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浅谈如何提高档案利用服务质量

作者:未知

  【摘 要】提供档案利用服务是工程公司档案馆的一项重要的日常工作,它是展示档案管理水平、实现档案价值服务于企业生产经营的直接手段,在档案工作中占有重要地位。论文从档案数字化建设、服务模式多元化、保密与利用三个方面,积极探讨和思考提高档案利用服务质量的措施和方法。
  【Abstract】Providing archives utilization service is an important daily work of archives of engineering company. It is a direct means of displaying the management level of archives, realizing the value of archives and serving the production and operation of enterprises. It occupies an important position in archives work. This paper actively discusses and considers the measures and methods to improve the service quality of archives utilization from three aspects: archives digitalization construction, diversification of service modes, confidentiality and utilization.
  【关键词】数字化;档案利用;保密
  【Keywords】digitalization; archives utilization; confidentiality
  【中图分类号】G271                                            【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069(2019)06-0005-02
  1 引言
  中国核电工程公司档案馆依托核二院成品档案室发展至今,有六十年历史。馆藏量大,涉及领域广、专业多、种类全,涵盖了核工程、民用工程、商用核电站相关的工程设计、商务、设备、科研、文书和会计等文件,凝聚了项目建设者和档案工作者的智慧和心血。随着公司总承包项目顺利推进,项目现场对档案利用需求量日益增加,给传统的服务理念、服务模式提出了新的挑战和要求,如何运用现代化技术提高服务质量,促进利用手段多样化,满足档案服务于总承包项目和公司各业务板块是每个档案工作者应不断思考和解决的问题。
  2 加快档案数字化进程,优化馆藏资源结构
  档案实体可用馆藏容量随着馆藏档案数量的日益增多愈加捉襟见肘,为了保证新项目归档文件的存储空间不得不将大量老工程档案进行异地存放,这给档案利用工作带来不便,在保管上也存在一定的安全隐患。
  为解决馆藏容量不足与归档文件数量大之间的矛盾,避免异地保存带来实物利用不便的问题,工程公司通过加快档案数字化进程,积极开发电子档案管理系统,搭建档案信息网平台,实行电子文件与实体档案双套制管理等措施,有效释放了馆藏占用空间的压力。
  2.1 利用优先,分阶段分重点数字化
  在档案数字化过程中遵循利用优先、分步实施的原则,对于新增项目的各类文件,坚持电子文件与纸质文档同时归档;对于早期库存档案,先重点对异地保存的档案、抢救性保护的珍贵历史档案,以及利用率高的永久档案进行数字化,然后再由点到面、分阶段逐步实施到所有的有价值文档资料。
  2.2 实行鉴定与数字化同步
  从长远利用的角度,公司对早期库存档案进行数字化加工的同时,还应分工程、分种类组织专家进行档案价值鉴定,根据鉴定结果及时剔除已失去利用价值的档案,对利用价值小的工程文档暂缓数字化处理。实行鉴定与数字化同步不仅有利于减少数字化加工成本,加快档案数字化进程,还能帮助优化馆藏资源结构,提高工作效率。
  3 加强档案信息资源建设,促进服务方式多元化
  信息化技术改变了传统的档案服务模式,公司以此為契机转变观念,加强档案信息资源建设,如清华紫光电子档案管理系统、项目现场数据同步的PW系统、CIMS设计信息管理系统和项目文函管理平台等,通过档案信息网平台提供电子档案管理系统检索、全文浏览及通知公告、业务交流、服务指南、留言板等综合性服务,开展大事记、专题汇编,促进服务方式多元化,拓展和深化档案利用工作。
  3.1 完善各种检索工具,提供多途径检索
  一般企业,一个员工查找资料的平均花费时间约占其工作总时间的40%[1],这一数据从侧面反映了档案检索效率低是大多数企业普遍存在的问题,主要原因表现在两方面:档案检索工具种类单一,数据著录标引质量不高,难以满足利用者多角度全方位查档的需求;利用者检索目的不明确,不熟悉检索工具的使用方法,需要依赖工作人员帮助才能查找到所需文档。
  对于有些员工来馆查阅文件无法清楚描述要查的文件信息时,工作人员应发挥熟悉馆藏的优势,为其提供咨询建议或帮助。
  3.2 以人为本效率优先,实现利用效率最大化   传统的纸质文档利用审批手续烦琐,利用者为了查阅一份档案可能需要往返好几次找领导签字,如果碰巧领导开会、出差,就不得不暂时搁置工作。为了解决这一问题,公司着手优化档案利用审批方式,提供档案网上电子审批流程,员工通过登录档案网站提交利用权限申请,这样即使领导在外地出差也能及时签字审批[2]。
  档案信息网平台实现了将馆藏实体文件从有形的档案馆成功迁移到虚拟的数字档案馆,信息化技术使不同介质档案转换为可被计算机识别的信息,不仅扩大了档案利用范围,也满足了员工通过查阅文字、图像、音频、视频等信息全面了解文件背景的需求。档案网站全天24小时提供利用服务,实现了利用者足不出户随时登录网站查找档案的需求,提高了档案利用效率[3]。
  3.3 深度挖掘档案资源,提供档案编研服务
  充分发挥熟悉馆藏的优势,根据利用对象、专题、时间或文种等特征深度挖掘档案资源,为利用者提供深层次利用服务,如大事记、文件汇编、科研专题及技改专题等。
  4 正确处理保密与利用的关系
  很多档案部门存在重保轻用、谈秘色变的现象,致使大量有利用价值的档案锁在深闺无人识,造成档案资源的浪费。如何正确处理档案保密与利用之间的关系,需要档案部门解放思想、端正态度,加强制度建设,进一步做好保密前提下的档案开放利用。
  4.1 加强档案库房的安全管理
  档案库房安全管理是档案保密工作的重点,工程公司的档案库房符合相关标准规范,确保阅览室、办公室和库房三者分开,并配备必要的设施设备、建立健全管理制度为档案安全提供良好的储存环境和制度保障。同时也重视人因对档案保密工作的影响,规定库房管理员作为安全管理制度的直接贯彻者和执行者,要加强人员、档案出入库管理,负责对接收入库的文件质量安全进行监督,保证档案内容完整有序可利用;要落实每日安全巡检,及时了解库房设施设备的运行状况,做好“九防”工作;要熟悉重要馆藏的分布位置,掌握突发事件应急流程和安全保密管理要求;还要通过不断学习档案专业知识,掌握档案保护技术,提高业务技能。
  4.2 做好涉密档案的安全防护
  涉密档案应与普通档案分开存放、单独管理,对涉密档案的管理应实行分级管理、分层负责制度,设置专职涉密人员负责涉密档案的接收、保管、提供利用和销毁处置,做到档案出入库管理过程和各环节可追溯、无疏漏、不遗失、不泄密。
  4.3 建立健全文档利用管理制度,做好不同密级档案的利用工作
  依据国家、集团以及公司对文档管理的有关规定,编制文档利用管理规定,从利用目的、适用范围、职责和规定等方面规范档案利用工作内容和流程,为公司员工、项目现场以及外部协作单位提供网上查阅、实体查阅、外借或复制四种利用方式,并分别对纸质档案查阅、网上查阅、电子文件下载及原文浏览等权限进行控制,以确保不同密级的文档在使用过程中安全可控。
  为最大限度满足文档利用需求,提供方便快捷的利用服务,公司按照文件密级规定:查阅非密档案时,员工可选择去阅览室借阅纸质档案或登录档案网站查阅电子文件;查阅商密或内部受限的文档,需履行相应的审批手续后方可提供相应的服务。
  加强涉密文件的利用权限控制,在安全保密的前提下提供利用。作为国家一级保密单位,公司要求对不同介质、不同密级的涉密文件的利用对象、范围进行严格控制,规定涉密电子文件一律不提供网上浏览和借阅服务;绝密级文档必须经公司总经理签字批准,在档案涉密人员监督下,在绝密档案阅览室查阅,不得摘抄、拍照;机密级文档要经过部门领导及公司主管领导签字批准、秘密级文档要经过部门领导签字批准后才可提供利用,如果所借文档不是本部门产生的还要经过设计院领导签字才可提供利用。
  5 結语
  提高档案利用服务质量应该多从方便利用者的角度来开展工作;在确保档案信息安全的前提下,积极运用现代化技术手段开发新型的安全高效的利用工具,最大限度地开放利用档案。在利用过程中还要加强利用效果双向沟通,重视利用反馈信息的统计分析及时调整档案管理工作重点和服务方向,提高档案利用效率,实现档案价值造福于社会的愿望。
  【参考文献】
  【1】武钺.EPR核电工程文档管理系统设计的挑战、应对及实践[J].档案学研究, 2014(2):71-75.
  【2】陈兆祦,和宝荣.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,1986.
  【3】张蔚.涉密档案信息的合理利用[J].中国档案,2012(4):66-67.
论文来源:《中小企业管理与科技·上旬刊》 2019年6期
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