论档案信息专题数据库的选题

来源:用户上传      作者:

　　档案专题数据库选题是一个战略性问题，选题确切与否直接关系到建库成败。从实践情况看，选题必须符合社会性、时代性和文化性。
　　
　　围绕社会需求特点提炼选题
　　
　　首先，从档案利用领域来分析社会需求。随着信息化建设突飞猛进，社会对档案利用需求日益广泛，呈现出综合性特点。具体表现：档案利用早已不再局限于政务工作查考和编史修志范围，而是涉及社会政治、经济、科学、文化、外交和民众生活各个方面。利用者除了利用档案解决公务问题外，还会利用档案来维护个人切身利益，如协议合同、房地产档案、个^学历、工龄证明、技术专利等，都是经常被利用的档案。其中，涉及房地产、公证、婚姻、学历等内容的档案利用率更高。由此看出，社会越发展，档案利用领域的社会化程度就会越高。一方面反映利用者社会需求的多样化，另一方面也表明档案利用领域的社会化是现代社会、经济建设加速发展的必然结果。
　　其次，从档案利用主体来分析社会需求。近年来，档案利用主体发生了明显变化，除既定的党政机关和社会团体外，又扩展到公民及其他单位，呈现出立体化特点。档案利用主体范围的扩大，也使得社会对档案信息的利用需求不断丰富和复杂，传统服务观念和方法已不能适应社会需要，这就要求档案部门必须站在利用者角度，认真研究档案利用的社会需求。
　　从档案利用主体类型看，档案利用需求可分为：个体档案利用需求和群体档案利用需求。个体档案利用需求具有一定的针对性和具体性，群体档案利用需求则更具有较强的普遍性和代表性。群体档案利用需求包含着个体档案利用需求，个体档案利用需求反映着群体档案利用需求的某个方面，而群体档案利用需求则更具典型性。因此，研究群体档案利用需求更具有现实意义。当前，档案利用主体立体化的特点，突出表现在传统的档案利用需求稳步提升的同时，新的利用需求又不断出现。从档案馆的利用情况，可以看到近年来社会对档案的利用需求日益增大，其范围已不仅限于学术研究和工作查考，而是更多地被用于私人领域，这在全国各综合档案馆呈现出普遍趋势，尤其在县市级档案馆表现得更为充分。如厦门市集美区档案馆2007年上半年婚姻档案利用率比2006年同期增长29.87%；大连市中山区档案馆婚姻档案利用占每年档案利用的50%以上。
　　由此可见，民众在社会生活中需要利用档案的情况日益增长。因此，关注民生问题是专题数据库选题的重点。要把选题工作置于社会的大环境中审视，有针对性、有目的地考虑选题项目，认真了解、研究档案利用者的需要、兴趣和接受能力，使其既贴近社会、贴近公众，又具有独创性和开拓性，让档案信息在服务中实现最大的社会效益。
　　
　　结合政务信息公开把握选题
　　
　　随着我国民主与法制进程明显加快，尊重和保护公民知情权利，依法有序地公开政务信息被提到议事日程。在这个进程中，档案部门坚持党和人民的需要是档案服务工作的方向，利国利民的实际社会效果是衡量档案服务工作优劣的第一标准，不仅各政府机关档案室承担政府信息公开重任，各级国家档案馆也通过已公开现行文件利用积极参与政务信息公开工作。特别是2008年5月1日正式实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》，标志着“政府信息以公开为原则”在全国范围内以法规的形式固定下来，也使得许多理论上的研究讨论转变为在现实生活中必须执行的规范。
　　从内容看，政务信息包括现实信息和历史信息。对政务现实信息公开，档案部门是开展这项工作的重要力量，但不是唯一力量。而政务历史信息的公开工作则主要由档案部门承担。在越来越深入人心的政务信息公开大环境下，政务信息公开对档案信息开发利用水平提出了更高要求，也为档案信息专题数据库建设开拓了广阔空间。
　　我们应该看到，政府信息公开既是当代民主政治发展的重要成果之一，也是现代政府管理的基本发展趋势。政府信息公开与档案专题数据库建设之间存在着良性互动关系。许多公众所关心和查询的信息，特别是政府决策参考、百姓为落实政策待遇所需要的信息，更多是关于某一问题的专题信息。这就要求档案部门结合政务信息公开，有效分析，准确选题，快捷服务，充分发挥档案信息化建设的效益与成果。近年来，档案部门以政务信息公开为窗口，选取能够反映社会进步、贴近民生利益的档案专题，在开展有效服务方面进行了有益探索。如2006年福建省古田县档案局结合国务院对库区移民实行补助政策，及时开展了库区移民的选题项目，建立了完整准确的库区移民专题数据库，以每天群众查档500A的历史记录，使库区移民的相关政策得以顺利落实，保障了全县6.8万移民可在20年内每年都享受政府补助4000万元以上，真正把“死档案”变成“活信息”。
　　与此同时，我们还应该看到，与政务公开的先进理念相比，与政务公开日益提速的实际运作相比，档案信息资源的开发利用工作要全面提速，还需要注入新的理念和活力。因此，在档案专题数据库建设的过程中，应该借政务信息公开，建设“阳光政府”的东风，进一步解放思想，与时俱进，做到“立足现在，着眼长远”。立足现在，就是要敢于创新，结合时代发展的特点，以社会新闻为切入点，紧紧把握时代的脉搏，瞄准中心工作和社会新闻信息，通过对经济和社会发展中的重点与热点，把握选题，既为各级党政机构研究制定相应的政策、措施提供专题参考，又要及时提供涉及国计民生和与人民群众切身利益相关、迫切需要掌握的政策法规性的专题档案文件。着眼长远，就是选题既要有前瞻性还要注意持续性。这就要求我们必须学习研究党和国家的方针政策，了解国家、地方、行业的中长期规划、国民经济和社会发展五年规划；了解即将来临的重大纪念日及其纪念活动的安排。
　　
　　突出馆藏资源特色准确选题
　　
　　对档案馆而言，馆藏资源特色是专题数据库选题的核心，也是构筑专题数据库文化灵魂的精髓所在。由于档案是不同地区、不同专业和机关、企业、事业单位和个人在实际工作中形成的具有凭证参考作用的文字等记录，并按照集中统一管理的原则保存在各级各类档案馆中。因此，不同档案管理部门所藏档案内容、结构也有所不同，这种差异不仅表现在数量上，而且表现在所含信息内容的独特性方面，以及在长期馆藏资源建设中逐渐形成各自的馆藏特色。
　　从实践看，举凡影响面广：成功的选题无不各具特色。因此，档案信息专题数据库的选题必须突出馆藏资源特色，形成具有“独家看点”的品牌优势。
　　
　　第一，找准定位。由于各级综合档案馆的馆藏档案价值、种类基本定型，不可能根据社会的变化而随时调整档案资源的结构。因此，档案信息专题数据库选题的本体定位就显得十分重要。定位准确、特色鲜明，选题才能成功。比如，国家档案局所属的三个历史档案馆分别定位于明清、民国和革命历史档案，而地方档案馆则应定位于地方特色。只有找准自己的立足点，根据馆藏档案数量与性质、开发宗旨等来选择其定位，选择其他档案馆没有或具有地域特色的选题，并使选题策划、信息采集加工、发布宣传等都服从于定位，才能准确地突出鲜明的馆藏特色。
　　
　　第二，科学分析。独具馆藏特色的选题必须建立在科学分析基础上。专题数据库的选题过程，实际上是一个将信息资源库转化为知识库的过程，面对庞大而繁杂无序的信息源，信息分析是不可或缺的一项重要工作。它是建立在基础数据库信息资源的分析、对比、归纳、综合、概括、推论的基础上，并融入分析人员智慧的一种高级信息资源组织活动，在某种意义上是一种全新信息资源的二度创造。信息资源分析主要是针对某种特定的信息需求进行的，主要是由求知、决策等需求动机产生的，其分析方法是在数字化的环境下，利用先进的计算机技术，通过对数据库的信息源进行分析、筛选研究、综合整理等，使之有序化，从中发现规律性、确定性、趋向性的情况与问题，并对这些情况与问题产生的原因及相关因素进行研究，得出明确可靠的结论，为确定专题数据库的选题提供基础性的信息支持，从而提炼出特点鲜明、内容独特的选题。
　　
　　第三，突出个性。围绕选题充分挖掘馆藏，形成“独家看点”。如福建省档案馆建设的《闽台关系》、厦门市档案馆的《厦门“98”投洽会》、福州市档案馆的《船政文化》、长乐市档案馆的《郑和下西洋》等专题，都是具有地域和馆藏特色的选题。还可以选择档案材料年代久远、数量稀少内容珍稀、特殊形式的档案材料形成专题，以档案的孤本性来突出馆藏特色，从而形成具有本地文化精神、文化特质、文化内涵的专题系列。如上海市档案馆的《计划经济时期上海票证》、福建省泉州市档案馆的《海上丝绸之路》、福建省福安市档案馆的《明清契约》等专题都集中体现了一个城市、一个地区的文化特色。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-306383.htm