浅论人事档案管理和运用
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摘 要：人事档案记录着一个人基本的家庭情况、学习经历、工作经历、奖惩任免、考核、工资等情况，在招聘、选人用人、退休人员信息库建设、社保业务、公证等方面发挥的作用越来越大，做好人事档案管理和运用越来越重要。
关键词：人事档案;管理;运用
人事档案的基础管理包括档案材料的收集、分类、装订，人事档案查阅，人事档案转递等。人事档案的运用包括招聘时审核人事档案，中层干部聘任时，办理在职转退休社保业务时，退休人员信息库建设时，公证等。在日常工作中做好人事档案的管理和运用非常重要。
一、人事档案的管理
（1）人事档案材料的收集。人事档案的材料分十类：履历材料、自传材料、考察考核鉴定材料、学历学位职称培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国出境材料和其它材料。在这十类材料中，《干部履历表》、年度考核表、工资变动表是由人事处直接负责制作或直接收集的，能保证材料收集的及时性。考察、政审、党团、奖励处分、出国出境等材料是由人事处间接收集的，信息不畅通，导致有的材料是否已在其他部门产生，人事处并不知晓，影响了材料的及时收集。如：出国出境考察交流学习的人员的政审材料按要求属于人事档案材料应当收集。实际工作中，出国出境人员的政审是由党委工作部负责的，形成的出国出境人员政审材料由于工作人员不知道它属于人事档案而没有交到人事处。人事处也不掌握出国出境人员名单而没有向党委工作部要，就会造成人事档案材料收集不及时不完整。如何改变此种状况呢？就要加强部门间的业务沟通协调，充分利用网络优势。现在，出国出境人员的基本情况都要在网上公示，人事处的人事档案管理人员要关注，要主动向有关部门及时收集材料。
（2）人事档案的整理装订。人事档案要定期进行整理和装订，否则人事档案的安全完整就难以保证。如：职工交的学历证书复印件、每年的考核表、每年的工资表、退休审批表、入党材料等，不及时整理并按十类分好类别，不及时装订起来，那么，查阅时万一丢失一张纸怎么办？所以，要对人事档案定期进行整理装订，打印出卷内文件目錄。这样，既方便查阅又能保证人事档案的完整。
（3）人事档案的查阅。要严格人事档案查阅纪律，严格执行查阅人事档案的流程，严禁个人查阅本人人事档案。人事档案管理工作是保密工作，无论什么人查阅人事档案都要对外守口如瓶。如：查阅人事档案时，人事档案管理干事要审核《人事档案查阅审批表》有无审批人的审批单位盖章;查阅档案的人员是否中共党员;对查阅档案人员强调查阅档案纪律，不许拍照，不许涂改勾画;查档桌上不许放置水杯;外单位人员来查阅档案要出示介绍信和身份证等等，保证人事档案的安全不泄密。
（4）人事档案的转递。人才流动就会有人事档案在单位之间的转递。在日常工作中，经常接收到未分类整理装订的人事档案。为了杜绝此种情况，在外调审核人事档案时，就要要求存档单位按规定整理装订密封好人事档案再转递。人事档案的转递要走机要通道，要专车接送人不离档。
二、人事档案的运用
（1）人事档案在选人用人上发挥着重要的作用。人事档案中的干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、选拔领导的重要信息。如：在中层干部聘任工作中，就要对干部档案材料进行全面严格审核，重点是“三龄两历一身份”，即出生时间、参加工作时间、入党时间的一致性;学习经历、工作经历和干部身份的真实性。在审核干部档案时，发现有的干部档案中的材料有涂改痕迹，经过纪检调查，认定属于档案材料造假。撤销了中层干部职务并受到纪律处分。
（2）人事档案是办理社保业务的重要依据。机关事业单位养老保险制度改革后，退休人员的工资由社保发放养老金。人事处的社保干事要向市社保提供《事业单位退休人员养老保险待遇审批表》，审批表的项目中有参加工作时间和工龄的数据信息要填报。为了保证数据的准确性，就要审核人事档案中的相关材料进行确认。如：审核《干部履历表》中的“何时何地参加工作时间”、工作经历栏目;审核历年考核表上的参加工作时间;审核第十类中的派遣证;审核历年工资表里的参加工作时间;审核转正定级表等等，确保《事业单位退休人员养老保险待遇审批表》填报无误，保证退休人员的养老金按时无差错每月领到手，营造和谐的社会环境。
（3）人事档案是建设退休人员信息库的数据来源。建立退休干部信息库，准确掌握退休干部的基本情况，是做好退休干部服务管理工作的重要基础，对于提高退休干部服务管理的规范化、信息化、科学化水平，更好发挥退休干部在相关领域的作用具有重要意义。为了保证数据准确，就要经过查阅人事档案材料填报《退休干部信息简表》。需要采集退休人员的基本信息、家庭情况、健康情况、参加重要历史活动情况、奖惩情况、职务职级工资情况等。
（4）人事档案是办理公证的信息来源。随着人们法律意识的增强，经济的发展，个人家庭财产的丰富，近年来，做公证的业务越来越频繁。公证一般都要进行人事档案的摘抄，这就要求人事档案管理人员做到公正公平，实事求是进行人事档案的摘抄。如：摘抄《职工履历表》或《干部履历表》时，表中的父母情况、配偶基本情况、子女情况、社会关系情况等如实填写。有的人事档案中的履历表不止一本，要认真查阅，进行综合分析后，摘抄其中一本履历表，并在公证用的摘抄记录上注明摘抄的是哪年哪月哪日的履历表。如果有问题，负责人事档案摘抄的人员和公证处的人员要协作研判人事档案材料，保证公证的严肃性。
做好人事档案的管理和运用，人事处和人事档案管理干事是关键。要加大对部门和人员的投资，包括硬件投资和软件投资。如：没有独立的人事档案独立库房、查档室和办公室，做预算时就要考虑经费的投入，有计划地保证资金到位，改善人事档案的硬件环境。加大对人事档案管理干事培训的资金投入，保证不断更新人事档案管理专业知识，熟练人事档案管理的操作技能，保证人事档案管理和运用科学发展。
参考文献：
[1]朱玉媛，周耀林人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社.
作者简介：段红宇（1968-），女，汉族，北京人，本科，经济师，研究方向：社会保险、内部控制、人事档案。
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