浅谈企业制度建设质量控制

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　　摘要：企业制度建设中经常会出现规范性、可执行性等方面的问题，笔者从自身经验出发，对这些常见的问题进行原因分析，提出解决办法提升制度建设质量，并进一步探讨在制度体系中如何提升单体制度建设质量;针对企业不同发展阶段的特点，分析制度建设质量重点的变化，提出改进方向和做法。
　　关键词：制度建设质量;规范性;合规性;制度体系;重点改进
　　企业制度建设大都有编制、审核、批准、发布等一系列过程，制度建设质量的控制主要是集中在制度的编制、审核、批准阶段，制度建设质量的好坏取决于这三个阶段的控制水平，参与这三个阶段人员包括编写人员、审核人员（本业务负责人、相关业务负责人、第三方等）、批准人员（业务分管领导、管理决策机构等），企业对制度建設质量的控制，就要对这些人员的制度管理行为进行控制，通过制度编制规范和制度管理过程，规范人员行为，进而达到控制制度建设质量的目的。
　　制度建设中的常见问题
　　由于制度管理意识、人员素质等方面的因素，企业在制度建设过程中经常会出现以下几类问题：
　　制度规范性问题，主要表现在字体、段落不统一、制度正文内容要件不全，附件等格式不统一等方面。
　　制度内容方面的问题，主要表现为制度内容不健全、制度内容过多或过少等，出现“大象制度”、“蚂蚁制度”。
　　制度可执行性问题，主要表现在管理要求不能体现5W1H原则、大量引用技术文件等方面。
　　制度职责权限方面的问题，主要表现在不同制度的管理要求相互冲突、制度管理要求超出了业务分工和权限等方面，出现“打架制度”、“寻租制度”。
　　制度建设质量控制
　　企业要控制好制度建设质量，可以从两个方面入手，一是制度建设流程方面的，依据现有企业制度管理现状和经验，完善制度编、审、批流程，强化执行;二是人员意识方面的，通过培训、交流等方式提升制度管理人员的意识，从根本上提升制度建设水平。当然，具体问题要具体分析，采取相应的控制措施，才能有的放矢，制度建设质量才能有效控制。
　　针对制度规范性问题，其原因就是因为缺乏统一的制度模板和编写规范，科学合理的制度模板能够确保制度内容要件的一致性，也能体现出制度管理的PDCA思想;编写规范应尽可能文字化，并细化到章节、条款、字体、段落等，对记录、附件也应一并规范。所以建立一套科学完备的制度模板和编写规范是解决制度规范性的有效途径。
　　针对制度内容方面的问题，要坚持两个原则，第一个原则是体现业务全流程原则，对一项业务的管理要求，要从该业务的时间节点、过程节点综合考虑，覆盖业务的全生命周期，确保没有业务流程漏项。第二个原则是容量适中原则，有的业务流程比较长，管理重点也比较多，这样的情况就应建立一个框架性制度作为上位制度，描述清楚业务的整体流程，再建立若干下位制度，对管理重点分别进行描述，上位制度和下位制度形成相互引用的关系;还有一种情况是业务内容很少，管理要求也很少，这种情况应考虑业务的种类和属性，将其合并到现有制度中，避免形成单独制度;总的来说，容量适中原则，要把制度的完整性和易读性作为考虑的重点，才能有效避免出现“大象制度”、“蚂蚁制度”。
　　针对制度可执行性问题，首先要坚持5W1H原则，尽可能把时间、地点、谁来做、做什么、做到什么程度、怎样做说清楚，当然，不是教条地拿5W1H的标准去对照每条管理要求，而是在业务管理流程中应尽可能描述清楚这些要素，最终达到的效果是言简意赅、表达清楚，让人读完制度知道说了哪些事，知道该怎么做这些事;其次要坚持管理要求为主的原则，有一些制度技术性比较强，编写人员往往会用大量的篇幅描述标准规范、技术要求、管理原则等内容，这样的做法只是体现了5W中的做到什么程度和质量的内容，而忽略了其他4W和1H，这种情况应将技术性的内容作为制度附件，制度正文中只需合理引用即可，突出实际可执行的管理要求，这样做既能减少制度正文的篇幅，也增加了制度的易读性。
　　针对制度职责权限方面的问题，究其原因是企业组织机构及职责分工存在问题。一般来说，已有的成熟业务，不易发生职责权限方面的冲突，但对于新业务或以往工作中未考虑到、未见过的职责权限，有利益的大家会去争，没有利益的大家会往外推，“打架制度”、“寻租制度”正是在这种情形下出现的。这种情况需要制度归口管理部门组织协调，召集相关单位进行集中评审，争取达成一致最好，否则，就需要将问题提交更高层级的企业决策机构进行决策，决策要以企业现有组织机构和职责分工为基础，以权责统一为原则，决策的结果尽可能以最权威的方式发布，并通知到相关岗位和人员。这种职责分工调整最终还要落实到企业的组织机构及职责分工中，固化下来，成为企业经营管理的基础文件。
　　通过对以上制度建设质量问题的分析，不难看出，虽然问题的类型五花八门、解决思路和办法多种多样，但归根结底都与制度管理相关人员的意识有关。企业可以通过制度管理流程和制度编写规范约束制度管理相关人员的行为，有效提高制度建设质量，但这是一种被动管理的行为，无法杜绝问题的发生，要实现主动管理，就要提高制度管理人员的意识与素质。提高人员的意识与素质是一项需要长期坚持的工作，通过培训、交流、日常实践等方式，不断积累和总结，才能真正有所提升。
　　单体制度质量与制度体系
　　从企业制度体系的角度来看，同类业务的多项制度形成专业管理制度体系，多个专业的制度体系构成了业务部门的制度体系，所有业务部门的制度体系汇总成企业的制度体系，这些逐级递增的制度体系都是以单体制度为基本单位的，所以，企业制度建设质量的控制，不能仅局限于单体制度质量的控制，而是要放眼于企业制度体系总体框架，因为任何一项业务的管理都不是完全独立的，都会与其他业务产生交叉和联系，所以在控制制度单体质量的同时，还要将该制度放在专业、部门和企业制度体系中来综合考虑，从体系的角度衡量制度定位、上下位关系，既要有业务覆盖全面的横向维度，也要有流程清晰完整的纵向深度，为企业制度的完善和提升留下足够的空间，为企业制度不断适应内外部环境变化提供富有弹性的有效支持。
　　制度建设质量的重点
　　从企业发展的长远眼光来看，企业自身要经历建设期、发展期、稳定期等阶段，相应的，制度建设必然也要经历从无到有、从有到优、从优到简的过程，所以制度建设质量在不同阶段的控制要求也不同。
　　在企业建设期，没有现成的制度体系，亟需制度对业务进行规范和管理，所以制度建设质量的重点是制度覆盖全面、没有冲突和遗漏，能够对企业经营管理提供足够制度支撑。
　　在企业发展期，制度体系已基本成型，各项业务基本能够顺利运作，这时候制度建设质量的重点就转向制度规范性和可执行性上，通过日常经营管理获取制度执行情况的反馈，不断发现和暴露问题，采取措施规范制度文本，优化单体制度的内容，强化制度的可执行性，夯实各项管理工作，不断提升企业经营管理的水平和有效性。
　　在企业稳定期，各种制度已经健全，业务流程日趋稳定和成熟，企业员工结构稳定、素质较高，企业形成了自己的管理文化，这时候企业制度建设质量的重点就转向了企业制度管理文化的积累和沉淀上，表现在制度体系上就是制度数量逐渐减少，制度内容更加精炼简洁，原先的制度管理要求转化成企业员工的文化意识，变成自觉行为，许多管理工作无需制度条款的约束也能很好完成。
　　制度建设质量的改进
　　企业制度建设质量的改进，其实是通过制度建设和管理过程的改进实现的，这些改进来源于制度体系运行信息的收集、整理和反馈，反映在人员意识和管理要求的改进上，并最终固化到现有的企业制度管理流程和制度管理文化中。这样的改进过程是一个长期的、不断坚持的过程，企业的发展为制度建设提供动力和内因，制度体系的改进又为企业发展提供更加有效的支撑。
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