职称评审至今。各个专业技术人员无论是参加职称评审还是全国职称资格考试，人事档案都从该同志的年度考核结果、现有专业技术职称及任职时间、工资变动等方面的材料验证其专业技术职务任职情况，从而为职称晋升提供了真实而有效的信息材料，确保我院专业技术人员职称晋升工作的顺利进行。
　　
　　三、做好医院干部部人事档案管理的几个要素
　　
　　3.1　转变观念，强化治档意讧，规范档案管理程序
　　医院人事档案工作迫切需要解决领导者和管理者档案意识薄弱问题，在这种情况下，人事部门要通过多种形式。采取各种途径反复宣传《档案法》和档案工作的重要性，提高他们的档案意识。
　　归档材料分散在医院的各个部门。这就需要档案管理人员及时了解信息，拓宽收集渠道，与党办、医务科、护理部、科教科、人事等部门多联系多沟通，[2]改变人事档案工作被动管理的现状，主动出击收集材料，及时追补缺少材料和不断补充新的材料，对收集到的档案材料要严格鉴别，及时进行整理，分类编排，登记装订，确保人事档案的完整性、准确性、真实性、原始性，更好的为人力资源管理服务。
　　3.2　从实际出发，进一步建立和完善人事档案管理制度
　　加强档案管理工作，建章立制，落实到位，真正使档案工作走上有规可依，有章可循的科学管理轨道，是我院档案工作面临的首要问题。
　　加强我院档案工作的科学管理，就是要建立健全档案工作的各项制度，规范档案工作人员的行为，如建立岗位设置、岗位责任、目标责任、奖惩、人员培训等制度；完善档案的收集、整理、归档、保管、核对、借阅、查阅、保密、转递等一系列制度，制作干部档案管理的各种业务薄册；进一步高标准、严要求抓好制度的落实，用制度来规范检查、监督指导工作，从而更好的为医院中心工作服务。
　　3.3　加强队伍建设，提高档案管理人员整体素质
　　随着人事档案管理手段不断变化，需要建设一支高水平的医院人事档案工作者队伍，这是医院人事档案工作改革的基础。单位领导要高度重视对他们的管理、教育、采取各种措施，建立竞争激励机制，充分调动管理员的工作积极性、创造性和能动性，使他们更好地为广大干部职工服务。这就要求档案管理员要认真学习《档案法》，积极参加各种培训班。学习信息科学等相关学科知识，掌握档案管理过程中的实际操作方法。特别是计算机的操作、网络的查询技术，把握人事档案工作的特点和规律，正确理解档案内容。提高鉴别档案真伪的能力，从而管好用好人事档案。
　　3.4　创造条件，加速档案管理现代化
　　在科学技术日新月异的今天，档案部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义。单位应建立人事档案数据库，充分利用计算机在人事档案管理中的作用，动态管理人事档案信息，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，不断扩大人事档案信息的内涵，保证人事档案信息的时效性和准确性，提高人事档案管理工作的效率。引进现代化技术和设备。实现档案现代化管理，提高档案管理硬件设备，增加档案库房。购买空调、去湿机、档案密集架，设置防火、防磁、防盗监控系统。采用计算机对人事档案工作进行信息存储、查询、统计和综合分析，使医院人事档案信息资源得到更大限度的开发利用，为领导决策提供依据。
　　人事档案的作用在于为人事工作服务，只有重视和加强人事档案管理工作，才能让人事档案管理工作尽快驶入信息社会的快车道，推动医院人力资源管理和医院的发展。为医院人才交流、科技进步、医疗水平的提高等整体发展做出不可估量的贡献。

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