计算机技术在文件与档案管理中的应用
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摘要：应用计算机技术管理档案信息，能保证档案信息的齐全性和时效性，保证档案信息资源共享;要创建数据库，保证档案信息资源的安全性，规范档案信息数据库的建设和管理。在此过程中，要不断更新硬软件设备，继续做好传统档案管理工作;要建立健全相关管理制度，提高安全意识确保档案信息安全，要不断提高档案管理人员的整体素质和档案信息的利用率，有效提高管理效率和数据准确性，为经济社会发展提供强有力的支撑。
关键词：计算机技术;档案管理;信息化
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
1现代档案管理中计算机技术应用的意义
1.1推进档案管理的科学化发展
在现代档案信息管理中，各类计算机技术的应用不仅可以推进档案管理各项工作开展的规范化处理，而且避免了传统纸质档案管理工作量庞大以及管理错误频发的状况，并且能够更加推进现代档案管理的科学化及数字化和自动化发展，全面实现档案管理各项工作的效率提升以及准确率保证。
1.2有效实现档案信息的综合利用及共享
传统的档案信息管理采用纸质版，一旦人们离开了工作或学习的地方，则无法进行档案的使用和查阅。而在现代化的档案信息管理中，借助计算机及网络技术的应用，人们则可以将世界上各个角落的档案信息内容进行连接，从而为任何一个区域的人们提供更加即时、便捷的档案信息查阅服务，不仅有效实现了时间的节约，同时更可以全面推进所有档案信息内容的共享及利用提升，而且在信息化技术及时代背景下，可以借助各种方式保存和管理档案信息。
2计算机技术应用于档案管理的优势
2.1保证档案信息的齐全性和时效性
将计算机技术应用于档案管理，非常方便收集档案信息，同时完成核对档案信息的作用。档案室可通过互联网或局域网定期采集各部门文件资料进行归档，各部门也可以将重要的电子文件通过网络发送给档案室，能有效保证档案信息的齐全性。档案室一般收集保存上一年度档案，档案信息总是处于滞后状态。将计算机技术应用于档案管理中，档案室通过网络能在最短时间内或按照要求收集到最新的档案信息，时效性得到充分保证。
2.2保证档案信息资源共享
各部门可应用计算机网络提供已开放的档案信息资源。应设置检索档案信息入口，方便需求者查询和利用。档案管理者可利用计算机技术完成档案信息的提取和存储工作，人力物力时间可得到减低，更能提高档案管理水平和工作效率。
3利用计算机技术管理档案信息的基本要求
3.1创建数据库
数据库是依照数据结构和信息的分类来存储，组织和管理数据的电子仓库，是需求者利用各种档案信息数据的重要方式。档案管理的核心是开发和建立档案数据库，同时应不断完善和设计相配套的程序，修改并检索原有数据，管理和共享大量档案信息，只有这样才能实现规范化、数字化和网络化管理档案信息。
3.2保证档案信息资源的安全性
保密及其安全性是档案管理的一个基本要求。档案能真实客观记录各单位重要文件和信息，必须采取相应措施保守涉及不能公开事项之秘密，避免产生不必要的损失。这要求我们必须建立健全并完善相关管理制度，明确安全保密要求，保证档案秘密信息的安全性。要安装防火墙、设置相关用户登录密码于涉密档案计算机，同时应为不同的用户设置身份认证和使用权限等关键措施，应升级防病毒软件并及时下载安装漏洞补丁，解决电磁泄露问题;禁止有涉密档案信息的计算机链接互联网;禁止无权限管理者或需求者访问有涉密档案信息的计算机，存储和处理涉密档案信息不得在非涉密计算机完成。务必要物理隔离互联网和局域网，禁止用互联网传输涉密档案信息。要按照规定管理和培训使用涉密计算机的档案管理人员。
3.3规范档案信息数据库的建设和管理
在建立档案信息数据库后，要强化规范建设和管理。不同数据库存在一定缺失和漏洞，可能出现泄密等不同的问题。因此，必须加强并进一步健全和完善档案信息管理。为避免档案信息泄露，必须不断提高和完善档案管理安全机制;要根据科技发展水平，不断扩大档案信息数据库，研制新的管理软件和程序，使之顺应时代发展的需要。
4计算机技术在文件与档案管理中的应用
4.1重视文档资源的标准化建设
随着计算机技术在文件与档案管理中的应用越来越广泛，很多企业高度重视对先进设备及计算机系统的采买，却忽略了文档资源的标准化建设工作，从而导致采购的设备及先进的计算机系统长期闲置，浪费资金。新型的计算机档案信息系统无法满足企业内部的真实需求，因此，企业必须高度重视文档资源的标准化建设，并设立专业的研发部门，对企业的计算机文档管理软件进行整体的规划，提高其实用性、合理性和科学性，从而确保企业健康、持续发展。
4.2优化企业文档数据库的信息保护系统
随着经济的发展，科技的不断进步，我国电子文档数据安全系统也应该随之不断的升级和优化。因此，企业要不断的研发先进、科学的计算机保密技术及防火墙技术，对系统内的重要数据进行全面的保护和监控。企业文档数据库内有大量重要的商业机密和企业发展规划，这些数据一旦泄露，会给企业的发展造成很大的影响，甚至会造成企业倒闭，后果不堪设想，因此，对企业计算机存储数据和文件的保护是企业稳定发展的必要前提。
4.3提高企业文档管理人员的计算机应用水平
随着计算机技术的广泛应用，企业领导人意识到了计算机信息管理的高效性，因此高度重视对先进计算机软件及硬件设施的采买和应用，但是却忽视了相关档案管理人员计算机应用水平，导致先进的计算机设备得不到合理的应用，浪费财力、物力，又无法提高工作效率，因此，我们必须改变文件与档案管理的相关人员对纸质文档处理的传统思想，定期开展计算机培训合成，对相关管理人员的计算机应用技术进行合理的培训，使其熟练计算机文档管理流程，完善计算机文档操作技术，并推行奖惩制度，对积极配合并应用熟练的员工予以嘉奖，对无法跟上科技进步步伐的员工予以淘汰，从而提高企业内部人员的综合素质和企业的科技化管理水平，促进企业快速发展。
5结语综：
综上所述，通过对计算机技术在文件与档案管理中的应用分析，体现了计算机技术对文件与档案管理工作的突出贡献。企业实行计算机文档管理模式，不仅提高了企业相关文档管理人员的工作效率，还实现了企业信息和数据的共享，为查阅文档的人员提供了极大地便利。计算机技术在文档管理中的应用是迎合时代发展潮流的必然趋势，即增强了企业对相关电子文档的管理力度，还提高了企业掌握科学技术的能力，为企业的快速发展奠定了坚实的基础。
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