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高校教务系统信息传递质量分析

作者:未知

   摘 要:高校教务系统信息传递承载着管理职能的落实,作为一个普通的传播学意义上的信息流动过程,要保证信息传递的质量,其传播的各个环节必须各司其职并及时反馈、纠错,才能保障高校教务系统的高效、规范运转,才能保障教务管理的水平与学生培养的质量。
   关键词:高校;教务系统;信息传递
   中图分类号:G64 文献标识码:A
   文章编号:1673-9132(2019)17-0186-02
   DOI:10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.17.175
   高校教务系统一般由教务管理的职能部门——教务处、二级学院的教务科室以及信息化媒介组成。教务处作为高校教务管理的职能部门,在管理的实施过程中,作为信息的发出者,信息的质量关乎整个教务系统的工作效率和质量;二级学院教务科室作为信息的接收者和具体工作的组织、实施者,对教务处管理信息的翻译、消化、再传递的准确性和及时性直接关乎具体工作在二级学院落地的方向性问题;网络时代,信息化的传递媒介保证了整个信息传递的时效性和直观性,是整个教务系统信息传递的有力保障。从教务系统组成的三个部分来看,媒介无须多谈,信息的发出者以及接受、再传递者是整个高校教务系统信息传递质量的关键,高校教学理念的执行、教学管理高效实施、学生培养质量的保障都与之息息相关。结合具体实践,以下从三个方面探讨高校教务系统信息传递的质量问题。
   一、教务处信息的发出
   (一)教学管理事务的准确理解
   教务处各科室负责各高校教学理念、学校教务管理制度以及具体事项实施的宏观安排。就具体事务的组织与实施而言,是信息的发出端即信息源。信息的准确与否关系着方向性、导向性问题,差之毫厘,可能就谬以千里。学生培养规格的达成,一定程度上取决于学校教学理念执行、教学管理实施的精准度。从这个意义上讲,教学管理的实施,教学管理效果、效率的达成,取决于教务处领导、科室负责人对学校宏观教学理念的准确理解,取决于理解后内化为具体的教务管理事项的能力,取决于具体教务事项的组织实施与反馈。
   (二)教学管理具体事项的组织与实施
   1.文本的草拟
   就信息而言,务必明确“是什么”,即信息不能含糊其词、不准确。就具体教务事务而言,务必考虑信息的发布背景,具体的信息内容,时限的安排、执行的要求等。就具体执行或者操作的要求而言,务必准确,具有操作性,切勿出现自行安排或者自行决定等之类的表述,以免工作收尾判定是否合格因标准的不确定而引起不必要反复。
   2.传播途径的选取
   文本拟好了,务必明确“如何传递”。此问题涉及两个方面的内容:第一,哪些信息教务处应该传递。我认为,涉及学校教务管理宏观层面的均应由教务处传递,避免涉及宏观层面的具体事务由二级学院处理和发布,不允许因业务不熟悉将具体事务推给二级学院,更要避免将信息的发布也推给二级学院。作为教学单位的二级学院是兄弟单位,兄弟单位直接处理和发布学校层面的宏观教务安排,逻辑上不合理,管理上作为教学管理的职能部门——教务处失位,缺乏“存在感”,效力上缺乏权威性。第二,如何选择信息传递。即途径或者渠道,我认为,在信息化、网络化时代,信息的传递途径、媒介有多种选择的可能,传递的速度基本是及时到达,就此而言,信息传播途径的选取就是传播媒介的适当选取,选择即取舍,得当即适合。按照此标准,我认为,全校性事务的组织实施建议以公文的形式通过行政办公平台发出;涉及个别单位、临时性事务的组织与实施可考虑用社交工具传递。
   3.具体事项的组织实施
   文本拟定完毕,传播途径选取结束,接着就是具体教务事项的组织与实施。涉及组织与实施,相伴的管理行为即监控、沟通与反馈。监控进度、监控落实、监控质量即监控行为的直接要義;沟通细节、沟通困难、沟通具体事项即沟通行为之观测点;反馈落实质量、反馈落实行为的偏差、反馈上下管理之相长乃改进工作之良方。
   二、二级学院信息的接收与处理
   (一)信息接收
   二级学院教学副院长或相应教务科室是各高校教务处信息在教学单位的接收者。重大的教学改革及管理事项教务处一般应该以教学副院长参与的教学工作会议的形式直接给安排,由各学院教学副院长带回教学单位传达、探讨、组织与实施;常规的管理事项或管理内容,二级学院教务办或者相关教务科室的负责人是教务处管理信息的直接接收人和责任人。
   (二)信息内化再编译
   二级学院及时准确接到教务处发布的信息后,不应直接转发了事,第一要务是认真研读信息,确认准确理解后,根据实施的对象(系、专业、教师与学生),重新编译成“去文件”表述的形式,以通俗、明了、无歧义的文本传递给“受众”,为后续具体工作的开展打好基础。
   (三)具体事项的组织与实施
   信息的内化再编译后,拟好文本,根据具体事务的完成对象(系的发给系主任,专业的发给专业主任,教师的发给教师,学生的发给各班学委)用即时通讯工具第一时间发给完成对象并明确要求,明确完成工作程序,明确完成时间(早于报教务处时间,以便学院终审);具体事务实施过程中,学院教务科室要做好具体问题的咨询、答疑及与教务处的沟通工作;具体事务收尾阶段,学院教务科室要做好完成时间的提醒,排版要求的提醒,工作程序的提醒;学院教务科室接到相关事务的完成材料后,相关事项的负责人重新对照教务处的文件要求,逐一逐项初审,初审合格后报学院负责教学的副院长终审,无误,签字盖章报教务处相关科室;初审不合格,立即返回当事人并说明原因,重新启动既定的工作程序,终审合格后,按时报教务处,此项工作结束。
   三、教务系统信息传递的反馈
   反馈是信息传递过程中非常必要和重要的环节,反馈是信息传递质量的重要保障,也是工作改进和工作质量效率提升的有效途径。没有反馈即有始无终,信息传递是系统性的闭环,无反馈就是一个开放性的系统,工作的质量便无法衡量,更谈不上纠错和改进。作为高校教务系统信息的传递系统,不管是事中反馈,还是事终反馈,其实质上是作为信息发出端的教务处与信息接收和落实端的二级学院教务科室的工作沟通过程,无沟通,不工作。其重要性不言而喻。    (一)信息反馈平台的搭建
   为改进教务工作,教务系统工作人员的日常工作交流和沟通非常必要,一对一的沟通显然效率不高且不利于分享,为此作为高校教务管理的职能部门——教务处,有责任有义务搭建一个利于沟通的信息反馈平台(最好不要以教务例会的形式出现,因为一般会议形式不利于信息的真实传递),并定期组织活动,切实给系统内的同事一个减压、平等对话、工作沟通的机会,以便把控教务管理全面的状态,以促进工作质量、效率的提高。
   (二)信息反馈渠道的畅通
   渠道即路径、途径,除了信息反馈平台的搭建外还应考虑其他反馈路径的通畅,例如处长邮箱、处长接待日等等形式,以便个别沟通和反馈。丰富了反馈渠道,更便于个别事项的把控。结合信息反馈平台,就可以采集到面和点,立体的教务管理反馈信息,对于决策和工作品质的提升有反哺作用。
   (三)信息反馈纠错体系的建立
   反馈的目的是工作改进,对于通过信息反馈平台和信息反馈渠道采集的信息,高校教务处要及时研判信息的质量,取其精华,弃其糟粕。同时按照信息的内容分类、综合并根据业务归口找相关科室研究、商议。结束后,指定专人负责收集、整理并拿出具体解决辦法以回应反馈。以上的描述即信息反馈纠错体系,一般,各高校可能有类似的业务存在,但作为体系规范运行且能反哺管理的少之又少。
   高校教务系统信息的传递与传播学意义上的信息传递类似,都存在信息发出、信息传播、信息接收与反馈几个环节。管理层级决定信息传递的频次,相较于一级管理,高校一般都采用二级管理模式,也就是说学校层面的教务信息不能直接传递给“受众”,而是要经过二级学院再编译、传播途径再选取,重新传递给“受众”,再传递的质量直接关系整个教务系统信息传递的质量,可能差之毫厘就谬以千里。要保证高校教务信息传递的质量,首先要明晰教务信息的专业性特征,进而加强工作人员业务素质、信息素养的培养;其次要注意传播媒介的得当选取,确保信息衰减可控,失真可控,以便准确传递给“受众”,不影响具体管理事务的开展;再次要注意信息落地的解析与反馈、纠错体系的正常运转,通过管理机制保障教务信息传递的质量。
  参考文献:
  [1]石雯.高校教务工作信息化的思考:架构与流程[J].文教资料,2018(13).
  [2]宋欣.网络环境下高校教务管理水平提升策略研究[J].时代教育,2013(21).
  [3]徐娟.浅析当前高校教务工作者工作效率的提升思路[J].都市家教(下半月),2014(4).
  [责任编辑 李爱莉]
  作者简介:寇军强(1981.11— ),男,汉族,陕西延安人,研究方向:教学管理。
论文来源:《学周刊》 2019年17期
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