档案数字资源协同服务实现机制研究
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摘 要 针对数字化环境下的档案数字资源的激增及服务的需求，在分析国内外研究现状与实践基础上，引入协同学理论，从管理协同、组织协同、技术架构三个方面进行了档案数字资源协同服务实现机制的探讨，以期对档案数字资源服务起到促进作用。
关键词 档案数字资源 协同服务 档案服务
中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2018-05-19
Abstract In accordance with the rapid increase of digital archives resources and requirements for service under digitized environment， the paper introduces the theory of synergetics based on the analysis of current research situation and practice at home and abroad. It also explores the implementation mechanism of synergetic service of digital archives resources from the perspective of management synergy， organization synergy and technology architecture in hope of promoting digital archives resources service.
Keyword digital archives resources; synergetic service; archives service
档案数字资源是指以数字形式存在于档案馆中的各种信息资源的集合。随着信息技术的发展，国家对数字档案馆建设的积极推进，各级各类档案机构的档案数字资源呈几何级数增长，截至2017年底，全国数字化档案资源达2243万GB[1]。档案数字资源日益成为国家信息化建设的战略性资源，档案资源的数字化与网络化冲击着档案管理机构既有的服务模式与管理模式。档案管理部门条块分割、各自为营的服务方式与公众对档案获取服务要求便利性之间形成了新的矛盾。用户对档案资源的需求与获取数字信息行为方式的变化，也迫使档案管理机构重新审视自己的服务方式与效率。由此，档案数字资源的管理与服务也将发生越来越显著的变化，档案管理与服务者需要逐步探索如何实现对档案数字信息资源的共享与开发利用，满足人们日益增长的多样化的档案信息需求。档案数字资源服务从资源形成、管理，到提供服务利用是一个前后衔接有序的过程，是一项系统性的完整性的工作。而当前的档案资源建设仍是以“馆藏”而非“共享”为主，档案部门的服务机制客观上的问题与不足制约着这种档案数字资源利用效率，其服务价值不能得到最大程度的体现。档案管理机构必须重视档案数字资源协同服务建设，这是提高档案利用的有效途径，也是档案部门提升服务的重要方向。
一、国内外研究与实践进展
国外的研究围绕档案数字资源的检索实现方式、资源整合模式等方面展开，取得了一系列成果，注重研究的实践价值，多涉及实际工作所面临问题的探索和解决。Marty、Smith-Yoshimura等从档案数字资源整合与服务的元数据共享建设、档案共享空间构建、集成化检索系统等方面进行了研究[2]。Macgregor、McCulloch、Newman对服务用户参与和互动的档案编目，以及采用网络分析工具改进档案资源在线检索，采用合作标识作为知识组织以提供服务等方面进行了研究[3]。
在实践推进中，美国国家档案文件署在《2014—2018财政年度战略规划》目标中强调“实现公众对档案的获取”，通过灵活的工具和促进公众参与的可获取的资源来实现用户对档案的获取，突出其档案数字资源获取与利用服务的最终目的[4]。加拿大国家图书馆与国家档案馆（Library and Archives Canada，简稱LAC），整合了加拿大国家图书馆与国家档案馆的文献信息，对于社会公众来说，国家图书与档案信息可以通过同一门户，以整合为一体的形式获得[5]。如德国的各类档案馆建立了网络化工作方式，档案馆间通过沟通机制制定合同，实施不同方式的模块化分工合作，经费分摊，实现软件及资源共享。整合与服务从下到上，采用多途径、多层级、多种类合作沟通方式，通过建立档案工作网络来实现资源的优势互补[6]。
我国的学者从档案资源整合与服务等方面进行了理论探讨，如冯惠玲指出数字档案成为档案资源的重要组成，要大力加强档案数字资源建设与服务研究[7]。安小米等通过文献调研，针对政府信息资源共享的协同机制，构建了基于“权力—权益—信息”三要素的理论研究框架[8]。吕元智引入云计算理念，构建了国家档案信息资源“云”共享服务模式，是一种社会化、集约化和专业化的档案信息资源服务模式，它的实现需要从观念、技术、标准规范以及用户管理等层面采取措施[9]。王兰成教授研究了异构档案信息整合的信息组织与检索技术，从技术层面对档案数字资源的协同进行了分析[10]。
我国部分档案馆围绕档案数字资源整合进行了实践推进，取得了较好的成效。从档案资源整合的现状来看，北京、上海、广东和深圳等地都开展了区域内部分民生档案资源整合服务，构建以档案部门为枢纽的信息资源共享平台，档案数字资源整合服务模式都是围绕本行政区域内专业档案的归属和流向问题进行档案资源的整合。国家档案局主导建设了的“中国开放档案共享平台”，开启了历史档案信息资源“一站式”服务，但是平台存在档案馆集群不够、历史档案信息资源共享不够、历史档案信息资源整合不到位等问题[11]。
纵观国内外研究与实践工作，诸多学者和研究机构围绕档案数字资源及其服务问题，进行了理论探索和技术实现方法研究。然而，现有的研究或是关注理念层面，或是案例分析抑或微观技术的探讨，研究成果较分散，尚未形成成熟的理论体系与技术实现方案。本研究针对数字化、网络化环境中的档案数字资源的激增及服务的需求，引入协同学理论，从管理协同、组织协同、技术架构三个方面进行了档案数字资源协同服务实现机制的探讨。 二、档案数字资源协同服务架构
档案数字资源的协同服务是通过协调多个档案管理机构的数字资源，为公众提供協同一致的服务。档案数字资源协同服务的实现是一项社会化工程，其实现涉及政府层面的管理协调、组织层面的主体协作和技术层面的微观实现等多方面内容。
1.开放化管理协同体系的构建。档案管理部门由其所属的各级政府职能部门实行统一规划和管理。随着全社会知识创新模式的开放化发展和用户需求的多元化，这种分部门、分系统的管理模式开始逐渐向着社会化、开放化和协同化的方向发展，同时引发了档案数字资源服务跨系统管理模式的转变。周志忍及蒋敏娟的研究指出，跨部门协同是一项系统工程，它涉及多元管理主体及多种管理活动，具有复杂性特征，跨部门协同在中国的实现不仅需要面对协同力、组织、责任及效率困境，还需要解决制度化缺失及粗放式管理带来的各类问题[12]。开放化的管理涉及隶属于不同政府及部门机构的管理，因而需要采用协同的思想来指导。管理协同是在协同理论的指导下，运用各种管理方法和手段，促使系统内部各子系统或要素按照协同方式相互作用、合作和协调，从而实现共同的目标，使系统从一种序状态走向另一种新的序状态，实现自组织协同，并使系统产生整体效果大于各要素分别作用之和的管理方法。管理协同的过程同时是一个通过对各系统进行时间、空间和功能结构的重组，形成合作——协调管理机制的过程。
2.组织协同关系的构建。协同论为各个档案服务部门对大量分散的档案数字资源的科学有序的规范化、集成化，高效地服务提供了理论契机。我国集中式的档案事业管理体制，集中统一、分级管理的档案工作原则，以及当前已经形成的从中央到地方的档案管理体制，都一定程度上为实现档案数字资源协同服务提供了先天性的有利组织环境。档案数字资源协同服务意味着各档案服务系统需要在政府管理制度的指导下，在相互信任的基础上协调组织机构之间的关系，建立科学的跨系统组织协同机制[13]。
实现组织协同，就是在数字化技术和网络环境下改变不适宜跨系统协同档案服务的组织模式，进行组织结构的再造，推进基于流程的档案数字资源整合组织结构模式的应用，从而改变协同服务的组织结构基础。组织结构决定着跨系统协同服务的诸多环节的实现，组织协同关系的构建应考虑以下两方面的因素：其一，在服务协同中尽量考虑现有的组织结构，使服务系统与现有的组织结构相容;其二，跨系统协同服务实施后组织结构的变革，包括组织结构的调整和流程的改变，为跨系统的平台构建奠定新的组织结构基础。当前，我国信息服务机构间的交流与合作已初具规模，组建了一批联合服务组织，如中国技术交易信息服务平台、上海市公共研发创新服务平台等;国际间的业务合作也陆续展开，如国家农业图书馆与国际应用生物科学中心信息部门的合作。
3.信息技术协同架构。档案数字资源协同服务的实现离不开信息技术的有力支撑，在管理和组织协调体系建设的基础上，需要通过信息技术手段实现协同服务。档案服务机构之间的系统差异，数字信息资源的分布式存在，使得档案服务的开展更多地涉及分布式档案服务系统之间的资源整合与服务调用问题，以及档案服务业务之间的互相调用和系统互操作问题。在此发展趋势下，各种协同应用软件和技术应运而生，为异构系统之间的互操作和服务调用提供了有效的解决方案。在此基础上，如何协调各项协同技术间的关系、通过技术协同框架实现服务业务的调用，从而服务于用户是技术架构需要解决的问题。
各档案资源服务系统由于所采用的软件体系结构、底层实现语言、对外提供的服务接口及交互通信协议各不相同，系统之间要实现跨系统协同服务，必须首先从技术架构上遵循以下要求。
（1）技术架构的统一性。档案数字资源服务系统之间采用的技术开发手段不同，在数据库设计、资源组织和服务业务的实现方面都存在或多或少的差异，而协同服务的实现过程是要屏蔽这些差异。因而需要在不改变各自底层技术实现方法的前提下进行统一的技术架构，通过采用统一的网络及软、硬件架构等确保信息在异构系统间的互联互通。
（2）技术规范和标准的开放性。档案服务系统建立之初，各自遵循本系统的技术规范和标准建立，从而形成了各个服务系统内部统一，而不同系统之间存在差别、不能互相结合的技术规范问题，形成了部门间的“信息孤岛”。在跨系统技术协同架构筹划阶段，就应本着前瞻性原则来选择采用国内外公认的、开放的、应用面广、成熟的，同时又可扩展的信息技术标准规范，同时注意动态适应性。
在档案数字资源协同服务架构中，管理协调是基础，组织协同的实现是关键，信息技术提供保障，三者之间相互依赖，又相互促进，缺一不可，形成完整的协同体系。
本研究引入协同论的思想，从管理协同、组织协调与技术构架方面做了探讨。协同服务的实现是一项社会性工程，必然涉及多个主体的组织协调，技术上、业务流程、标准上的保障等内容。理论探讨能够促进实践的发展，相信还有更多、更复杂的内容值得进一步的探讨，使我们对未来实现档案数字资源协同服务越来越明晰。
参考文献
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★基金项目：国家社科基金青年项目（14CTQ042），上海市教委科研创新项目（14YS032）。
★作者简介：赵雪芹，湖北大学历史文化学院副教授，博士后，研究方向为档案信息服务。
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