浅谈计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

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　　摘 要：计算机信息处理技术的发展，改变了人们传统的工作模式，极大地提高了工作效率，有效地降低了人们的工作量，同时也避免了人工出错的概率。对于办公工作的创新改革而言，计算机信息处理技术可以说是居功至伟。但在实际运用过程中受各方面因素的影响，导致计算机信息处理技术的作用难以在办公中得以充分的发挥，甚至由于某些应用问题的发生而影响了办公的效率。因此，本文简要论述了计算机信息处理技术在办公自动化应用中存在的问题，进而提出了相应的解决策略，从而能够更好地将其应用到办公自动化中，更好地发挥计算机信息处理技术的优势。
　　关键词：计算机 信息处理 办公自动化 信息处理技术
　　中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）03（b）-0145-02
　　1 计算机信息处理技术在办公自动化应用时存在的问题
　　计算机信息处理技术在办公自动化过程中得到了广泛的应用，极大地提高了人们的工作效率，但是根据本文的调查可知，在单位政府办公自动化中，应用计算机信息处理技术时，依然存在很多不足，主要体现在以下几个方面。
　　1.1 办公自动化软件缺乏实用性的特点
　　利用计算机技术进行信息处理是办公自动化中的常用方式，然而不同行业对信息处理的要求不同，所以需要办公自动化体现其实用性的特点，这是目前计算机信息处理技术应用过程中的不足：第一，不同行业和不同单位对于信息处理的要求不同，虽然都属于办公自动化软件，但是很多个性化的需求进行定制，但是目前的办公自动化软件缺乏个性化需求的定制功能，还需要在整体框架的基础上进行二次开发，只能实现半自动化的效果；第二，很多工作人员在使用办公自动化软件的过程中发展，其对信息处理的效果非常不好，无法更好地满足实用性的需求，从而导致办公自动化软件被搁置，人们依然采用传统方式进行信息化处理。
　　1.2 需要计算机专业人员进行操作
　　目前，很多办公自动化软件对于操作人员的专业性有着较高的要求，主要体现在以下几个方面：第一，目前很多办公自动化软件的功能非常齐全，而且也具有一定的个性化定制功能，但是人们在使用过程中发现，会经常出现莫名其妙的问题，从而对整个办公自动化系统造成影响。而操作人员不具有专业的知识，无法及时对问题进行修复，需要专业的人员进行操作，进而影响单位政府办公室的正常工作。第二，很多操作人员自身的办公自动化能力较差，因此需要经过较长时间的培训，才能够熟练掌握办公自动化的操作过程；同时，由于办公自动化软件的个性化需求，从而导致使用过程比较复杂，操作人员上手比较慢，无法更好地满足工作的需求。
　　1.3 协同工作中存在的問题
　　办公自动化软件中可以允许员工对一些工作流程进行协同处理，但是在协同工作中依然存在多个方面的问题：第一，很多员工在使用办公自动化软件的过程中，仅仅关注自身的模块，但是对于协同工作的内容不够了解，而如果软件的功能不是特别全面，无法及时给工作人员进行提醒，从而导致协同工作的效率非常低下。第二，在使用办公自动化软件过程中，往往会存在权限比较混乱的问题，不具有相关权限的人员可能会获得相应的权限，从而出现越权处理问题的情况出现，造成协同工作中的混乱；而且出现问题后，无法及时定位到相关的负责人，会出现责任混乱的情况。
　　2 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用策略
　　根据上文的分析可知，目前很多单位政府办公室采用了办公自动化软件，并将计算机信息处理技术应用其中，极大地提高了工作效率，但是也存在一些问题，本文对这些问题进行了分析和论述，然后总结了相应的完善策略，主要体现在以下几个方面。
　　2.1 采取定制化的办公自动化软件
　　不同的单位政府部门具有不同的需求，因此在使用办公自动化软件的过程中，需要定制相关的功能，为此可以参考以下几个方面：第一，单位政府办公人员需要梳理相关的需求，然后交给软件设计和开发人员，让他们根据需求定制专门的办公自动化，从而更好地满足工作人员的个性化需求，更好地提高单位政府办公室工作的效率。第二，软件设计和开发人员可以提供一定的售后服务，对办公自动化软件使用过程中存在的问题进行简单描述，使用者可以根据问题产生的表现找到合适的解决方案；如果依靠软件使用者无法很好地解决问题，就需要邀请软件专家进行修复。
　　2.2 提高办公自动化工作人员的信息化水平
　　计算机信息处理技术在办公自动化软件中应用是未来工作的趋势，因此相关的工作人员需要努力提高自身的信息化水平，从而能够更好地满足办公自动化的需求。为此，可以参考以下几个方面：第一，单位政府办公室在进行人员招聘的过程中，不仅需要对相关人员的专业知识进行考核，而且还需要对其信息化能力、团队合作能力等综合素质进行考核，从而能够更好地选拔出符合招聘需求的人才。第二，对员工进行信息化技术的培训，帮助员工更好地了解办公自动化软件的使用技巧，使得他们可以熟练掌握软件的操作，更好地应对日常的工作；同时，公司可以鼓励员工报考相关的办公自动化软件培训班，并为其报销学习的费用，能够极大地提高员工的工作热情，积极投入到办公自动化软件的学习和使用过程中。
　　2.3 提高对办公自动化软件的重视
　　办公自动化软件的优势是非常多的，不仅能够提高工作效率，降低工作人员的工作量，同时还可以减少出错的概率，使得工作流程更加规范化。所以，为了更好地将计算机信息处理技术应用到办公自动化软件中，就需要提高办公自动化软件的重视，为此可以参考以下几个方面：第一，企业不仅需要定制个性化的办公自动化软件，还需要建立相关的生态环境，例如，针对员工进行相关的技术培训，积极宣传办公自动化软件的优势，引导员工更快地适应办公自动化的氛围等等；第二，企业需要制定科学合理的绩效考核机制，将办公自动化软件的使用能力作为考核的重要内容，能够通过绩效的形式督促企业员工更好地进行办公自动化软件的学习，并积极使用办公自动化软件提高工作效率，提高企业的整体竞争力；第三，对企业进行信息化的改革，企业在使用办公自动化软件后，可能会对原有的工作流程产生一定的影响，所以需要进行信息化相关的改革。例如，可以根据办公自动化软件和企业自身的工作流程，对组织机构进行重新划分，适当地增加或者减少工作人员，将资源进行合理地分配，使其能够更好地适应信息化的趋势。
　　3 结语
　　根据以上的分析和论述可知，虽然计算机信息处理技术应用在办公自动化软件中具有非常大的优势，但是实际应用中依然存在很多问题，这些问题影响了办公自动化软件未来的发展，本文针对这些问题进行了论述，进而提出了相关的完善策略，从而能够更好地推动办公自动化软件的应用，提升各级政府部门的办公效果和质量。与此同时，基于篇幅有限，本课题研究可能在某些方面仍存在一定的不足之处，为此，笔者希望能够借助本课题的研究，在社会各界引起人们对计算机办公自动化问题的广泛热议，促使社会各界专家、学者广泛地参与到本课题的研究中来，从各方面为计算机办公自动化的有效实施提供多样化的意见和建议，共同促进本课题研究体系的完善。
　　参考文献
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