如何做好事业单位档案信息安全管理工作

作者:未知

  【摘要】信息化时代的发展,不只是事业单位项目开展的模式,还优化了事业单位内部档案管理工作,信息化建设提升了管理效率,但也呈现出了很多安全方面的问题。文章基于安全管理层面,详细介绍了加强单位内部档案信息安全管控的有效途径。
  【关键词】事业单位;档案信息;安全管理
  采用信息化系统解决问题,是当前时代发展的重要趋势,事业单位需要紧跟社会潮流,采用先进的技术来管理档案信息。信息化建设能够提升档案管理效率,加大管理的准确性。在档案信息化管理过程中,要保证档案资料的安全性,避免信息泄露。本文主要基于事业单位档案管理常见的不足,分析了有效的安全保护措施,由此保障档案信息的安全水平。
  一、事业机构档案信息化管理的意义
  随着高新科技的不断进步,以计算机与互联网为首的信息系统已在各行各业中得到广泛使用。以往档案的入档管理形式、存储方式、检索、查找等都无法满足时代发展的要求,慢慢被计算机与互联网为主的信息系统所替代。现代很多电子商务以及OA办公智能化系统,电子资料在线传递、批阅等,令档案管理工作的环境与形势都出现了明显的改变。所以,注重档案信息化管理已变成各档案管理部门重要的历史职责与必然选择,事业机构受到党委及政府部门的领导,建立党组或是当委员,归属国家机构编制一类等特殊的属性。此外,伴随事业单位逐渐转企变革,单位内部档案管理工作越来越繁琐,动态化管控就显得尤为重要。再加之单位内档案具有记录单位发展历程、组织改变、人员任免与大型历史实践等职能。其可以为单位的发展和革新提供原始依据,为员工的选聘提供借鉴。为适应新时期事业机构的发展,加强档案信息管理工作的信息化建设,使得单位内部档案工作获取显著的发展是非常重要的。
  二、事业单位档案信息管理中常见的安全问题
  (一)物理问题。这是档案资料管理中最明显与最突出的问题之一。档案资料存储的条件和环境便是物理安全的重要内容。保证存储档案资料的物理条件的温湿度在稳定状态下,这样有利于防止消磁等情况的出现。就实际管理中产生的问题的来说,计算机本身的软硬件质量及水平,人為操控错误均可能导致档案信息的损坏。
  (二)软件问题。软件属于计算机平台的关键构成部分,类似计算机的灵魂。若想得到档案资料的安全运行与高使用率,就必须确保软件安全。在实际运行中,操控软件应严格根据相关规范及标准,管理软件应用权限。
  (三)信息问题。信息安全属于档案信息管理的关键内容,主要涉及信息加密、信息安全保存、信息备份和恢复、信息库安全、云信息安全等。确保档案信息安全属于档案资料管理工作的立足点与落脚点,所有工作均基于此思考[1]。有些单位单位在管理档案资料时会忽略信息安全问题,未对关键档案资料实施备份处理,也未设置档案资料的应用权限,这严重威胁到档案信息的安全。
  (四)网络系统故障。网络节点的限制会影响到计算机系统,降低计算机系统的安全性,进而威胁到档案资料的安全。部分事业单位并未设置专门的安全防护者来处理网络的限制,在档案泄露以后才了解到人员设置方面存在的疏忽与漏洞,对事业单位的稳定发展带来了巨大的损失。
  三、加强事业单位内部档案管理的途径
  事业单位内档案工作需将信息安全控制视为重要目标,根据其中存在的安全管理问题,要有针对性地展开安全管理,其主要从以下几点入手:
  (一)强化物理保护。物理保护是事业单位内档案安全管理的有效途径之一,其主要是在选取档案室与信息存储设施时兼顾到安全问题。档案室的安全应展开特殊规划,并评价安全,包含档案室内的温湿度、抗火、防盗等,并按照要求配置完整的设施,挖掘档案管理的作用,保证安全。物理保护还涉及对存储电子文件的电子设施硬件与自带软件进行安全管理,需选取性能优良的硬件产品保存电子文件,通常情况下,计算机系统固有的软件没有安全问题,但若通过重装系统或是应用中调整就可能出现系统漏洞,从而导致电子文件出现丢失或破坏,如此就需要档案管理过程安全防护电子设施的软件。
  (二)强化技术保护。事业单位内部档案资料管理中需采用先进的技术创建出安全稳定的信息化平台,对接收归档的档案资料从根源审查就保证安全,保存时要加强安全保护,对部分共享的档案资料应展开安全审查,采取全过程的安全控制。在常规档案管理工作中,有些电子文件的保存会利用外部设施,对此也要加强安全保护,避免病毒侵袭系统,连接网络时更应该重视安全防护。另外,需要借助大数据环境创建档案资料的备份平台,如此不仅可以节省保存空间,还可以避免档案信息产生问题后失去唯一性。
  四、结束语
  总之,保证档案资料的安全性是事业单位内档案管理的重要内容,关系着单位及大众的切身利益。采用先进的信息系统不仅能够实现单位档案工作的科学性、高效性,也促使事业单位内档案资料受到多方面的安全影响,当下要客观对待档案资料安全问题,并创建健全的档案资料安全管理系统,以更好地保障事业单位内部档案资料的安全性。
  【参考文献】
  [1]王丽英.大数据环境下的事业单位档案信息保密研究[J].办公室业务,2018(11):35+44.
  [2]孙要男.事业单位档案管理信息化建设问题与解决措施[J].办公室业务,2018(04):75.
  [3]张日冰.事业单位档案安全保障体系的构建策略[J].办公室业务,2016(22):123+171.
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