新农村建设办公自动化环境下的文书档案管理
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在自动化办公中文书档案的管理具有重要的促进作用和意义。本文以办公自动化环境下的文书档案管理为主题展开探讨，首先重点分析了文书档案管理在自动化办公环境中的意义，总结了自动化办公环境中应用文书档案管理的主要优势，同时也根据所存在的问题提出针对性较强的有效管理策略。
当前在经济的迅速发展中使得科学技术水平也得到了迅猛的发展。当前的现代信息技术和通讯技术已经在社会经济的推动下实现了有效的推广和进步，自动化办公技术在信息技术和通信技术的共同作用下得到有效提高。全新的办公技术环境下传统的文书档案管理工作面临巨大的考验和冲击，因此积极转变文书档案管理理念和管理模式是当前办公自动化环境发展的迫切要求。日新月异的办公自动化技术不仅为文书档案管理提供了发展的新机遇和便捷发展条件，也为文书档案的管理带来了挑战和冲击。
一、当前在办公自动化环境中加强文书档案管理的重要意义分析
1、极大促进文书档案管理工作效率的提升
传统的文书档案管理工作效率堪忧，因此办公自动化环境下积极改进的文书档案管理模式，在办公效率上会获得较大幅度的提升。传统的文书档案管理工作之所以工作效率不高，主要在于档案管理的内容整理和收集完全依赖人工操作，因此人工操作出现的失误率较高并且工作效率始终有待提升。在自动化办公环境中文书档案管理不在完全依靠人工完成相应的工作任务，而是要依靠各种办公自动化软件通过信息技术处理文书档案内容，这样既降低了人为工作的强度，迅速提高文书档案管理工作效率的同时，有效提升了文书档案管理工作的规范性。
2、有效共享数据信息
在当前的办公自动化环境下，传统纸质的文书档案管理观念已经无法适应当前的自动化办公环境发展需要，电子化的文书档案管理方式正在逐渐替代纸质文书管理方法。由于传统的文书档案管理需要利用较大的文件存储柜子或者是档案室来专门收藏文书档案，因此经常需要面对档案和文书的分离管理问题，这样在查询和使用中不仅非常不便，还要占据较大的存储空间。因此传统文书档案的利用效率较低。所谓的信息化电子文书档案管理是利用电子信息资源代替纸质文书档案，这其中主要依靠计算机信息技术，有效实现了档案与文书的一体化使用和管理，最终为相关部门提供了高效的分享与传输，使得电子文书档案积极发挥自身的价值与优势。
3、积极促进文书档案管理规范化的提升
随着自动化信息管理系统的使用，电子文书档案的管理都要符合标准和要求，因此文书档案的录入和产生以及管理都是自动化系统管理的结果，所有文件和档案的管理标准相同且一致，所以越来越规范化是自动化办公环境下文书档案的发展趋势。
二、当前文书档案管理在办公自动化环境中存在的主要问题
1、自动化系统与文书档案管理脱离，由于当前部分单位在自动化办公系统内并没有纳入文书档案管理工作内容，因此文书档案管理工作与自动化办公系统相脱节，档案与文件仍然分离管理，二者无法形成统一关系，这不仅降低了文书档案管理的工作效率，也无法从源头上保证档案信息的真实性。
2、转移了工作重点，部分单位仍然没有办法将传统文書档案的工作重点进行转移，仍然以传统文书档案管理工作内容为主，使得办公自动化环境下文书档案工作的推进受阻。
三、提升文书档案管理效率在自动化办公环境中的实施策略
1、实施档案与文书的一体化管理措施
档案室由各种文件形成的，在日常的办公中可能多个数量的文件最终才能形成档案，因此专业意义上的档案就是指综合归纳总结多个文件后的文件汇编材料，因此文件与档案之间存在较为密切的联系。档案与文件之间也存在着不同的地方，如文件本身比较杂乱而且文件是按照一定的时间顺序产生的，而档案是要对文件进行有序整理和排列后才能形成的。在自动化信息系统的管理下，档案与文件的差别正在逐渐消失，只需要对文件排序后保存即可成为档案。
2、相关部门形成有机配合工作个体
传统的文书档案管理中几乎涉及的部门都是独立的个体，需要在每个文件上都标注好细节问题，例如作者和时间等才能完成归档，但是自动化办公环境下的文书档案管理则不同，在对文件进行重新归档时不需要重新分类和处理，只需要整理出存档的顺序和目录即可。电子文件是自动化办公环境下的衍生事物，只有积极顺应电子文书档案管理的需求，积极加强信息技术部门与档案管理部门的有效配合，才能顺利完成电子文书档案管理和归档工作。
3、有效提升文书档案管理的标准化和规范化
当前网络化的文件在管理工作中可以顺利实现每一个细节的处理和考虑，因此在自动化办公系统中所有的文件和档案管理都在统一标准和规范下完成，所有的文书档案在前期的生成阶段就已经落实了细节考虑并明晰了各个部门的责任和管理要求，文书档案的存档流程更加清晰顺畅，所以电子化的文书档案一经生成便不需要在参入过多的处理。
总之，信息技术和计算机技术的持续进步有效推动了办公自动化技术水平的提升，文书档案管理在这样的环境下也需要积极面对转变和改进，认真审视传统文书档案管理问题，积极利用现代化科学技术有效推进新型文书档案管理工作的步伐。
（作者单位：150029黑龙江省哈尔滨市农业科学院）
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