高校学籍管理实践与探索

来源:用户上传      作者: 余海峰

　　摘 要：学籍管理是高校学生教务管理的一项常规工作。我国高校学籍管理工作经历的三个发展过阶段，实施电子注册是推进高校学籍管理改革的必要举措。本文针对高校学籍管理的现状和面临的主要问题进行分析探讨，并结合相关的工作实践，提出推进高校学籍管理现代化和制度化建设的对策。
　　Abstract:The school register management is a university student educational administration management regular work. Our country University school register supervisory work experience's three have developed the stage, the implementation electron registration is advances the university school register management reform the essential action. This article the subject matter which and faces in view of the university school register management's present situation carries on the analysis discussion, and unifies the related working practice, proposes the advancement university school register management modernization and the institution construction countermeasure.
　　关键词：学籍管理 学籍 电子注册
　　Key words:School register management school register electron registration
　　作者简介：余海峰（1979-），女，安徽安庆人，上海电机学院助教，法学硕士，研究方向：民商法。
　　【中图分类号】G47 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7069（2009）-06-0163-02
　　
　　随着我国教育事业的发展，社会对人才要求越来越高，越来越多的人走进高校接受高等教育。如今，高校已经由过去面向少数人的精英教育转变为面向大众的素质教育，高校在校学生人数在不断增长，高校办学规模不断扩大，办学档次在不断提升。这些无疑增加了高校学生管理工作的难度，学籍管理作为高校学生管理工作的基础，也同样面临新的挑战和问题。因此进一步完善学籍管理工作的制度建设，对推进学籍管理工作的科学化、高效化、制度化具有重要意义。
　　
　　一、 高校学籍管理工作的主要内容及其发展过程
　　
　　所谓学籍，就是学生按照国家招生计划规定，经过高考择优录取后，经过学校全面复查并办理入学注册手续所取得的在校学习资格。高校学籍管理是根据国家对高校学生德、智、体全面发展的要求，结合学校培养人才的目标定位，制定规章、制度、办法，并按一定的程序对取得入学资格的学生从入学注册、成绩考核、升留级、转系（专业）与转学、休学、复学、退学、奖励与处分，毕业与毕业资格审查等方面进行的管理。高校学籍管理工作包括静态的管理和动态的管理，如毕业后学生的成绩管理属于静态管理，一般仅供查询；在校期间的学籍异动属于动态管理。
　　高校学籍管理工作的发展大致经历了传统人工管理、内部信息化管理和网络信息化管理三个阶段，分别扼要介绍如下：
　　1、 传统人工管理阶段（1995年以前）
　　1994年前，我国高等教育学历证书由各高校自行印制、颁发。1994年，国家实行普通高等教育学历证书统一印制、分级管理制度。自从开始，各高校的学籍和学历证书一般都是靠手工统计方式进行管理。由于统计与管理的数据庞大，手工操作方式简陋导致数据混乱、出错率高，难以准确得记录学生学籍变动情况。特别是学生学籍成绩管理以及毕业生数据清理、毕业生资格审查、各类统计报表填写、数据上报等等，需要耗费大量的人力、物力与时间，更是错误难免。因此，手工管理方式极大地限制了高校的学籍和学历证书管理工作的开展。
　　2、 内部信息化管理阶段（1995-2001年）
　　1995年2月，国家教育部首次要求高校将现代化管理技术和手段引入学历证书管理工作，由软件系统代替手工操作来提高学籍管理工作的技术水平。在学籍管理上，国内大部分高校开发了适合自己学校教学管理模式的计算机内部管理系统，大大提高了我国学历证书的管理力度和管理层次，提高了管理部门的工作效率和数据准确性。然而，随着各高校规模的不断扩展，相互独立、各自为阵的管理模式和管理系统明显存在不足，无法适应高校发展和社会的需求。一方面它无法为广大师生提供便捷的信息查询和浏览功能；另外一方面，它不能满足社会各界对于高校学生学籍、学历信息的检索与验证要求。因此，在管理水平和技术层面上，学籍管理工作亟待进一步改进和提高。
　　3、 网络信息化管理阶段（2001年以后）
　　2001年教育部开始建立了学历电子注册制度，发布了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，实现了从制度上维护国家学历制度和学历证书的严肃性，并且对高校学籍管理工作的电子化、信息化提出了更高要求。经过几年的实施和探索，教育部于2007年3月颁布了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，将新生数据核对工作进一步升格为新生学籍电子注册，正式纳入到高校学籍的日常管理范畴。自此高校学籍管理逐步向电子化、信息化、制度化方向迈进，新形势下，实施电子注册制度是高校学籍管理的必然选择。但由于我国高校学籍电子注册起步较晚，时间较短，加上技术更新慢等方面的原因，高校电子注册制度还存在诸多问题，亟需进一步完善。
　　
　　二、 当前学籍管理工作存在的问题
　　
　　目前我国高校学籍管理经过几个阶段的不断改革和发展，无论是从管理理念还是技术层面上都比以往的管理水平进步很多，但是在实行学籍管理电子化、信息化、制度化过程中又不断遇到一些新的问题，这些问题是需要我们进一步去探索和研究，以逐步推进学籍电子注册制度的完善和成熟。
　　（一） 学籍管理制度宣传力度不够
　　许多在校学生对学籍管理制度并不是非常了解，甚至部分管理人员和老师都不是很清楚，这主要是因为我们的制度宣传工作力度不够。学籍管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。如果学生本人对此项制度不了解，那么对学校做出的处理决定也很难理解和接受，那么学籍管理制度就很难有效执行，学籍管理的目的和意义就无法实现。例如：有的学生在违反了制度受到学校的处分时才知道有此项规定，这样不仅影响学生个人在校期间的学习表现，而且也影响我们执行学籍管理的真正目的的实现。
　　（二） 学籍管理与其他部门的信息管理不畅通
　　高校在早期信息化建设过程中缺乏统一的规划和部署，各行政部门和教学单位之间在信息化建设方面自成一体，而且各自的管理制度和标准也不统一，这就形成了信息孤岛，给全校范围内数据的整合和共享带来了困难，学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，难以和其他部门同步更新学籍异动信息。例如：招生部门提供的新生数据格式大多与学籍管理软件中的数据格式不匹配，需要二次开发。信息的不对称不畅通给学籍管理工作带来了疏漏和隐患，这无疑会增加学籍管理工作的难度，也影响到为其他部门管理工作提供所需的便捷信息。

　　（三） 学籍管理人员素质参差不齐
　　学籍管理工作繁琐而且工作量极大，它要求每位管理人员不仅具有极大的耐心、责任心，还要具有相关的管理知识和专业知识。另外学籍管理在高校管理体制中容易被轻视，甚至被认为只是一项事务性的工作，因此在聘用学籍管理人员时对其管理能力和专业知识没有经过严格考核，在上岗前也没有经过专业培训，在任职过程中更没有为学籍管理人员提供学习、交流和培训的机会，仅仅依靠原有的知识和在工作中积累的经验，导致学籍管理人员的水平难以适应高校规模的扩展和学生人数的增加带来的挑战和压力。
　　（四） 学籍管理软件的应用有待升级
　　各高校开发和应用的学生综合管理系统已经基本上能满足高校学籍管理的要求，并能有效地实现学生信息的电子化管理。高校在引进各种软件公司开发的学生管理系统，在一定程度上提高了本校的学籍管理工作的准确性和高效性，但也出现新老系统交替存在障碍，需要一段时期的适应和调整。新系统在启用后，管理者还不能完全掌握它的所有功能，难以最大限度地发挥管理软件的优势。另外，高校内部的学生管理信息系统中的学籍库与教育部下属的学籍管理平台上的学籍库字段格式要求不匹配，对学生的学籍信息记录要分开独立操作两遍，这严重影响学籍管理工作的效率，有待进一步开发优化，以实现同步操作。
　　
　　三、 探索完善学籍管理制度的对策
　　
　　提高学籍管理认识，更新学籍管理理念。学校各级部门与领导应真正从思想上做到认识统一，重视学籍管理工作，才有利于学籍管理制度的进一步规范化、现代化。在学校管理工作中，首先要从思想上重视学籍管理，牢固树立四种理念, ：（1）树立服务理念；（2）树立法制理念；（3）树立创新理念；（4）树立学习理念。各高校不仅要在思想上充分认识学籍管理工作，并在人力、物力、财力上加大投入，引进计算机技术人员，开发先进的学籍管理软件，加强管理人员和学生对学籍管理制度的宣传和学习。
　　加强部门间的沟通和协调，实现信息资源共享。通过进一步开发管理系统中的其他模块，推广管理系统的兼容性和实用性。如增加新生原始数据导入模块和新生报到数据模块，供招生办和学工部分别登陆使用，这样可以使学籍管理的信息库数据更加实时性，以实现各部门数据共享查询和使用，提高各部门的工作效率。规范学籍信息异动的流动程序，实时动态化的更新数据，并及时和各部门沟通协调，让最新学籍信息资源由各部门畅通共享。
　　完善管理硬件配置，提高人员管理水平。在互联网快速发展的环境下，高校学生管理的信息化要求越来越高，高校学生学籍管理工作的质量和水平，取决于软件和硬件两方面。从目前高校学籍管理的现状来看，无论是人员配备还是现代化办公条件，与教育部对高校学籍管理提出的要求相比，还是存在不小差距。第一，学校应当划拨专项经费，按要求配备现代化硬件设备，使各级学籍管理工作人员基本实现专人、专机、专项经费，为电子注册工作的顺利进行提供保障。第二，必须提高管理水平。管理人员首先要具备耐心、细心、责任心，有效地保证学校学籍管理工作正常运行；其次要加强计算机网络技术知识的学习，提高计算机管理水平和业务管理水平，学校应加强对管理人员的定期培训和交流学习，这样才能实现现代化的科学管理。
　　完善电子注册管理制度，实现规范科学管理。高等教育学历证书电子注册制度是从2001年开始实施的，它有力地维护了高校的声誉和毕业生的合法权益，是打击、防范假文凭、抵制社会不良行为的有效措施。所谓电子注册是指高校将经过合法招生录取的学生基本信息，以电子数据表的形式上报省教育厅，省教育厅审核通过后，再上报国家教育部审核备案。电子注册共分三种类型：新生注册、专升本学生学籍异动注册和毕业生学历证书注册。教育部对外公开的“中国高等教育学生信息网”提供了网上学历认证查询，这些权威数据来源于电子注册工作。电子注册与学籍管理相辅相成，电子注册对规范高校学籍管理起到了督促检查的作用，同时又受高校学籍管理的好坏影响。
　　高校学籍管理是一项长久、深入而又具体细致的工作，必须在实践中不断总结成熟的经验和技术，进一步探索改进的方法，提高学籍管理的科学化、信息化程度，加强学籍管理工作的技术含量，使得学籍管理工作更适应网络信息社会发展的需求，为制度化和现代化的学籍管理建设奠定良好的基础。
　　
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