科研单位的科研档案管理工作探析

作者:未知

  摘 要:在我国现代科研管理中,科研档案是其中的重要内容,对科研工作的开展有着重要的影响。本文先对科研档案的特点进行分析,然后对科研单位的科研档案管理工作所存在的问题进行阐述,最后围绕如何加强科研档案的管理工作进行分析。
  关键词:科研单位 科研档案 管理工作
  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2019)08-00-01
  前言
  所谓科研档案,指的是在科研活动过程中,科研单位通过各种形式记载下来的材料,这些信息、材料对于今后科研工作的开展有着重要的影响。随着档案法的颁布与实施,再加上科技的日渐进步与发展,为档案信息的传播提供了有利的条件。但是,在一些科研单位中,科研档案的管理工作还存在着一定的问题,下文就科研档案管理工作的开展进行简要的讨论。
  一、科研档案的主要特点
  1.系统性
  科研活动有着规律性的特征,它的开展是各环节相衔接的,所以形成的科研材料一般是具有系统联系的文件组合。在科研档案中,包括科研计划、论证材料等,还包括课题成果的总结鉴定材料。
  2.专业性
  科研项目所包含的内容较为广泛,例如有自然科学,也有人文科学。因此,科研材料的内容也包含了不同科学的内容,在这些材料中,包含了对各种物质的总结,还有对各种现象规律以及特点的总结,所以其科学性较强。而科研档案是对这些规律、现象的准确反映,所以其专业性非常强[1]。
  3.阶段性
  学科不同,那么所形成的科研档案材料也会有所差异,但是这些档案材料都会显示出不同的阶段特征。一般来说,都会经历从准备、实验、总结以及应用等几个阶段。因此,科研档案的工作开展也具有阶段性的特征。
  二、科研档案管理中所存在的主要问题
  1.档案管理不够完整
  科研档案材料主要分为以下几种:(1)成果性材料、(2)原始性材料、(3)过程性材料。当前,在一些科研单位的档案管理中,对这几种材料的重视程度有所差异。一般而言,许多科研单位对成果性材料都更加的重视,对过程性材料以及原始性材料有所忽视。另外,在科研档案系统之中,对于成果性材料、鉴定性材料的涉及要更多,而对于一些具体的计算数据,或者是对原始材料记录等涉及较少。这样一来,就导致科研档案管理的管理不够完整。
  2.档案中技术性材料相对较少
  科研档案对于科研活动的开展有着重要的影响,而科研活动有着很强的技术性,因此科研档案材料应当以技术性材料居多。如果科研档案中缺乏技术性材料,那么就不利于科研人员解决相应的科研问题,不利于科技的创新[2]。事实上,科研档案的技术性材料包含了科研人员的创新思想,将这些材料归档起来对于后期的科学研究具有积极的意义。但是,在一些科研单位中,科研档案材料缺乏技术性材料,主要以一般性材料为主。
  3.档案材料的记录不够规范
  当前,在一些科研单位中,科研档案工作人员缺乏专业的档案管理意识。在档案管理过程中,对于档案的书写纸张缺乏统一的规格,另外在音频文件的处理上也有所问题,导致音频文件不够清晰。科研档案的准确与否、规范与否,是在其形成过程中决定的,其形成过程其实就是将科研文件转化成科研档案的过程。而这个过程中又受到科研人员的影响,他们专业能力的高低,工作态度的端正与否,都会影响科研档案的完整性、规范性、专业性。
  三、如何更好的开展科研档案管理工作
  1.建立一个完善的科学管理制度
  科研档案是对科研课题研究过程的反映,却又不局限于某一项成果,不局限于某一项科研课题,它是课题与学科之间的综合反映,所以科研档案材料具有专业性、阶段性等特点。而要想使科研档案发挥其优势,就需要建立一个科学的管理制度。因此,科研单位需要遵循国家所颁布的相关规定,如《科学技术档案工作条例》,对条例中的“完整、系统以及安全”等要求做好归档,防止科研档案出现零散在外的现象。为了实现这一点,科研单位需要将档案工作与以下几方面的工作的紧密的结合起来,(1)课题管理、(2)成果管理、(3)计划管理等,在单位内部建立一个合理的归档程序,以保证档案材料的完整性、准确性,从而实现档案管理工作的规范化[3]。
  2.提高科研人员的档案管理意识
  在科研档案形成中,科研人员发挥着巨大的作用,他们档案管理意识高低对档案管理工作有着重要的影响。若他们的有着较强的档案管理意识,那么就有助于科研单位档案管理工作的科学化、规范化,反之,则会制约档案管理工作的开展。因此,科研单位需要加强对科研人员的培训与教育,使他们认识到档案管理工作对于后期科研活动的意义,这样他们就会端正工作态度,更重视档案管理工作的开展。
  除了要提高他们的档案管理意识,还需要提高他们的专业素质,在单位内部建立一支科技知识技术较为丰富,创新意识较强的档案管理队伍。这样一来,就有助于档案管理的现代化发展,能够推动科研单位档案管理工作的进一步发展。
  3.实现档案管理的现代化
  随着社会的发展,科研档案的数量也在逐渐增多,而社会各界对于科研档案的需求也呈逐年递增的情况。而传统的档案管理手段存在着一定的局限性,对于当前所出现的问题很难进行解决。故此,科研单位需要与时俱进,将现代信息技术应用到档案管理之中。例如,建立专属于本单位的档案管理系统,对所收集的档案信息进行归档,并设置相应的权限,以实现对档案的保护。那么与传统的纸质档案管理方法相比,这种现代化的档案管理系统能够提升工作的效率,有助于档案的信息共享。
  结语
  综上,科研单位的科研档案具有专业性、系统性以及阶段性的特点,其档案管理工作的好坏会影响后期科研工作的开展,更会影响科研单位的发展。当前,在一些科研单位中,档案管理工作还存着一定的问题,这使得科研档案不够完整、规范。因此,科研单位要建立一个完善的科学管理制度,确保档案管理工作有制可依;要加强对科研人员的培训,提高科研人员的档案管理意识;还需要将现代信息技术应用到档案管理之中,实现档案管理的现代化。
  参考文献
  [1]习浏.新时期农业科研单位档案管理工作现状、问题与对策——以湖北省农业科学院为例[J].湖北农业科学,2018,57(16):105-108.
  [2]郭有琴.農业科研单位档案管理工作的几点思考[J].发展,2018(06):86.
  [3]王杨,李林芝,张妍宇.对林业科研设计单位干部人事档案管理工作的思考——以国家林业局昆明勘察设计院开展干部人事档案专项审核工作为例[J].林业建设,2016(05):32-34.
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