计算机扫描技术在办公自动化的应用分析

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　　摘 要：自动化是现代化办公室的发展方向，随着时代的发展，自动化也越来越被大企业所重视，比如现在的“无纸化办公”，都是现代化办公的内容。而计算机扫描技术就是无纸化办公的基础技术。在此背景下，笔者提出将计算机扫描技术与办公自动化结合的设计思路。将计算机扫描技术灵活运用在办公自动化中，不仅能够推进“无纸化办公”的快速发展，也能够促进办公自动化的发展。
　　关键词：自动化；无纸化办公；办公自动化；计算机扫描
　　中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）04-0120-03
　　Application of Computer Scanning Technology in Office Automation
　　JIANG Sha
　　（Liaoning Normal University Haihua College，Shenyang 110167，China）
　　Abstract：Automation is the development direction of modern offices. With the development of the times，automation has also been paid more and more attention by large enterprises. For example，the current “paperless office” is the content of modern office. Computer scanning technology is the infrastructure for paperless office. Based on this，the author puts forward the idea of combining computer scanning technology with office automation. The computer scanning technology is used flexibly in office automation，it will not only promote the rapid development of “paperless office”，but also promote the development of office automation.
　　Keywords：automation；paperless office；office automation；computer scanning
　　0 引 言
　　0.1 办公自动化定义
　　计算机作为现代化的核心产物，是信息科学的重要组成部分，它的诞生和发展大大推动了现代社会的进步和繁荣。办公自动化即Office Automation（简称为OA），是企业或者事业单位为了提高工作人员的工作效率以及工作质量，减少人员在工作中造成的误差，利用互联网以及互联网技术来进行办公的新型办公方式。它的作用主要体现在以下方面：第一，收集企业内部信息，包括基层信息、高层信息，并自动对其进行存储和备份；第二，利用软件自带的聊天系统加强员工之间的信息交流，提高其工作效率。
　　0.2 办公自动化的优点
　　办公自动化有诸多优点，主要体现在以下方面：第一，可以提高工作人员的工作效率；第二，可以节约办公成本；第三，可以保证公司内部机密不被泄露；第四，方便工作人员之间沟通；第五，便于发布公司内部通知、通告以及活动。例如：宝马公司内部采用OA办公，每天可以处理上万份文件，且每份文件都能准确无误地发送给文件接收者，每份文件从发送到接收不到一秒的时间。使用OA之后，文件只可以在OA中查看，而不可以通过外部渠道读取，因此可以避免泄密问题的发生。而且，通过OA可以直接观察公司内部的通告，便于工作人员办公。
　　0.3 办公自动化（OA）的组成
　　办公自动化系统主要由两大部分组成：硬件部分和软件部分。硬件部分包括：计算机、网络设备、打印机、复印机、传真机、电话机等。这些设备也需要专门的软件来管理，比如，文字处理软件、计算机的操作系统、网络操作系统、专项工作程序软件等，整个OA系统就是靠这些软件把每个硬件连接起来。
　　1 办公自动化软件（OA）
　　现在办公自动化一般使用软件OA，但是OA只能使用电脑端上线，每次发送图片文件时，需要先将图片传送到电脑上，然后再通过复制、上传等步骤在OA中发布，而且接受者也只能通过电脑下载，然后再通过数据线等连接工具传送到手机端或者打印机上，在这个过程中，图片需经过二次传输，这样不仅会浪费时间，有时甚至还会造成文件损坏，使用户无法准确读取。
　　1.1 OA软件的功能模块
　　该软件功能包括：工作协调、信息交流、审批流程、管理文档、存储功能、系统部分、计算器、万年历、会议记录、信息发布等。
　　1.2 OA软件的特点
　　由于办公讲究高效率、低成本、方便快捷，因此办公软件的设计也是基于这几种因素。以下是OA办公软件的五个优点：
　　（1）易于操作，每种软件在使用前都需要经过培训或者自学，而上网基本人人都会，因此把OA软件设计成网页形式，便于工作人员操作，甚至无技术的车间工人也可以操作；
　　（2）穩定性，OA软件必须具有稳定性，尤其是集团公司，因为集团公司的人员比较多，同一时段内需要处理的问题也比较多，因此，在运行的时候必须保证软件的稳定性，避免因小问题导致整个集团的业务正常运行受影响；
　　（3）易与其它软件对接。由于每个公司的业务不同，其生产过程也不一样，因此每个公司所需要的软件功能也大不相同，而如果公司购进整套的软件就会造成资源浪费，基于此，OA软件设计了多种接口，且用户可根据需要添加功能，用户可将其根据软件设计预留的接口与OA进行对接，实现需要的功能。这样既能为公司节省不必要的支出，又能满足公司正常运转的业务需求； 　　（4）实用性。企业在不断发展，而且其内部员工的知识水平也是参差不齐，为了满足企业不断发展和员工软件操作的需求，OA软件应不断更新，根据客户业务需求增加功能模块。软件解决问题的方式通常有：按产品定制、按项目定制、按平台定制。
　　2 办公自动化与计算机扫描技术结合方法
　　2.1 计算机扫描技术
　　计算机扫描技术是将图片、纸质文件通过某些设备或者某些手段转换为数字文件的技术方法。通常情况下，先将某些文件通过激光扫描或者拍照，然后再利用软件技术进行锐化加工，得出电子文件。
　　2.2 计算机扫描设备
　　计算机扫描技术需要有扫描仪或者拍照设备。现在的大型打印机一般都有扫描功能。很多人认为打印机所具有的扫描仪功能基本都是最基本的扫描功能，不能还原纸张的本来色彩，只能扫描出黑白的电子文件；同时认为专业的扫描仪只能扫描一些图纸、底片等办公用品，而且操作起来也很麻烦，需专业人员操作。在科技飞速发展的今天，扫描仪的强大功能早已经突破人们意识中的限制。功能齐全的扫描仪对于企业商务办公处理流动量大、存储量大的信息意义重大。扫描仪可以将纸质票据电子化，方便存档和查阅。以下是市面上几种功能不同的扫描仪及软件。
　　只具扫描功能的扫描仪，其外形设计轻巧简约，不占桌面空间。通过一键操作便可完成扫描工作，可有效提高办公效率。其包括扫描仪完整的功能，例如自动色彩侦测、以文字方向自动旋转、输出多张图像、删除空白頁、填补装订孔、去除背景、消除噪声、字符增强等。扫描前不需对文件排序，只需简单地把文件放入扫描仪，便能使其进行扫描工作。
　　通过扫描直接把纸质文件变成Word或者Excel文件的扫描仪。它是软硬件结合的文字、表格、图片、公式录入系统。只需一键操作就可以把纸质版文档转换成可以编辑的电子文档。除此之外，它还能识别不同国家的语言，支持中文、英文、日文、韩文以及简体和繁体录入。还能自动识别下划线、斜体字，版面还原比较精准。
　　三维扫描仪。其以被扫描物体的高度，大小、形状、颜色等不同点的位置信息为基础，在电脑虚拟环境中创建数字模型。它由手持式扫描仪、连接线、电脑、软件等几部分构成。具有逆向设计、检测物体表面粗糙度以及外观颜色、外表温度，机器人导向、测量医学信息、游戏素材创作等功能。三维扫描仪一般会根据不同的需求使用不同的重建技术，但也有其局限性，它们往往受制于物体的表面特性，比如激光技术的三维扫描仪不适用于表面易变质或者脆弱的物体，光学技术的扫描仪不适用于表面闪光或者透明的物体。
　　通过拍照将纸质版文件转换成电子文档的软件，例如CS扫描王软件，可以先将需要转换的文件进行拍照处理，然后利用软件的智能识别功能对图片进行锐化加工，得到电子文档。该方法操作起来比较简单，不受位置的限制，且带有转发功能，能把得到的电子文档通过无线网络传送给每个需要的人员。
　　2.3 当前计算机扫描技术与办公自动化的结合方法
　　要想将扫描技术与办公自动化融合在一起，必须解决软件之间的接口问题。因为现在的OA软件与扫描仪生产厂家不同，软件与其不能像插件一样结合在一起，这就给办公自动化与扫描技术融合带来很多麻烦。当前的扫描仪与办公自动化的结合方法如下。
　　第一，硬件使用USB数据线，软件互相独立。当前扫描仪与计算机最常见的连接方式是USB数据线连接。扫描仪与计算机是两个办公设备，扫描时，需在计算机上启动相应扫描仪软件，然后打开扫描仪对文件进行扫描，将扫描得到的电子文件通过USB数据线传送到电脑上，最后通过电脑下载可以编辑存储的电子文件。而软件方面，扫描仪软件与OA软件之间没有直接的接口，只有通过电脑转送，才可以在OA软件上使用，因此扫描仪与OA软件使用起来非常不方便。
　　第二，使用无线网络连接，软件互相独立。随着时代的发展，无线网络应用已经普及。有些手持扫描仪不需要使用数据线，可以进行远距离扫描，并且扫描后的电子文件可以通过无线网络，传送到自己的电脑上，这种扫描仪打破了距离的限制，较使用USB数据线的方法具有一定的便捷性，但是其在OA软件上使用仍需通过电脑。而软件之间没有接口，因此其使用起来还是比较费时费力。
　　2.4 办公自动化如何与计算机扫描技术更好结合
　　首先，OA厂家在设计软件的时候，可以将软件做成开放型软件，预留出软件的接口数据，这样扫描仪厂家可以利用厂家公布的接口数据设计软件，扫描软件安装后就如同一个插件镶嵌在OA软件中，启动OA软件时，对应的插件也会随之启动，这样使用硬件终端扫描的文件可以直接传入到OA软件中使用，简化了下载、上传的流程，给软件使用带来了极大的便利。
　　其次，现在的扫描设备与计算机连接时都需要使用驱动软件。因此，OA软件也可以在软件中集成扫描仪驱动程序，使扫描仪直接与OA软件融合在一起，这样就会使软件使用起来比较方便。
　　最后，OA软件可以设计支持移动终端，比如软件在手机上运行，手机可以利用摄像头将所需的文件扫描成电子文件，然后通过手机端进行编辑，并通过网络发送到公司的服务器上。这种方法更加简单、快捷，可以使接受者在第一时间接收到所需文件，接收者也可以随时利用手机进行编辑，然后转发给别人或者传给发送者。如此一来会大大提高员工的工作效率。
　　将扫描仪与电脑两种硬件设备连接到一起的方法有以下几种。
　　（1）用硬件连接电缆。这种电缆是没有国家统一标准的，不同型号的不同设备使用的电缆可能不同，使用硬件连接电缆时，如果电缆损坏，更换就很麻烦，有时候只有生产厂家才会有这种连接电缆，因此，这种连接方法不太适合工厂以及家庭使用。
　　（2）USB连接线。USB连接线是根据国家通用标准设计，因此更换比较方便，使用也比较方便，即插即用。符合国家标准的USB连接线在正常情况下可以使用很长时间，且设备成本也不会很高。但由于某些厂家生产的数据线不符合标准，如果使用了这种数据线，则会导致设备失灵，甚至数据丢失。 　　（3）蓝牙连接。蓝牙连接可以打破电缆连接及空间的限制。蓝牙设备连接简单，只要第一次连接成功，以后只要开机便可以自动连接。但是蓝牙连接也有其局限性，蓝牙信号容易受距离的影响，如果距离达到20米以上，则蓝牙将无法连接，造成连接失败。
　　（4）无线网络连接。随着无线网络的普及，无线网络信号基本覆盖了城市的每个角落。因此，如果移动设备与电脑之间利用无线网络传输方式，就可以避免场地及距离的影响，稳定快速地传输信息。无线网络连接在逆向设计中使用较多。例如，大型设备在进行逆向设计时，有时可能因为体积的原因无法进入室内，此时的移动端就可以利用无线网络进行连接，从而顺利地测量出被测物体的三维模型。
　　3 办公自动化与计算机扫描技术结合发展的建议
　　办公自动化与扫描技术结合，可以在很大程度上帮助公司员工将纸质文件转化成电子文件，大大提高工作人员的工作效率。科技是把双刃剑，其发展在给人们的工作和生活带来便利的同时，也有可能给用户带来信息安全隐患或者增加用户成本。例如：企业内部保管资料的安全性、企业采购设备的费用等问题。
　　若OA软件采用开放性设计，则容易被黑客利用或者被恶意攻击，给公司造成重大损失。因此，软件开发企业应采用加密机制，对接口进行加密设置，密码只对该软件的用户开放，这样即使有插件安装，也不会对企业安全造成很大的影响。
　　移动扫描设备功能较为齐全，集成了扫描及无线电发射等模块，设备成本较高，如果给员工单独配备，则费用较高，因此笔者建议软件开发企业开发支持安卓或者iOS系统的APP，使普通员工通过手机APP，使用手机摄像头即可完成扫描任务，在提高工作效率的同时，也可以节省不必要的开支。
　　4 結 论
　　综上所述，办公自动化具有提高效率、节约成本、方便沟通等诸多优点。扫描设备的优化升级，软件的不断更新都可以不断促进办公自动化的发展。相信在不久的将来，扫描技术与办公自动化水平的结合将会更加紧密，从而在更大程度上为办公带来便利。
　　参考文献：
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　　[3] Geng G，Procuratorate J P. Application of Computer Technology in Office Automation [J].China Computer & Communi-cation，2018.
　　作者简介：姜莎（1996.10-），女，汉族，辽宁大连人，本科，学士，研究方向：计算机科学与技术。
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