事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究
来源:用户上传
作者:
摘 要：本文主要针对事业单位办公系统与智能档案管理的融合展开深入研究，主要对办公软硬件方面、管理制度方面、安全级别方面、人才专业发展方面等差异性进行了阐述，然后重点阐述了几点完善对策，主要包括加强办公软硬件的整合、制定完善的管理制度、树立高度的安全意识、加强人才整合建设等，将办公系统和智能档案管理有机融合在一起，为事业单位的健康发展保驾护航，确保良好的实施效果。
关键词：事业单位 办公系统 智能档案管理 融合
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）02（a）-0174-02
在市场经济的强大推动下，对我国事业单位发展提出了全新的要求，而加强办公系统与智能档案管理之间的融合也变得越来越关键。一般来说，在事业单位管理中，对于档案来说，可以对工作和活动轨迹进行准确记录，彰显出事业单位的发展历程，并确保事业单位工作决策的准确无误。而档案管理工作水平，也是事业单位整体管理效率的重要影响因素，旨在促进事业单位健康发展。同时，在互联网技术不断发展过程中，极大地促进了自动化办公系统的应用，对事业单位档案管理工作的开展产生了极其深远的影响。所以说，加强办公系统和智能档案管理的融合是至关重要的。
1 事业单位办公系统与智能档案管理的整合原则
1.1 规范性原则
对于事业单位OA办公系统来说，在信息储存格式、数据等方面，与智能档案管理系统存在的差异性比较显著。在不同文本格式和算法的影响下，也对信息转换和交流产生了极大的影响。所以在整合事业单位办公系统和智能档案管理过程中，必须要贯彻落实好规范性原则，将两者的格式标准、数据算法等进行统一化，并加强统一的数据库的配置和构建，在格式和操作等方面，實现统一的规范，不同部门之间采取相应的操作规范，可以为信息交流创造有利条件。
1.2 信息安全性原则
办公系统或智能档案管理系统要想实现信息共享性目标，都要做好信息搜集、整理以及分析等工作，特别对于事业单位智能档案管理工作，在整理和归类档案信息以后，可以确保信息共享和交流目标的实现，并将其保密分级区别化。在保密级别范围内，加强信息流转，必须要将信息公开条例和保密条例等落实到位[1]，进而在信息交流过程中，将信息条理化充分体现出来。
2 事业单位办公系统与智能档案管理整合中存在的问题
2.1 办公软硬件方面的差异性
目前，一些事业单位信息化和自动化操作目标已经实现，但是针对办公系统和智能档案管理，所属的工作类型仍然具有差异性。虽然都对计算机和服务器等进行应用，但是在设备型号和功能等方面，所存在的差异性仍然比较显著，进而影响两者所处的工作条线。因此，要想更好地融合办公系统和智能档案管理，事业单位必须要提高对办公操作设备差异性的高度重视，为两者之间的顺利融合奠定坚实的基础。
2.2 管理制度方面的差异性
一般来说，在办公系统和智能档案管理工作等方面，所存在的差异性比较显著，比如对于办公系统工作性质来说，其公开性特点比较显著，而对于智能档案管理来说，其重要的一大特点就是保密性，所以在工作性质差异性的影响下，制定的管理制度所具有的差异性也比较显著，这在工作开展的规范要求和操作流程等方面得到了充分的体现。因此，在制度差异的影响下，对事业单位办公系统和智能档案管理的融合产生了极大的阻碍，加大了构建统一管理制度的难度性。
2.3 安全级别方面的差异性
由上述可以了解到，事业单位办公系统和智能档案管理工作性质的差异性比较显著，一定程度上也影响着信息安全级别的差异性。比如在开展工作中，电子档案的安全保障是关键要点，而办公系统的安全级别比较低[2]，与智能档案管理之间出现了极大的差异性。所以在安全级别方面，事业单位的办公系统的不对等现象比较明显，进而也对两者之间的整合产生了影响。
2.4 人才专业发展方面的差异性
在开办公系统和智能档案管理融合工作过程中，单位必须要聘请专业的人才，由于两者所属的工作类型具有差异性，要求工作人员必须要不断提高自身的技术应用水平，这在一定程度上使在人才专业发展方面，出现了差异性特点。因此，在办公系统和智能档案管理融合中，人才的个人专业素质水平出现的两极分化比较显著，进而造成人才缺失现象的出现。
3 事业单位办公系统与智能档案管理整合的完善对策
3.1 加强办公软硬件的整合
现阶段，我国诸多事业单位已经实现了办公系统，而且智能档案管理系统的优化和升级也势在必行。因此，要想更好地整合办公系统和智能档案管理，必须要注重基础设施，以此来进行整合，一般来说，基础设施类型主要包括服务器和计算机设备等，所以加强基础设计融合，可以为整个融合工作的开展创造有利条件。在基础设施升级过程中，事业单位要加强技术和设备的优化升级，不断提高融合的统一性，对基础设施进行更新和升级[3]，确保信息交流平台的顺利构建，为信息安全传输创造有利条件。此外，事业单位还要加强相关专业软件的应用，结合自身实际情况，促进融合系统的顺利开发，并通过技术升级，实现资源的高效利用和整合。
3.2 制定完善的管理制度 事业单位要想有机整合办公系统和智能档案管理，必须要将两者的资源信息结合在一起。针对单位内的办公系统资源，其呈现方式主要以公开方式为主，而单位档案管理的保密性特点比较显著。所以要想确保两者之间有效整合，事业单位必须要从自身实际情况出发，确保管理制度制定的可行性和可操作性，其中，在制度融合过程中，必须要将两者的规范标准、操作流程等进行统一化，进而将两者的融合提升至全新的高度和深度。
3.3 树立高度的安全意识
在事业单位办公和档案管理工作中，信息的安全性发挥着极大的作用，可以为工作的开展指明方向和道路。事业单位在档案管理工作过程中，档案保密级别差异性比较显著，而且保密规定也比较多。其中，在设定保密级别过程中，在单位内纸质档案方面得到了充分的体现。而针对实施的保密规定，则对电子档案产生了极大的作用。要想对电子档案安全实施有效保护[4]，要加强访问拦截防火墙的设置，并加强管理约束制度的构建，尤其在系统病毒和黑客攻击等方面。所以事业单位在整合两者过程中，必须要将办公和档案信息安全工作落實到位，对两者的安全级别进行协调，将安全意识渗透到工作的方方面面，给予两者之间的融合一定的保障。
3.4 加强人才整合建设
事业单位要想有效整合办公系统和智能档案管理，必须要将人才的作用充分发挥出来，在这个过程中，要将技术性特点渗透到档案管理和办公操作过程中。现阶段，在互联网不断发展过程中，更加明确提出了对人才的要求，人才必须要加强计算机技术、办公理论知识等方面的学习，并贯彻落实好相关法律制度，不断提高档案管理工作的胜任能力。所以事业单位要为人才开展一系列的培训和指导工作，不断提高工作人员的技能水平和综合素养，为工作效率的提升创造有利条件。
4 结语
总之，对于事业单位来说，加强办公系统和智能档案管理之间的整合势在必行，可以不断提高档案管理工作水平，促进事业单位各项活动顺利进行，充分彰显出智能化和自动化的优势，确保办公系统和智能档案管理工作之间的高效整合，从而促进事业单位健康发展。
参考文献
[1] 王攀.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究[J].办公室业务，2017（2）：56-58.
[2] 陈忠琴.事业单位办公室档案信息化管理合理化路径构建[J].人才资源开发，2017（11）：30.
[3] 王杰.基于信息化背景下行政事业单位档案管理的科学化探究[J].办公室业务，2017（8）：115.
[4] 陈丽敏.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].明日风尚，2017（6）：75.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14797447.htm
