关于档案信息资源的开发利用与整合

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　　[摘 要]档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，在新形势下应充分发挥基本功能，不断拓展社会功能，关于档案信息资源开发利用与整合，引发了人们的思考。
　　[关键词]档案；信息资源；开发利用；整合
　　[中图分类号]G271.2 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）05 ― 0123 ― 02
　　档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，在新形势下应充分发挥基本功能，不断拓展社会功能，关于档案信息资源开发利用与整合，引发了人们的思考。
　　一、档案信息资源的开发利用，包括以下六个方面
　　1. 开发利用工作的主体是档案工作者，即各级各类档案馆（室）从事档案信息开发利用工作的部门和工作人员，他们处于开发利用的主导地位，是决定开发利用工作成败的关键。
　　2. 开发利用的对象是馆（室）藏档案资料，它们是开发利用的物质基础。馆（室）藏档案资料包括档案原件，同时也包括对原件内容进行筛选、加工、转化而来的二次文献或三次文献，以及各种资料。
　　3. 开发利用的客体是本单位或社会上的档案信息利用者，他们是档案信息开发利用的最终受益者，同时也是开发利用活动的检验者。档案信息开发利用的成果，其产生的经济效益和社会效益必须通过利用者去实现。利用者并非简单地、被动地接受档案信息，而是有选择地接收利用档案信息。
　　4. 开发利用工作必须借助于一定的工具和手段。档案信息资源具有原始性、分散性等特点，档案工作者要快速、准确、系统地提供利用者所需的档案信息，必须运用各种检索工具来准确、及时地选择、发现、定位利用者所需的适用信息，并通过各种工具来进行科学加工和处理，及时将信息定向或多向传递给特定利用者。
　　5. 开发利用的任务是实现档案信息的共享，即把馆（室）藏档案，通过多种渠道和方式进行选择和传播，使之流动和共享，以此激活档案中蕴藏的知识和信息，实现一定的经济价值或社会价值。
　　6. 开发利用工作的目的是最大限度满足社会的档案信息需求。社会需要是开发利用的前提和动力，开发利用的目的就是为经济社会发展服务。
　　二、档案信息资源开发利用的基本原则
　　1.服务原则
　　开发利用工作是以服务和满足社会需要为生存与发展条件，其实质在于提供档案信息为社会实践服务，因此，服务于社会是它的根本目的和总的指导思想。
　　贯彻服务原则，最重要的是档案工作者必须明确服务方向，坚定服务思想。明确服务方向，是指档案信息资源开发利用工作要具有正确的方向，应当随着党和国家工作重心的转移而转移，为中心工作服务，要适应社会多方面档案信息利用的需求。坚定服务思想，就是要求档案工作者明确档案工作为社会各方面服务的思想，树立良好的职业道德，充分发挥主观能动性，研究掌握档案信息利用需求的特点和规律，千方百计地为利用者提供方便。
　　2.开放原则
　　在开发利用工作中贯彻开放原则，是《档案法》赋予档案部门的职责，它符合档案信息发挥作用的根本规律，也是社会发展的必然趋势。
　　开放原则就是要求档案工作者在开发利用档案信息工作中，要在遵守国家有关法律法规前提下，最大限度地解放思想，根据社会实践利用档案的需求，最大限度地提供档案信息，实现资源共享，充分保障利用者利用档案的基本权利。
　　3.法制原则
　　法制原则是开发利用工作必须贯彻的重要原则之一。由于档案信息具有一定的机密性，决定了在档案信息资源开发利用中必须设定必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。档案信息在开发利用中不能失、泄密，否则就要触犯法律。《档案法》等有关法律法规，对档案开放时限、内容控制范围、服务对象、内外有别等都作了详细规定，是每个档案工作者在开发利用档案中必须牢牢把握的。
　　遵循法制原则，要求档案工作者在开发利用工作中以法律为准绳，做到既要进一步开放档案，促进档案信息的充分合理利用，又要严格坚持保密，保障党、国家和人民的利益不受损害。
　　4.效益原则
　　遵循效益原则，就是要求档案开发利用工作要讲求实效，能为社会提供更多有价值的、社会需要的档案信息。为此，档案部门在实际工作中要强调开发利用工作与效益的统一，不能为开发而开发，而是以它作为实现效益的手段和途径，以取得效益为目标，创造性地、有针对性地开展档案信息资源开发利用工作。
　　上述四个原则是一个统一的、不可分割的整体。同时，档案信息资源开发利用的过程，也就是档案资源整合的过程。
　　三、档案资源整合的含义和理论基础
　　档案信息资源整合就是对分散在本行政区域内各系统、各部门和各单位的档案通过科学分类整理编目和数字化处理，将档案实体和数字信息及查询系统资源通过实体收集或虚拟归档方式收集，集中保管利用，达到档案的物理资源整合、数据资源整合和查阅利用系统的整合，实现档案信息资源共享的工作。
　　全宗理论是整合档案信息资源的理论依据，一个全宗的档案不能分散，它是一个有机整体。为了保证国家档案全宗的完整性，必须坚持集中统一管理的基本原则，整合档案资源，维护全宗的完整与安全，维护党和国家的历史真实面貌。
　　四、档案资源整合的现实意义
　　1.档案资源整合是社会发展对档案利用的新要求
　　档案部门只有通过档案信息资源的整合，才能为社会提供利用档案信息储备物质保证和条件，才能最大限度地满足人们利用档案信息的需求。专业档案主要是以系统专业主管部门管理，其形成专业档案主要是立档单位或专业档案馆收集保管；专业档案服务的对象主要是党政机关和各级领导，局限于本单位利用。从而形成了管理上条块分割，档案资源分散，国家综合档案馆档案资源匮乏，档案部门服务功能衰减的局面。这与当今所处的有计划的市场经济和时期，经济社会快速发展、社会各界人民群众对档案信息的需求相比，是极不协调、很不适应的。档案资源整合要通过各级国家档案馆对本行政区域内的档案资源实行集中统一管理，变专业档案的多头管理和分散保管为国家综合档案馆集中统一管理，调整国家档案资源归属与流向，优化国家档案资源配置，建立覆盖社会各方面的档案资源体系，最大限度发挥其作用，满足新时期社会各界利用档案的需求。 　　2.档案信息资源整合是档案馆固本强身的需要
　　整合档案资源是档案馆工作的物质条件，是档案馆固本强身的基础性工作。在全面建设小康社会，促进社会和谐发展新的历史时期，各级国家档案馆首要任务是加强档案资源建设，通过改革档案管理模式，强化档案接收和征集工作，整合资源，改善结构，丰富馆藏，尤其是把满足人民群众物质文化需求的服务民生的档案收集进馆。一方面只有将分散在各个部门和单位的档案资源和现行文件进行集中，才能完善档案馆实现基本功能的基础条件；另一方面对档案资源进行优化配备和开发利用，才能变多头管理为集中管理，变档案分散为集中，由无序到有序，从纸质到电子；才能变被动为主动，依法向社会开放利用档案，增强服务功能，提升服务质量。
　　五、档案信息资源整合的方法和途径
　　1.确立整合档案资源的目标
　　档案行政管理部门和档案馆要明确档案工作服务经济社会发展、服务民生的重点，尽快改变馆藏以文书档案为主，兼有少量的科技档案、专门档案和部分不系统的民生档案的状况，强化档案行政管理部门的主体地位，对本行政区域内档案工作实行有效监管，理顺档案的归属与流向，加大档案接收、征集力度，将重大改革、重大活动和重点项目档案和涉及民生的户籍、婚姻、生育、就业、土地、林权、移民、房产、医疗、保险等档案和已公开的现行文件进行整合，夯实档案资源基础；以为民、便民、服务民生为出发点，除在档案馆建立档案信息数据库，形成档案信息孤岛外，还要将开放的档案信息和已公开的现行文件经过数字化加工，上传到英特网；通过党政办公专网备份各党政机关单位的现行文件，形成电子档案，供党政机关共享，并及时将其电子文件和机关档案目录数据离线充实到档案馆档案信息数据库孤岛，从而实现到档案馆现场查阅、上英特网在线查询和办公专网查阅的利用系统。
　　2.采用科学的档案信息资源整合方法
　　档案资源整合是一项专业性很强的工作，必须要有先进的理念、先进的设备和科学方法，才能实现既定的目标。在理念上要坚持“三高”，高起点、高标准、高效率；设备配置“三机”，计算机、复印打字机和扫描仪；收集方法上三种途径，档案实体整合、档案数据整合和档案利用系统整合；传输上三个网络，档案馆局域网、党政办公专网和英特网；利用上三种方式，档案馆查阅大厅现场查阅，党政办公专网上查阅和英特网上在线查阅。
　　通过档案资源整合，强化了档案资源集中统一管理的原则，保证了国家全宗的完整性，安全性，利用有效性；为建立档案工作的资源体系、安全体系和利用体系创造了基础条件；实现了档案工作由封闭型向开放型转变，强化了档案信息的服务功能。档案资源整合是一项管理体制和服务机制的创新，但也存在着不同程度地对档案室工作的削弱现象，需要在今后工作中不断改进完善，实现档案馆工作和档案室工作的双羸。
　　六、档案信息资源的开发利用与整合离不开档案网站建设
　　随着国际互联网络在世界范围的迅速发展，信息资源的全球交流与共享正在变成现实，档案网站也如雨后春笋一样迅速发展起来，成为档案部门对外提供服务的新窗口。
　　档案网站有广义和狭义之分。广义的档案网站是指一个应用框架，它将各种档案应用系统和各类档案信息资源集成到一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，从而建立起档案部门面向各类用户的信息通道。狭义的档案网站，是指基于互联网对档案信息资源进行集成并提供有关档案信息服务的应用系统。这里主要从狭义的角度叙述。
　　档案网站建设是档案馆拓展服务功能和档案信息化建设的重要内容，它应是一个集多项功能于一体的开放性服务窗口。其基本功能包括以下几方面：
　　1. 档案信息服务功能。这是档案网站的基本功能，也是区别于其他网站的本质所在。建立档案网站的主要目的是向社会公众提供档案信息服务，使档案用户借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。为此，档案网站应该提供尽可能丰富的档案信息资源和在线查询服务。
　　2. 宣传功能。档案网站的宣传功能有两方面：一方面，它可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具，可以利用馆藏档案资源进行宣传；另一方面，通过网上档案展览、档案公布等形式，开展传统历史文化教育和爱国主义教育，发挥档案网站的社会宣传教育功能。
　　3. 网上办事功能。档案信息服务只是公众单向的从档案部门接收信息，却无法向档案部门提出要求。因此，档案网站还需要在档案信息服务的基础上，增加动态咨询服务，实现网上办事，达到档案部门与公众之间的双向互动。如档案行政许可的申请和办理、档案业务培训的报名与确认、查阅档案的请求与回复等。
　　4. 交流功能。通过网上对话、留言板与网上调查、网上投诉、电子信箱等方式，档案网站可以起到档案部门与公众之间交流的信息桥梁作用。应建立相应的回应机制，对公众的建议和意见要及时反映并做出有效处理。
　　“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，档案工作者探索的脚步永远不会停止，在新的形势下，档案工作者一定要把握机遇，迎接挑战！〔责任编辑：谭 蕊〕
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