基于PLM的高校仪器设备关键管理活动设计
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摘 要：管理工作离不开计划、组织、指导、实施、控制这几个过程，管理的目的在于提高效率和效益。高校仪器设备是高校开展教学科研的基础条件，也是培养具有创新精神和实践能力相结合的高素质人才的必要条件。因此，实现高校仪器设备的科学管理、提高仪器设备的使用效率一直是高校的重要研究课题。了解国家在仪器设备生命周期的政策是高校开展相应管理工作的基础，政策落实的准确度与管理一致性的程度密切相关，科学高效的管理活动才能够提高高校仪器设备的使用效率。本文以产品生命周期管理为理论基础，以政策制度为管理活动导向，试着从覆盖仪器设备的申请、购置、使用、维护、处置等生命过程，剖析高校实验室仪器设备运行周期关键节点因素，对其关键管理活动进行设计，构建仪器设备不同节点的保障措施。
关键词：生命周期;仪器设备;管理活动;设计
目前大部分高校都采用设备信息化管理系统来进行仪器设备管理，基本覆盖了仪器设备生命周期的各个阶段。所谓仪器设备的生命周期就是指从对设备的需求开始，到设备淘汰报废的全部生命历程，这是一种先进的管理思想，让人们思考如何用最有效的方式和手段提高产品的使用效率和未来收益，最大化的做到物尽其用。产品生命周期管理（Product Life Management，PLM）是指对产品从设计、制造、配置、维护、服务、报废处理这一系列的产品生命周期所有方面的管理活动。基于产品生命周期理论的高校仪器设备管理活动设计，也应全面应用于其所有生命活动过程，直至实现对高校仪器设备的生命周期管理这一目标。高校仪器设备全生命周期管理活动主要包含初期采购、中期使用、末期处置三个阶段，具体包括准备计划期、实施采购期、管理使用期和处置报废期四个阶段，在具体实施高校仪器设备的具体管理这一活动期间，要遵循以下几个步骤：第一，预算申请和购置可行性论证;第二，政府采购和严格验收;第三，明确管理责任和良性使用维护;第四，报废处置。这一系列关键管理活动组成了仪器设备的全生命周期管理。管理活动流程见图1。
一、高校仪器设备预算申请与购置论证
为遵循行政事业单位资产管理和预算管理相结合的原则，根据《中华人民共和国政府采购法》及《高等学校仪器设备管理办法》（教高﹝2000﹞9号），在对属于政府采购范畴的仪器设备购置，即单价或批量总价在100万元以上的仪器设备，应单独立项编制预算;单价10万元（含）以上的仪器设备为贵重仪器设备，需求方购置设备应上交购置相关设备的可行性论证报告，并且经由高校相关部门进行严格论证和合理审批。《中央财政支持地方高校发展专项资金管理办法》中还提到，专项资金实行项目管理，经学校同意立项下达的专项经费预算，部门应严格按专项所列预算项目申报采购，不能超支或挪作他用，做到专款专用。
高校仪器设备的购置的核心基础在于前期的科学规划及严格论证，关键步骤在于选好项目、科学规划、集体论证，在对仪器设备进行论证方面应符合“三个需要”：购置设备需具备充分必要条件与可行性论证;购置设备需围绕教学、科研、人才培养及学科建设等目标展开;购置设备需在组织、制度、队伍、条件、资金等方面建立相关保障机制。在购置仪器设备论证方面，可以采取同行评议办法，利用若干具备资格的人员，按照一定的评议准则，对仪器设备购置的价值进行评价，对购置仪器拟解决科研问题的可行性给出判断过程。具体流程如下：①结合学科建设及科研项目需求的实际情况，由各教学单位或二级学院项目论证负责人填写购置申请表，表内包含下一年度拟需要配置的设备名称、具体型号、主要功能、需求数量、预估经费额度等元素，填写完毕后送主管部门审核签字，然后报送固定资产管理处审核、存档;②固定资产管理处项目负责人协商聘请论证专家人选、确定论证会时间及地点，根据项目金额的大小组织相关学科专家组成专家组按时进行集体论证，监察部门参与监督;③论证不通过的项目，项目负责人需要进一步完善相关资料再次进行申请，论证通过的项目纳入高校下一年度预算，高校将年度预算上报省教育廳审批无误后，由省教育厅上报本级财政部门进行最终审批;④预算批复后，高校应严格执行预算制度，方可开展仪器设备采购，保证购置的仪器设备符合支出预算，完成合理配置。
二、高校仪器设备政府采购与到货验收
为适应政府采购制度改革与发展需要，高校应不断完善政府采购制度，使得政府采购管理从程序导向型向结果导向型转变的重要举措。根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六条规定，需求方应按照行政事业单位内部控制规范要求，建立并完善高校政府采购的内部控制制度，在编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履行验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等关键环节中加强内部控制管理。在政府采购的活动中，仪器设备合理配置的首要因素是采购方案的制定。采购方案的制定因立足于高校实际采购需求，即招标文件中的具体内容和实际要求，采购需求不仅要满足教学科研的实际需要，而且要具备相关的技术指标，遵循公平性、适用性原则，杜绝标明某些特定的品牌或者制造厂商。同时，在采购需求中还应当考虑供应厂商的相关资质条件，比如企业资质、企业认证、产品质量、性能参数、安装调试、技术支持、售后服务等相关因素，以保障仪器设备的后续的使用效益。
按照政府采购的相关流程，高校应根据已签订的政府采购合同，严格验收已购置的仪器设备，在验收期间，应符合高校制定的相关验收标准，根据设备的价值对应不同等级的验收人员，符合三级验收的设备，先要进行一级和二级验收;设计二级和三级验收（见表1）。验收人员应遵循以下几点要求：①预先熟悉采购合同，了解仪器设备的组成和性能;②安排合适的地点放置并开展接收核验工作;③开箱核验前检查外包装是否存在破损、受潮现象，开箱后查看装箱单各项内容是否齐全，仪器设备的规格型号各项指标是否与合同相符，售后服务条款内容是否加盖制造商公章;④严格按照操合同对仪器设备进行安装和调试，测试性能指标并做好记录;⑤达到二三级验收标准的还应当作出验收结论。 通过高校验收的仪器设备应严格按照采购合同中的条款及时支付。在高校财务管理中，支付仪器设备款之前，应当提供相关的验收报告和入固定资产凭证。具体办理流程如下：首先，由使用人将所购置的固定资产相关信息准确地录入设备管理系统对应模块的各个字段中，模板信息覆盖了仪器设备的采购信息、财务信息、设备信息、管理信息等;其次，高校资产管理部门设备管理科应对照发票和验收单，审核资产入账信息，审核无误后将录入的资产信息进行审核和分类，生成资产编号，并打印验收单据及标签条码;最后，使用人在完成固定资产入账后，完成报销单签字手续，将报销单、发票、合同、验收单据一起交到学校财务部门办理报销手续，由财务部门进行财务管理和会计核算，支付设备款。
三、高校仪器设备日常管理和开放使用
1.高校仪器设备日常管理
高校仪器设备的管理应当明确责任，引入网格化管理概念，建立网格化管理平台。仪器设备的网格化管理总体设计思路是将高校整体设备资源进行多个网格的划分，采用不同的管理标准和方式来应用于不同特色学科的建设。网格化管理模式是以实验室管理处为一级网格，整合高校整体仪器设备资源，统一管理、统筹分配。在一级网格的基础下根据学科大类或以二级学院为单位划分出二级网格，在二级网格的基础下，依据专业的不同细分出三级网格，形成一个矩阵式的管理结构。如图2所示。
在实施管理活动时，一级网格以实验室管理处为总部管理机构，负责高校仪器设备的日常管理、仪器设备维修制度的制定、实验室维修人员的培训等工作，最大限度优化仪器设备的配置，规范仪器设备的管理;二級网格责任人由各二级学院实验室主任或者由实验室专职教师担任，接受管理处的管理，负责各学院的仪器设备的教学指导工作及处理各项突发事件;三级网格责任人可由勤工俭学的学生担任，接受二级责任人的管理，主要负责实验室的卫生等问题，以及基础性设备维护工作。网格化管理方式较传统的管理模式相比，其优点在于构建了管理关系清晰、分工明确的层级体系，下级向上级网格负责的同时，同级网格之间也具备了相应的沟通机制，以保证信息的及时传递与沟通，提高高校实验室在管理仪器设备方面的质量与效率。
2.高校仪器设备开放使用
为推动优质资源共享，提高仪器设备使用效率，降低闲置率，根据《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》（国科发基〔2017〕289号），高校单台套价值在50万元以上的仪器设备应纳入国家网络管理平台对社会开放共享、并可按照“成本补偿”和“非盈利”原则收取费用。因此，高校可设立高校仪器设备专项维护基金，开放共享所获得的收益用于仪器设备的日常维护及后续维修。在高校大型仪器设备在纳入国家网络管理平台的同时，可以建立微信企业号作为高校的移动端共享平台，建立高开放共享程度、流程简化、简便易行的使用渠道。微信企业公众号可以不定期向关注用户推送高校相关仪器设备的相关文章，用户可在下面进行评论交流。平台内可设置以下几个模块：①仪器查询模块，查询仪器的品牌、型号 及相关数据;②预约模块，通过微信公众号预约功能实现仪器设备的预约使用，了解预约是否成功;③计时模块，使用仪器设备时登入使用开始计时，使用结束登出完成使用;④评价模块，用户使用结束后，可对使用情况及高校服务进行评价，全面客观的评价设备的优缺点，以改善设备管理的不足。用户预约使用流程如图3所示。
四、高校仪器设备调剂调拨与报废处置
为保证仪器设备的使用效益，高校应定期完成仪器设备报废、报损的申报工作。高校仪器设备的调剂、调拨、报废处置工作不仅要严格执行国有资产处置的相关规定，而且高校内部也需构建相应的具体管理办法，并不断完善相关合规手续，及时进行资产的回收处理。对报废处置的仪器设备进行分类分级，组织专家进行内部鉴定，确认符合条件后，上报上级主管部门和财政部门审批后，及时进行资产回收工作，同时在设备管理系统中下账，并告知财务处下账信息。相关流程如下：
五、结语
高校仪器设备是高校开展教学科研的基础条件，也是培养具有创新精神和实践能力相结合的高素质人才的必要条件。高校仪器设备管理是一项复杂的系统工程，了解国家在仪器设备生命周期的政策是高校开展相应管理工作的基础，政策落实的准确度与管理一致性的程度密切相关。高校在对仪器设备管理时应立足各关键节点，覆盖仪器设备的申请、购置、使用、处置这一生命周期，统筹兼顾、落实政策、协调统一、科学管理，合理规避仪器设备生命周期管理中的各种风险，才能够实现稳健高效的仪器设备管理活动。
参考文献
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（责任编辑：兰卡）
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