基于事件驱动型信息系统内部控制构建探讨

来源:用户上传      作者: 孙　勇

　　随着信息技术的不断发展，计算机在会计核算中得到了广泛的应用，加速了会计数据处理的过程，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，同时也为企业内部控制带来许多新问题，对企业内部控制制度造成了极大的影响，建立一整套适合信息化系统的内部控制制度显得尤为重要。信息化环境下，由于会计信息系统不仅改变了传统会计数据的存储和处理方式，而且也改变了会计工作的组织方式，因而对内部控制的方法和实现措施产生了重大的影响。
　　
　　一、会计信息系统内部控制的风险特征
　　
　　会计信息系统与手工系统相比，由于数据处理手段的电子化、集中化，以及数据存储方式的磁性介质化，使得系统的内部控制风险特征出现了新的变化。
　　
　　(一)差错的蔓延性和反复性强在手工系统中，数据的处理过程分别由多个部门、多个岗位和多个人员共同完成，当数据在处理过程中发生错误时，往往在下一个处理环节就会被及时发现和更正。但在信息化条件下，由于数据处理的高度集中化和自动化，当数据处理出现差错时，往往在短时间内就会迅速蔓延至整个系统，以致造成多种文件、账簿、报表的信息失真。
　　
　　(二)系统数据的整体安全性差在会计信息系统中，综合数据信息存储的高度集中化和磁性介质化，一方面为人们快速查询信息和综合分析判断提供了方便，但另一方面也为数据信息的安全性带来了巨大的隐患。如未经授权的人员非法调用和篡改数据，以及拷贝企业机密文件等。另外，自然灾害、黑客入侵、病毒以及工作失误也将可能造成数据损坏或丢失。
　　
　　(三)不合理业务识别能力缺乏计算机对不合逻辑、不合理以及非常事件缺乏综合判断和处理能力。如会计事项的记录中存在不符合企业既定会计政策的记录，或存在违反公认会计准则、法律、法规等非法会计事项的记录，通常情况下计算机是无法判断和识别的，而这类错误恰恰是会计信息系统中最主要的风险。这类错误包括数量金额、会计分歧以及特殊业务归类等方面的错误。由于这些错误的存在，财务报告的准确性和可靠性就会降低，其完整性因而也会受到影响。
　　
　　(四)差错数据输入的危害性大计算机信息处理具有“垃圾进，垃圾出”的特点，即如果系统输入了错误的数据，那么无论以后的处理环节如何都只能输出错误的信息。
　　(五)系统具有程序风险在信息化条件下，除人的因素外，系统的工作还主要依靠计算机的软件来实现处理，所以如果软件程序本身存在弊端，就会造成整个系统输出信息的完全失真。因此，对程序的控制是信息化出现后的一个新的风险控制。由于会计信息系统中的风险具有特殊性，加强内部控制制度的建设比手工系统下更为迫切。
　　
　　二、会计信息系统内部控制的目标
　　
　　会计信息系统内部控制的目标，是指通过控制所要解决的问题和所要达到的目的。根据内部控制的定义和对系统的一般要求，内部控制的目标可概括为以下几个方面：
　　
　　(一)保证系统的合法性系统的合法性包含两层含义，一是指设计的会计信息系统是合法的，即遵循当前会计法规和经济制度的有关规定，并且符合财政部颁布的有关会计软件开发的有关规定；二是指会计信息系统所处理的经济业务符合企业既定会计政策，以及符合公认会计准则、法律、法规等。因此，在系统设计的过程中以及系统运行阶段，都必须建立严格的内部控制制度和措施，确保系统及其所处理的经济业务的合法性。
　　
　　(二)保证系统的安全性保证会计信息化信息系统的安全可靠性，是系统能够正常运行的前提和基础。因此，在系统的设计及正式投入运行之前，就应充分考虑可能对系统的安全构成威胁的因素，并通过建立严密完善的硬件、软件和数据安全措施来保证系统的安全可靠性。
　　
　　(三)保证系统处理数据的真实和准确性在系统设计过程中，应将一些控制措施嵌入程序中，如授权控制、数据处理控制、数据准确性控制、数据安全性控制、业务发生与各种预算监控控制、主要数据处理步骤留有痕迹控制、监控系统设置以及重要数据文件和重要程序文件被非法修改的控制等；在系统运行过程中，通过建立有效的组织与管理控制制度，对输入的数据进行严格的控制，确保输入数据的真实性和准确性。
　　
　　三、事件驱动型信息系统内部控制构建
　　
　　事件驱动型信息系统(EDAIS)以业务过程和事件来构造系统，以各类经济活动事项为中心组织数据，并独立于应用程序之外，业务数据输入一次，便可用于生成各种视图驱动应用所能提供的全部视图。EDAIS建立在事件驱动体系结构的基础上，在业务发生时收集业务事件的所有数据(如时间、地点、责任人和参与者、涉及到的资源与风险等)，将业务事件数据集成在数据仓库中，同时利用信息生成工具对事件数据仓库中的数据进行会计处理。即按用户需要产生各种报告视图，如明细账、分类账和财务报表等，实现业务与会计的协同化处理。
　　
　　(一)事件驱动型信息系统环境下内部控制的全程监督一是事前监督。在事件驱动型信息系统环境下，事件驱动体系结构具有两大优点：(1)业务执行和信息处理整合一体，几乎同步实时完成。(2)充分记录组织活动的全部细节，支持任意视窗输出。在此环境下，会计预测可以根据全面详实的集成信息做出准确、合理的推断；会计预算可以不断细化，实现全面预算；会计决策则可根据实时信息做到快速反应、准确决断和灵活应对。二是事中监督。在事件驱动型信息系统中，会计事中监督实质就是会计审计。一方面，因业务执行和信息处理相互交织融为一体而使其参与整个活动过程；另一方面，因扁平结构缩短甚至消除了会计事项对经济事项的时滞而使其几乎成为实时控制。三是事后监督。在信息技术环境下，鉴于事件驱动体系结构采集业务活动的详细信息并进行有机存储，会计事后监督主要在两方面发挥作用：(1)会计分析可以立足企业整体的信息数据进行全面考虑，多方探究，取材广泛，综合性强；(2)会计评价能够建立可行的目标和可靠的标准，并通过全面详细的审计线索划清权责，奖优罚劣。
　　
　　(二)信息系统内部控制和审计模型信息系统内部控制和审计(Information System Control and Auditing，ISCA)模型是杨周南教授提出的建立、运行和控制管理会计信息系统的体系结构，揭示了企业在实施会计信息化，建立会计信息系统时应同时建立会计信息系统的内控和审计体系。为了确保内部控制制度的正常运行，应定期审计会计信息系统。通过审计活动审查与评价信息系统的内部控制制度建设及其执行情况并提出审计建议。审计活动也是确保会计信息系统安全、可靠、有效和高效运行的重要措施。ISCA模型的应用前提如下：
　　一是制度建立。实施ISCA模型需要改变原有不适应的管理制度和规则，建立新的面向企业过程的业务流程，包括会计信息系统的内部控制制度、对会计信息系统和内部控制制度执行的审计

制度、保证ISCA模型应用的制度。具体而言，应建立企业内部管理制度和建立会计信息标准化体系、计算机软件与硬件管理制度、信息化操作管理制度、信息化档案管理制度、ISCA模型的岗位责任制度。
　　二是人才培养。要加强信息化人才的培养力度，制定信息化人才的培养计划，通过一系列的政策措施鼓励高素质并有潜力的人才从事ISCA模型的应用。建立学历教育、在职教育与自我教育相结合，个人负担、单位投入与政府资助相结合，激励机制、约束机制与市场机制相结合的培训机制。通过培训增强人们对ISCA模型的认识，了解规范管理、技术人员的工作行为和工作方式。
　　三是资金的投入。实施ISCA模型的应用需要有一定的资金投入，以保证信息化过程中的人力和物力供应。企业要根据自身的规模和行业性质，认真做好应用ISCA模型所需要资金的预算计划。严格控制专项资金的使用和管理，避免他用或浪费。
　　四是环境的构建。ISCA模型的应用需要构建良好的环境，包括本单位计算机技术的普及程度、信息化开展和应用的程度、领导重视程度和人们对ISCA模型应用的接受程度等。结合本单位的实际情况，利用信息网络体系做好宣传和培训，遵循信息系统的发展规律，充分了解本部门、本企业的管理基础和信息化水平，分析信息系统发展的规律性以及不同发展阶段内信息系统的功能、结构和支持技术，揭示信息系统与企业管理之间的内在联系。正确判断企业自身的状况，进行科学、全面、定性的可行性分析，分析体系由内部管理制度和业务流程、员工素质、信息系统建设现状和预算、企业生存环境组成，用于评估企业的管理水平，并建立合适的信息系统。
　　
　　四、事件驱动型信息系统的应用案例
　　
　　(一)案例简介某车辆厂是西北、西南最大的铁路客车、货车生产修理厂家，曾创造过辉煌的业绩。体制机构与铁道部脱钩重组后，其直接感受到了市场竞争的压力和挑战，变垄断为竞争；加入WTO后直接把企业推人国际化的市场；IT技术的飞速发展和电子商务的广泛应用，顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短等，竞争日趋激烈；日新月异的管理思维以及客户需求的提高，要求生产主导型经营方式必须转向市场主导型经营方式、部门级管理必须向企业级协同商务转变。西安车辆厂的管理信息化仅限于部门应用，财务部门2001年使用了某软件的财务部分，库房使用了早期自己开发的系统，供销处、生产处等部门的业务仍沿用手工处理。内部控制存在的问题主要表现为：(1)存货占用，资金过高、采购成本难以控制、成本计算工作量大。(2)由于缺少企业基础信息管理平台，验收、入库、领料等业务较为混乱。(3)车间物料浪费严重。车间物资消耗失控，造成大量浪费，虽然可以通过考核进行控制，但都是事后的反映，造成的浪费已经形成，给企业造成的损失已经发生。(4)财务业务不集成，决策信息滞后。由于信息不集成，企业决策者只能看到各式各样的报表，根本无法及时掌握企业的销售、成本、费用状况，并做出科学决策。
　　 　(二)案例公司实现目标一是完善计划管理体系，包括采购计划、备用品计划、费用计划；规范采购业务、安排备用品生产、实现对各项费用的控制。二是建立控制系统，包括事前计划、事中控制、事后分析，为决策提供准确、可靠、及时的信息。按计划限额领料，直接材料按部门和成本对象归集和控制，及时准确核算产品成本。三是提高财务核算的及时性和准确性。四是加强各部门之间的信息共享。
　　
　　(三)案例公司具体应用 主要分为以下几个步骤：
　　首先，进行采购业务处理。采购是该车辆厂供销处按计划计算出的物资供应计划，通过市场采购、加工定制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需的各种物资的经济活动，采购业务的状况会影响到企业的整体运营状况。生产处根据销售订单制定生产计划，采购计划系统根据分解检查处提供的有关材料定额资料以及生产处提供的生产计划，考虑现有库存情况，生成采购计划。通过系统，可以进行采购订单执行情况的监控，采购暂估情况的查询，采购结算情况分析，供应商存货成本分析；采购物资成本的自动计算并记账。 　其次，进行销售业务处理。销售业务发生时，供销处在销售管理系统中录入销售发货单和销售发票，系统自动冲减库存系统的货物现存量；销售发货单审核后自动生成销售出库单传递给库存系统，库存系统为销售系统提供可用于销售的存货的现存量；财务部根据销售发票进行销售审核，系统根据审核后销售发票确认收入；销售出库单在库房审核后，传给存货核算系统；存货核算系统将计算出来的存货销售成本传递给销售系统。销售系统根据销售收入、销售成本，提供销售毛利分析等。 　第三，进行存货管理业务处理。存货是企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产。为了反映和监督存货的收发、领退和保管情况，该车辆厂对其存货的采购以及收、发进行严格的控制，尤其对生产领料，基本全部采用限额领料单。每次领料都需要明确哪个车间领用，为哪个工作号的哪个车号领用，一方面用于部门业绩考核；另一方面便于产成品成本的计算。产成品、半成品、备品备件等的管理也需要通过表单进行严格的控制。 　第四，进行存货核算业务处理。存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。对其管理除了加强对物的核算外，还需加强对其占用资金的核算。以努力降低存货成本，减少存货资金占用，提高存货资金周转率。存货核算系统就是为满足该车辆厂这种管理需要而配备的，通过存货核算处理，可得到存货周转率的分析、ABc成本分析、实际库存资金的占用额与计划额之间的差额分析、不同期间或不同入库类别的存货的平均入库成本的统计分析等信息。
　　
　　(四)案例公司实施的成功经验一是企业领导的全面支持。信息系统不是单纯的计算机项目，而是一个项目管理体系工程，离开企业领导的支持将寸步难行。二是严格的项目管理。项目管理是保证项目合理、顺利进行的可靠保证，是计划得以实现的基本保证，项目管理涉及计划安排、企业资源的调度等敏感问题。三是严格的时间管理与有效的计划控制。安排好有限的时间与制定合理的工作计划，是项目达到预期目标的关键因素。项目组制定了详细的整体实施计划、指导计划、滚动计划、上线切换时间计划等，同时采取了一系列有效的时间管理方法。四是严格执行项目监控制度。由企业内部的审计部门和软件商的咨询部门组成的监督机构，对整个信息系统的实施进行风险分析和跟踪，及时提出防范措施。监督贯穿于项目从规则、准备、实施到系统运行的全过程，跟踪实施进展和工作质量，保证项目实施得到有效的控制和达到预期目标。
　　随着现代信息技术的不断发展，企业业务处理和信息传递的高度信息化是以软件和计算机控制来体现的，因此，还需要一系列的内部控制制度对人的行为加以规范和分工。只有人机的相互配合，才能发挥计算机的巨大优势。内部控制制度主要是做人的工作，矫正人的行为，需要有相应的组织、指挥和协调能力，培养大批这样的“全才”，显然需要很长的过程。应加大注册会计师对企业内部控制的审计力度。注册会计师出具的内部控制制度评价意见，一方面能够监督制度执行者的行为；另一方面能有效防范风险，保护投资者的利益。而只有在落实中才能发现制定的制度是否合理，这一重任不仅是依靠内部审计和注册会计师审计去完成，还要辅以信息的反馈机制和评价体系为平台，从而对内部控制的实施加以不断的完善和改进。当企业达到一定规模和一定管理水平后，加强内部控制就成为企业发展内在的客观要求，成为企业健康发展的必由之路。
　　
　　(编辑　熊年春)

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