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计算机信息传输技术在办公自动化的应用

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  摘 要:当今时代已经进入了一个信息化时代,各类信息化技术的应用,成为了人们生活、学习及工作中的重要组成部分。计算机信息传输技术是一种常用的信息化技术,其在办公自动化中发挥了十分重要的作用。办公自动化的实现大大提高了人们的办公效率和办公质量,进而间接促进了社会经济的发展。而作为办公自动化中的重要技术之一,计算机信息传输技术的应用主要体现在无纸化办公、即时通讯、电子邮件收送、网络视频会议及无网远距离信息传输等几个方面。本文主要针对计算机信息传输技术在办公自动化的应用进行了探讨。
  关键词:计算机信息传输技术;办公自动化;应用
  人类社会自进入21世纪以来,先后研究和发展出了计算机技术、网络技术、信息技术等高新技术,从而改变了整个世界。古有烽火狼烟、飞鸽传书,近现代有电话和传真,人们的通讯手段是一点点进步和发展的,而现在依托于计算机信息传输技术的通讯方式,正是我们这一代人目前最为先进的通讯手段。有了这样的手段,不仅仅方便了人与人之间的相互沟通与交流,更大大方便了人们的日常工作办公。利用计算机信息传输技术,可以有效实现办公自动化,从而显著提高办公效率和办公质量,避免因通讯困难而造成的时间和精力浪费。以下就联系实际来谈谈计算机信息传输技术在办公自动化的应用,仅作抛砖引玉之用。
  一、计算机信息传输技术在办公自动化中的应用意义
  现代社会是一个快节奏的社会,特别是在由钢筋水泥铸成的城市当中,各行各业都在追求高效率,这样才能够跟得上城市的发展节奏。所以,现代人为了提高办公效率,而研发出了办公自动化系统,这使得过去一些比较繁琐、耗时、费力的办公程序变得十分轻松简单。办公自动化的实现,自然离不开各类高新技术,计算机信息传输技术就是其中之一。借助于计算机信息传输技术,可以实现无纸化办公、即时通讯、电子邮件收送、网络视频会议及无网远距离信息传输等,从而进一步增加了办公自动化系统的主动性。因此可以说,计算机信息传输技术的应用是办公自动化系统高效稳定运行的重要保障。
  二、计算机信息传输技术在办公自动化中的主要应用
  (一)利用计算机信息传输技术实现无纸化办公
  以往人们在办公过程中,无论是记录信息还是传递信息,都需要运用到大量的纸张,这显然存在着三点缺陷:一是纸张记录和传递信息的效率较低,从而影响了整体办公效率;二是纸张本身的寿命是有限的,时间一久容易损坏,且不易保存;三是大量使用纸张不符合现代低碳节能和绿色环保的要求。而在应用了计算机信息传输技术之后,人们实现了无纸化办公,从而既显著方便了信息记录和传递、提高了信息传递效率,又增加了文件的存储和保存期限,更有利于节能环保。所以,无论从哪方面来看,依托于计算机信息传输技术而实现的无纸化办公,都是现代办公自动化的必然需求。
  (二)利用计算机信息传输技术实现即时通讯
  自从计算机技术、网络技术、信息技术等高新技术发展以来,QQ、微信等即时通讯工具在人们的生活、学习和工作中越来越普及,现在几乎人人都拥有自己的QQ和微信账号。最初人们只是应用QQ和微信等来进行交友聊天和休闲娱乐,后来随着办公自动化需求的日益迫切,这些即时通讯工具也逐渐被应用到了办公当中。现在人们不仅可以应用各种即时通讯工具聊天,还可以进行办公协作及开展电子商务和企业客户服务等工作。另外,近年来各大软件开发公司还根据现代企业的办公需求而研发出了一些专门用于办公的即时通讯软件,最典型的如钉钉,现在我国很多大型企业已经全体应用该软件来进行办公和通讯。通过这些即时通讯工具,不但可以实现多人远程在线交流,还可以在一方离线状态下进行留言和传输文件,十分方便。
  (三)利用计算机信息传输技术实现电子邮件收送
  在现代人办公的过程中,收送电子邮件已经是一件很普遍的事情,而电子邮件功能的实现,也是依托于先进的计算机信息传输技术。电子邮件既可以一对一发送,也可以一对多群发,并且其可传输的内容不仅限于文档和图片,还可以对一些比较“大”的文件经压缩后再上传发送。
  (四)利用计算机信息传输技术实现网络视频会议
  众所周知,在大部分企业当中,都经常需要开展各类工作会议,特别是对于一些拥有众多分公司的大型企业而言,还需要定期组织分公司开展会议。不过,一般情况下分公司都分布在各个省份和地区,大家并不在一个地方,所以若想组织开展会议非常麻烦,以往都是由分公司派人前往总公司参与会议,这既耽误时间,又会花费大量往返费用。而随着计算机信息传输技术的应用,人们实现了网络视频会议,即只需要在网络条件下,通过电脑、笔记本等終端,利用相关网络视频软件就能够进行面对面交流沟通。不过,就现状来看,受软硬件设施不够完善等因素的限制,网络视频会议在我国企业中的应用尚不够普及,但未来随着相关技术的不断进步,网络视频会议将会成为办公自动化的主要发展趋势。
  (五)利用计算机信息传输技术实现无网远距离信息传输
  上面所说的种种计算机信息传输技术在办公自动化中的应用,都必须要在网络环境下才能够实现,而在无网络的条件下,也可以利用计算机信息传输技术来实现无网远距离信息传输。例如,目前常用的BWV3.24F/D远程通讯软件,就可以提供在无网络条件下的文件信息传输功能,并且其可供传输的文件类型也非常全面。
  三、结语
  综上所述,计算机信息传输技术的应用是办公自动化系统高效稳定运行的重要保障,无论是利用计算机信息传输技术实现无纸化办公、即时通讯、电子邮件收送、网络视频会议还是无网远距离信息传输,均充分体现出了计算机信息传输技术的优越性,因此未来我们应当要积极研究和开发更多的计算机信息传输技术应用,以进一步提高办公自动化水平,提升办公效率和办公质量。
  参考文献:
  [1]周丽丽.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].科技与企业,2011(15).
  [2]吴小军.计算机办公自动化技术应用与研究[J].电脑知识与技术,2012(05).
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