基于决策机构需求的分布式共享档案信息平台搭建

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　　摘 要  2014年，我国就档案管理工作提出了新的工作意见，要强化对档案工作的改革，加大档案资源开发力度，努力将死档案变成活的信息，有用的信息。这就要求档案管理部门由传统的管理模式向精细化管理模式转变，从决策机构的需求出发，构建分布式共享档案信息平台。主要结合实际情况，首先分析了档案信息资源共享需求，然后论述了基于决策机构需求的分布式共享档案信息平台搭建途径，希望通过本次研究对同行有所帮助。
　　关键词  决策需求 分布式 共享档案 信息平台
　　中图分类号 G273 文献标识码 A 收稿日期 2018-12-19
　　Abstract In 2014， China put forward new suggestions on archives management to strengthen the reform of archives work， increase the development of archives resources and try to turn the dead archives into living and useful information. It makes it necessary for archives management department to transform the traditional management mode into a refined management one， and build a distributed shared archives information platform based on the needs of decision-making institutions. This paper analyzes the sharing requirements of archives information resources based on the current situation， and then discusses the ways to build a distributed shared archives information platform based on the needs of decision-making institutions. It is hoped that this study will help the peers.
　　Keyword decision-making needs; distributed; shared archives; information platform
　　最近几年，数字档案在档案资源中扮演着越来越重要的角色，档案领域的信息化进程不断加快，先进的信息技术在档案数字化管理过程中应用得越来越频繁，显著提升了整个档案管理的工作效率和管理水平。数字化、信息化时代背景下，信息资源呈现爆发式增长，数字档案资源来源种类日趋多样。如何在较短的时间内收集整理储存这类数字资源，使其发挥应有的价值，为社会经济建设服务，成为新时期档案管理部门需要重点攻克的难题。在全新历史时期，为了提高档案管理效率，构建一个高效安全、运行合理的共享式的档案信息管理平台，就成为数字档案管理、档案利用、档案服务的重要工作。
　　一、档案信息资源共享的需求分析
　　1.档案信息资源共享功能需求。档案信息资源共享功能需求主要体现在以下几个方面：首先，本单位的员工能够按照自己的权限，对本部门的档案信息资源进行查阅、访问和利用。其次，决策机构和同级档案管理部门需要看到下级档案信息资源的目录和元数据信息，以便能够准确地掌握和了解档案资源管理现状，方便对整个档案工作进行有效的监督和检查。最后，下级各档案工作部门能够实时接收上级部门的档案信息资源。此外，档案信息资源共享功能需求，还包括了不同行政区划、同单位之间的档案信息资源相互共享，特别是在开展跨区域合作研究时，所产生的各种档案能够确保各方共同利用、共享资源。
　　2.档案信息资源管理功能需求。档案信息资源管理功能需求主要包含以下几个方面：首先，档案资源著录归档管理权限设计。需要对相关著录、归档、管理的档案信息人员的权限进行有效的分配和限制。同时，还需要对不同级别、不同种类的档案著录、元数据项进行科学设置。其次，档案著录、归档。利用计算机信息化操作平台，实现对档案信息资源的有效分类、整理分级，将涉及档案的全部文件和附件信息全面归档，可以单条记录，也可以批量导入。对于已经著录的档案的完整性、规范性、安全性进行全面审核，确保能够在规定期限内及时归档。最后，档案借阅和统计分析。按照不同人员的权限，能够实现对档案资源的有效检索，在线浏览或者离线借阅。同时，档案利用者还可以根据权限，按照不同类别、不同时间、不同部门对相关档案资源进行分类统计。
　　3.信息资源共享的安全需求。档案信息资源共享的安全需求主要包括以下几个方面：首先，单位内部的员工可以根据自己的权限和密码，登录相应的信息平台，查看档案目录和相应的文件及附件。员工登录的用户名和密码只能在本单位的局域网内使用，禁止在公开网络上使用。其次，档案管理监督的上下级之间的档案信息资源交换，只能是目录元数据的交换，其他单位只能浏览目录和元数据，不能浏览档案全部内容。对于未公开或者还未到期公开的档案资源，只能公开档案目录。在进行档案信息资源公开时，应该单独设置公开库，公开库中的档案信息资源应该实现和全部档案信息资源的物理隔离。
　　二、基于决策机构需求的分布式共享档案信息平台模型搭建
　　1.搭建理念。分布式共享档案信息平台搭建过程中，应该以档案为基础，同时还能够起到充分利用档案资源的作用。从宏观方面也主要围绕以下几个方面开展设计：首先，以用户需求和档案资源的价值为出发点，对档案资源进行有效全面的分类、归档整理，依据决策机关下发的各种档案数据需求，决策机构提供针对性、有效性的档案信息资源。其次，从资源高效聚集、高效利用原则出发，通过将各种与决策机构需求的数据库资源进行有效分类整理，对于决策机构的档案信息、资源需求，逐步构建一个系统化、全面化的数据库档案信息系統，从而将各个数据库有效连通，在整个数据库系统内能够形成统一的档案需求信息，相关信息管理人员，根据决策机构的需求，将相关知识密度较高、位于前列的档案信息资源进行全面整合，满足决策机构的档案信息需求，为其提供有针对性的信息资源服务。再次，从共享角度出发，确保档案信息资源能够实时共享，构建分布式的档案信息共享平台。最后，从信息评价、信息反馈、信息沟通角度出发，档案机构在为决策机构提供档案信息的同时，通过加强沟通交流，强化信息反馈，对整个信息平台的需求进行完善，确保平台提供的各种信息服务更加具有针对性[1]80。 　　2.模型构建。决策机构在进行决策时，所需要的档案信息资源，并不是实实在在的文献载体，而是要求档案管理部门通过将各个文献进行有效的分析整合，将档案资源中所承载的内容和有价值的信息全面体现出来，强化内容之间的联系。因此，分布式共享档案信息平台所提供的信息资源应该是深层次的、系统化的，并充分应用数据挖掘技术、大数据技术，强化档案信息资源和解决问题之间的对应关联，从而能够为决策机构提供具有一定逻辑的参考信息资源，最终为做决策机构制定相应的决策方案提供数据信息支撑。一般状态下，分布式的共享档案信息平台向决策机构所提供的信息资源主要通过以下两种形式实现：一个是通过决策机构直接在整个分布式共享档案信息平台中自己查阅，然后结合自主查阅的结果，采取人工手段，对相关信息进行整合。另一种途径，就是根据决策机构的相关工作要求，利用数据挖掘技术和应用设备匹配技术，自动化检索信息资源，最终将相关结果内容进行高效整合，以数据列表等形式反馈给决策机构，供其多样化利用[2]43-45。上述两种实现途径，有着本质性的差异。一种是传统档案利用模式，只强调了档案资源的使用，并没有强调档案资源的共享与高效利用;而后者是分布式共享信息平台搭建的本质目的追求。
　　三、基于决策机构需求的分布式共享档案信息平台运行
　　1.分布式共享档案信息平台建设。这个环节是实现对档案信息资源的有效整理和再加工，本质目的是实现各个档案资源和各个数据库以及决策需求的有效对接。在这个过程中，主要分为以下几个步骤进行：首先，借助扫描技术和光学字符识别技术，将数字档案资源中的大量非结构化、半结构化和部分结构化的数据进行扫描转化，从而将其转变成可查阅、可利用且具有一定结构形式的档案资源。在档案资源利用过程中，由于实现非结构化资源的数字化利用，能够进一步提升信息资源的深度加工，深度挖掘各个部分之间的联系，提高资源利用效率，为此就需要构建与之相适应的数字化档案资源数据库系统，从而进一步提高数字化档案资源的挖掘能力，信息处理能力和加工能力[3]。其次，系统在对决策机构的档案信息资源需求进行有效综合分析的前提下，利用整个平台的自动采集技术和跨数据检索技术，能够及时快速地将决策机构所需要的信息进行归纳整理，形成有条目、有规律、有目的的数据形式。最后，从整个共享平台的安全性角度分析，通过构建共享式档案信息平台利用标准、平台登录标准、信息交换标准，实现本平台和其他档案机构的信息共享、信息交换，从而确保各种信息资源检索更方便利用、更高效，同时也能够为其他数据库的档案资源作补充，为整个决策机构提供有效的、有针对性的服务[4]35-41。
　　2.信息挖掘引擎。整个档案信息共享平台建设过程中，信息挖掘引擎是其中的核心内容，是整个平台能否建设成功的关键。在充分掌握了决策机构的各种档案信息需求基础上，利用信息挖掘引擎，能够确保从档案数据库中挖掘更有力的档案信息，提高检索的针对性。在整个共享平台中，信息挖掘引擎主要实现了三方面的功能：一种是对档案信息进行分析的功能;一种是检索功能;另一种是表达功能。分析功能能够及时掌握决策机构对档案信息的需求，并将分析结果和档案数据库信息进行一一对应[5]60-67。在对信息进行相应的处理过程中，利用神经网络技术，为决策机构提供个性化信息资源。本文所研究的整个共享平台，因为具备了网络化特征，所以在资源检索过程中，可以利用关键词进行档案资源检索，通过在检索目录中搜索相应的关键词，就能够获得与之相对应的特征信息。然后就会将相应信息提供给利用者，实现信息挖掘引擎的表达功能。目前，应用较为成熟的技术手段是将决策机构需求的相关信息利用强弱相关性，按照一定的顺序展示在可视界面上[6]85。
　　3.管理系统。管理系统是实现内部信息平台和外部有效对接的中间桥梁。该系统主要包含以下三方面功能：首先，对新注入数据库系统中的档案信息进行全面检测，确保整个数据库中的信息不存在重复现象，并对重复信息及时清理，对相互补充的信息进行有效组合，最终添加新的信息。其次，对整个数据库信息共享平台的挖掘引擎进行维护，保护档案信息的安全性，纠正错误数据，确保整个平台能够正常运转[7]51-59。最后，对每个用户的使用权限进行规定，确保这个平台访问的安全性。挖掘引擎维护和平台用户权限设置，是整个档案共享平台的关键内容，也是防止档案泄露、维护用户信息安全的重要举措
　　4.交互反馈。基于决策机构需求的分布式共享档案信息平台构建的最终目的是为决策机构提供信息保障，帮助其制定更加完善的决策方案。因此在整个平台运行过程中，除了要充分掌握决策机构的信息需求之外，更重要的是要在整个过程中和决策机构进行有效的信息交互，从而保证信息挖掘引擎能够采用合理的推理策略，不断挖掘更加符合决策机构需求的深层次信息，并对整个系统信息处理过程中可能出现的错误进行改正，实现人机交互，更好地掌握决策机构的信息检索偏好，从而为进一步优化系统，实现检测结果排序最优化，奠定坚实基础[8]143-147。同时，在系统应用过程中，决策者的信息反馈，对进一步提高整个系统的服务质量，也有着至关重要的作用。
　　参考文献
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　　★作者简介：贾秀芳，内蒙古机电职业技术学院副研究馆员，本科，研究方向为档案学。
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