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转变思维模式 创新高校财务管理

作者:未知

  摘 要:当前高校财务正处于由简单记账的基础会计向精细化的财务管理转型期,高校财务面临着双重压力:一方面随着学校经济总体量的不断增长,传统的基础会计面临着人手不足的压力;另一方面在完成日常服务的基础上又增加了许多管理信息输入和数据分析工作,力求合法合规并有效率地使用资金。如何解决面临的压力,实现顺利转型,是高校财务管理者需要积极面对和思考的问题,笔者对工作进行了重新梳理、理论体系的再次整合与提升,认为只有转变思维模式,大胆创新才是唯一出路,财务管理的发展路径设计要围绕个体、学校与社会三者发展的和谐要素进行设计,以实现高校建设发展的终极目标。
  关键词:财务管理;目标;问题;解决;诚信;制度;流程
  一、 财务管理的窘境
  一方面,随着高校经济体量的不断增长、业务复杂程度的加大、资金来源的多元化,传统的报账方式已越来越满足不了精细化管理的需求,目前高校报销服务窗口与师生数量之间的配比一般平均为1∶1000,而每个窗口可处理的日平均业务量至多是1∶200笔。这中间的差异就势必会造成待处理业务积压量,形成财务人员长期超负荷工作的现实。
  与此同时,由于高校建设方对资金的合规合法及效率性要求的不断提高,又增加了许多管理信息输入和数据分析的要求,财务部门常常不堪重负、疲于奔命。
  二、 财务管理目标
  如何将高校财务从这个窘境里解脱出来,我们不妨先分析一下高校财务管理的终极目标,就是从本源去思考高校财务管理是为了完成什么、实现什么这两大本源问题。只有弄清本源,才能更好地解决实际面临的问题。
  1.财务管理的基本职能
  财务的基本职能,无非是让投资者和管理者清楚资金的投入、使用及结余情况。而财务管理更高层次的职能是通过财务分析,让投资者和管理者进一步了解资金使用效果与风险,通过管理实现资金投入目标。而高校校财务不同于企业财务,由于它的非营利性,并不需要提供利润的实现情况。或者说目前的账务设置是无法直接反映单位学生或科研成果的制造成本和社会效益的。高校财务目前起的作用是保證资金使用的合法合规性。
  2.财务管理措施设立的假设
  对国家而言,高校是培养高等人才与科学研究的重要场所,对个人而言是完成教学和科研任务,并获得相应报酬和实现个人价值之地。当国家与个人目标能够一致时,高校财务就更多地体现为服务职能;在不能完全一致甚至冲突时,就更多表现出其监督职能。目前高校财务更多地表现为监督职能,各种监督措施设立的必须性是以报销者有不良企图的可能性为假设前提的。
  然而需要我们认真思考的还应该有管理中涉及的人的因素,霍桑实验的结果表明:管理不仅是对物质生产力的管理,更重要的是对有思想、有感情的人的管理。人的价值是无法估量的,是社会上最宝贵的资源,是生产力中最耀眼的明珠。只有最大限度地开发人力资源,切实树立“重视人、尊重人和理解人”的管理思维模式,企业的发展才可能有美好灿烂的未来①。
  3.高校财务管理的终极目标
  理想状态下,高校财务管理的终极目标应该和高校的主体目标是完全一致的,即为高校的两大目标“育人和科研”服务。
  三、 财务管理中三个突显问题
  1.诚信危机
  近几年来,国家对高校进行了多次财务检查,结果表明,高校的财务管理现状并不理想,利用假票据与假业务套取资金的事情屡有发生。
  2.规则不清、流程不顺
  很多服务对象报怨,学校的财务制度条款繁多,有时无所适从。往往为报销一笔款要到多个部门盖章,而财务人员个体对风险评判的差异性,即不同的裁量权,也会影响报销业务的进程。资金使用方和管理方都花费了大量的人力物力在真实性取证上。
  3.财务人员的工作状态堪忧
  传统的财务工作让会计人员周而复始地重复劳动,时间长了就会有惰性和倦怠,加上职位上升机会有限,久而久之易形成缺少进取、沉闷懈怠和混日子的状态。
  四、解决问题,实现财务管理的终极目标
  1.如何解决诚信危机问题
  (1)让制度为诚信提供合适的环境。目前还存在不少经济活动合理不合法、合法不合理的现象,需要管理者具体分析各类现象,制度建设上要紧密跟上,为合理又必要的经济活动开辟政策途径。这样为诚信行事提供制度环境,如果那些合理而必要的经济活动缺乏政策途径配套,总要依靠打政策擦边球甚至舞弊行为才能解决,久之就会让制度失去威严,学者失去诚信。这种影响力会超过其他任何一个行业,因为高校还有一个更重要的职能就是教书育人,很多财务报销还是学生自始至终参与的,对他们的耳濡目染,会直接影响我们未来人的诚信教育。教育是育人的事业,而教师是教育事业的第一资源。因此,我们一定要正视这类问题。大学是学生们走向社会前的一个重要大课堂,这个课堂将不仅仅传授知识,更应该让他们知道在社会上立身行事的根本就是“诚信”二字。
  (2)转变管理思维,变事事审批为信用机制。建议实行资金使用信用制,对部分资金实行诚信包干使用,将这部分资金使用的各种形式要件进行标准化要求,凡完全符合标准化要求的资金实现绿色通道报销,只对不符合标准化要求的但又确有实际需要的资金支出进行人工审核。而每年对绿色通道报销的资金进行抽检,抽检合格率达到百分之百的可以次年继续进绿色通道报销,抽检合格较低的,取消绿色通道资格或按抽检合格率来确定免审率,并对不能通过审核的资金,要求使用方退款处理。这样就可以减少财务审核的工作量,也慢慢形成资金使用方的责任心与资信度。
  绿色通道的做法具体为,财务软件上进行简单人机对话,按对话框逐项提交如机票、火车票、住宿费发票及合同等形式要件,自己确认是否已完全按要求提交形式要件,设立层级金额管理,金额较少的款项会实现机器自动通过,而金额较大的经过财务人员网上审核后也可直接报销。想要实现这一管理方式,就需要从软件设置的理念上进行变革。   (3)让失信没有生存空间。对于提供假单据或真单据假业务的作假行为进行非常严厉的处罚,让教师意识到:为师者作假是损师德、失师德的行为,是一件可耻的事情,要重师德守信用,形成信用机制的良性循环。
  2.如何解决规则不清、流程不顺的问题
  (1)规则设定上要清楚明了且易操作。随着财务管理精细化要求的提出,管理规定与条款也更加烦琐与复杂,让服务对象很难记清记全,出现报销过程不停补材料补手续的现象。如何解决这个问题,一是让流程尽可能地高效简洁、便于操作,应该是设计流程的首要目标。二是逐渐实现电子化审核流程,不要让我们的报销人员往返于各个部门的签字之间。要实现的理想化的状态是:只要按要求提供所需材料,报销人员就基本完成任务,其他事宜就会自动进行中。
  (2)管理制度表述上要简洁清晰。规则与流程的表述在管理上往往易被忽视,管理者往往重制定轻表述,在制度表述上应重视以下两点:一是表述内容上应该将总流程划分出外部流程与内部流程,外部流程是服务对象应该明白和遵照的,而内部流程是财务人员处理业务的流程。给服务对象表述的应该是外部流程,不必把内部流程掺杂进来,让服务对象很难记忆或难以理解。二是表述形式上应该尽量简洁清晰,甚至可以用高校论文中常爱用的关键字来表述,当然也欢迎有才者编写成耳熟能详朗朗上口的宣传语言。
  (3)和谐的服务环境。尽可能地实现校内网上签阅管理,减少报销人员为报销到处跑章的状态。
  (4)学校资源整合。服务大厅人性化,将服务大厅装饰成为一个宣传校园文化的重要地方,可以与宣传部、图书馆、学生处等多部门联合商议,不仅完成财务报销事宜,同时可以成为一个理解校园文化的领地、学习零碎知识的场所。
  (5)优化和流程再造。传统的会计核算已越来越无法适应高校的发展需求。约翰逊和卡普兰在《管理会计兴衰史:相关性的遗失》中提到,20世纪80年代初,“许多文章和著作已对美国企业的管理者目光短浅和过分依靠财务业绩的急功近利做法提出批评”,这种批评还来自管理者阶层内部,约翰逊和卡普兰在引用了对230位企业首席执行官的调查资料后指出,他们中的绝大多数人承认,美国企业管理过分关注短期业绩,牺牲了对组织更为重要地对长远发展的思考,这是因为他们受到年复一日的短期业绩评价的压力,而“日本、德国、瑞士正在教导我们,需要关心长期性的结果”。传统以财务会计为主的财务管理工作的局限性是多方面的,主要包括了以下几点:过于偏重“历史性”和“向后看”;缺乏解释未来业绩的预测能力;鼓励短期的或不正确的业绩;可行性不强;缺乏时间信号;太过笼统和综合,不利于指导管理活动;反映的是职能而不是职能交叉的流程;对无形资产的估价不够充分。②笔者建议将财务管理与事务管理结合起来,实现业财相融。分析服务人员与业务复杂程度的配比关系,观测每一道流程完成所需时间,引入车间流水线作业管理技术,研究可简化程序、动作与流程。控制点设置与管理效果及目标相匹配,财务服务与监督应该与业务流程相结合,进行流程改造。
  流程再造重点为:一是简化不必要程序;二是标准化作业;三是嵌入预测分析及评估功能;四是将财务与业务流程一体化,减少不必要的重复程序,如资产管理业务会涉及资产管理部门、财务部门、科研管理部门、使用部门等多个部门,应将预算申请流程、审批流程、购置流程、资产登记流程、资产盘点流程、资产报损及盘盈流程进行全面设计,部门之间数据共享并实现互相监督;五是从学校高度去设计整个内控程序,而不是以各个行政部门为单位,各自为政,多部门实行电子网络窗口一条龙服务,引入企业ERP概念,建立高校的资源管理系统,实现电子单据一体化服务窗口。优化报销平台,让平台起到“快递小哥”角色。六是对批量业务进行批量业务申报服务。
  流程再造能实现的理想目标是让教学科研人员能最大限度地实现足不出户或足少出户便能解决财务报销问题。
  3.如何改善高校财务人员生存发展状态
  (1)建立优秀的组织文化。优秀组织文化应具备的特征:这个群体有较为清晰的团队目标和使命,成为一个学习型的组织,具有清晰的服务目标和发展动力,具有集体归属感。爱国、爱校,爱集体也要爱自己。在财会人员中塑造起服务精神、创新精神、研究精神、自律自尊上進的人文文化势在必行。
  (2)建立优秀的人文文化。一是引导建立一个关心教育与科研走向的组织文化,让组织有较强的政策理解力、组织使命感。及时将学校整体的发展方向和重大决策和财务人员进行经常性的宣传互动,让这个集体组织具有一定的整体观念和认识水平。二是组织成员在组织中不仅是输出能力与知识,还可以实现个人能力与知识的再提高。纵观美国一流大学的教育目标,可以看出,这些大学都力求在知识增长、技能提高和伦理道德培养这三个方面的协调发展。课程目标日益多元化、综合性,不仅关注知识领域的学习和能力的培养,还注意培养学生终身学习和未来发展的潜能。①同理,管理者也应该重视财务人员的知识增长、技能提高和伦理道德的培养。要知道,在高校学习的学生有受教育的权利,在校工作者也是走出课堂的学子,大学也将是他们继续提升自我的场所,而他们呈现的气质也必将影响整个校园的气质文化乃至全社会的精神面貌。如果工作的人文环境是积极向上的,在自我认知上有对自己的人生设想可以得到实现与升华的信心。组织目标与个人发展目标是能够统一和谐起来的。
  (3)清楚自己的历史使命以及存在价值。当前高校财务管理面临重大转型期,在这个过渡转型需要我们做好大量的准备,目前网上盛行一种说法,会计很快就要失业了,因为有一大批智能化的机器人将要取代会计,实现机器人报账。事实上,报账功能只是财务管理的一个最基本与最初级的功能,花费了我们太多的精力与时间,而我们在这个过渡转型期要做的,不仅仅是高效率地报账,更要实现财务分析、预测、防范与资源再造功能。通过繁杂的数据,看出教学科研费用走向,甚至教学课程和科研项目设置的现状与走向。目前大多数我国财务分析工作的对象是面向企业和经济实体,而高等教育基本处于空白状态,我们的高校财务人员任重道远,大有文章可做。
  (4)营造好的工作环境。为财务人员设计相对独立、安静又利于信息传递的工作环境,环境色彩以蓝色为主,绿色植物环抱的工作氛围。
  (5)加强服务沟通技能的培训。除重视业务技能培训外,还需加强服务沟通技能的培训。总结文明用语,并对突发及意外事件发生后处理得当的态度及方法,并推广鼓励。学习服务对象心理学,把提供最佳服务为己任。熟知服务对象需求,并提供定制服务。分析差旅需求、服务人群特征,进行定点服务。
  (6)清晰未来发展路径。财务转型是指一个企业的财务部门从财务战略、角色定位、组织结构和操作流程的全方位转变。对于处在外部变化动荡环境进程中财务部门应该进行财务转型,改变过去“单体企业”的经验和做法,借鉴成功的跨国企业的先进做法,使财务部门角色向先进、合理方向所做的改善。财务转型不仅包括财务组织中CFO或财务负责人角色的转换,更包括先进技术的应用,以及在信息系统支持等技术支持下的财务组织在职能定位、组织结构、人力资源等方面的优化。高校财务未来发展路径应是实现财务管家功能服务:对学校项目经费进行分析,对项目较多、项目经费较多的项目负责人配套财务管家,设置专项目软件功能,能及时以电子邮件的形式自动向项目总负责人定期发送经费使用情况分析报告、支出预警服务等。
  五、 结语
  总之,要想提高财务管理水平,就需要我们转变思维方式,突破原有定式,大胆创新,实现三个和谐:学校发展与社会发展的和谐统一;学校发展与个人发展的和谐统一;服务人员与服务对象的和谐统一。财务管理的发展路径设计就要围绕这三个和谐要素进行设计,这样才能实现高校的终极目标。
  参考文献
  1. 苑茜、周冰、沈士仓等,现代劳动关系辞典.中国劳动社会保障出版社,2000.
  2. 王华兵,价值型财务管理体系建设.云南大学出版社,2015.
  3. 汪霞、钱铭.世界一流大学通识教育课程研究――以美国大学为例. 南京大学出版社,2017.
  (责任编辑:刘海琳)
论文来源:《行政事业资产与财务》 2019年5期
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