档案信息的采集

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　　数字化校园概念的提出距今已有20年，在这期间，我国高校的数字化校园建设取得了显著的成绩，普遍形成了由学校直接领导、信息与网络中心负责牵头、组织学校各部门共同建设的覆盖全校的网络基础平台和信息共享平台。数字化校园建设为高校教学、科研、管理、服务等各项工作带来了极大的便利，有效提高了高校资源利用率，也为高校档案信息化建设提供了丰富的资源。因此，在数字化校园建设的大环境下，多角度全方位开展高校业务档案信息采集的探索，既是社会信息化、网络化发展的需要，也是高校档案馆数字化建设的必然选择。
　　
　　电子文件全文信息的采集
　　
　　随着高校数字化校园建设的不断发展，学校内各业务部门的电子文件通过校园网广为传递，电子文件已成为高校新产生文件的主体，也是高校校务系统的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，如不及时采集归档，任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。
　　
　　　1.对高校办公自动化系统及各学院、部处中心网页上形成的正式的电子公文及工作信息电子文件，要及时将其打印出来，完成纸质文件的完整收集。在目前电子文件法律凭证作用尚未得到认可的状况下，严格执行纸质文件与电子文件同时归档的“双轨制”原则，以确保档案实体与信息的安全。
　　
　　　2.对高校OA系统上形成流转的大量公务电子文件以及部处中心、各学院网页上形成的电子文件，有两种方式完成归档。对于0A系统编制完备、实现了文件与档案一体化管理的高校，可以直接采用在线归档的方式，将办理完毕的电子文件直接归入档案馆服务器完成电子文件的全文采集。对于未实现文件与档案一体化管理的高校，可以采用物理归档的方式，由学校网络中心负责将OA系统上形成的全部电子文件信息拷贝到光盘进行归档，完成电子文件信息(包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息)的完整采集。
　　
　　
　　3.对未在校园网上发布的有保存价值的公务电子文件，由公文拟稿单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。
　　对电子文件全文信息采集的优点是；第一，可以直接进行电子文件全文检索，既方便利用又提高了档案的检全率、检准率。第二，省时省力准确率高，电子文件进馆后无须进行人工扫描，就可以完整准确地再现电子文件的原文信息，可以方便快捷地为利用者提供服务。第三，安全高效，使档案“双轨制”得到有效的执行，为档案的安全管理提供了保障，同时电子文件全文信息的采集加快了档案馆数字化建设的步伐。
　　
　　文件级著录信息的自动采集
　　
　　目前我国档案界正以极大的热情致力于电子文件收集归档和纸质档案数字化工作。然而我们不能忽略，数字化环境下高校尚有不少的工作信息仍然以纸质文件的方式大量产生，这些文件不仅数量大，而且价值高，及时做好这部分文件的归档与著录数据的自动采集，是确保一个全宗单位档案齐全完整的关键，同时也是推进本单位档案数字化进程的一项得力措施。
　　在计算机档案管理系统中进行文件数据的著录一直是阻碍广大高校档案数字化进程的瓶颈，而如何实现网络环境下纸质文件著录数据的自动采集，成为推进各高校档案数字化进程的关键。针对传统档案著录过程中著录数据主要靠人工录入、出现数字化进展缓慢、数据质量差等问题，笔者以为高校可以结合目前计算机档案管理系统的特点，以及高校各业务部门归档的习惯，编制一套文件著录数据自动采集软件，有效地解决纸质档案著录滞后的瓶颈问题。
　　1.参照国家档案著录规范，对学校办公自动化系统之外形成的大量教学、科研、基建、招标采购管理等方面的纯纸质文件的归档要求，做进一步的细化与规范统一，使部门的归档清单附合档案部门著录数据采集的要求。
　　2.针对目前各文件形成部门通常采用在Word或Excel上登记收发文件的特点，编制一套将扩展名为doc或xls格式的文件转换为txt格式的通用文件著录数据自动采集软件，直接将归档清单的数据批量导入DARMs档案管理系统。在这个方面中山大学档案馆进行了有益的尝试并取得了很好的效果。
　　纸质文件目录著录数据自动采集的优点是：第一，充分利用业务部门预立卷的成果，通过采集转换软件，快速实现归档文件级目录的自动著录。第二，省时高效，档案部门不用重复录入业务部门已经做好的文件著录项目，避免了手工录入不仅费时费力而且数据准确性不高等弊端，有效突破了档案馆进行计算机档案管理的瓶颈问题。第三，提高了档案的利用时效，文件归档后在较短的时间内就可以完成文件级目录的计算机检索查询，方便了利用者的查询与利用。第四，增加了业务部门继续归档的信心与动力，因为交到档案馆后不用担心找不出来或不方便利用，使档案馆收集难的问题成为一去不复返的过去式。
　　
　　照片、录音，录像等声像文件信息的采集
　　
　　1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通过各单位负责拍摄的人员完成。在日常工作中，高校通常由宣传部门负责对学校各项重大活动进行跟踪拍摄和宣传报导。随着数码相机的普及，摄影人员应从每一项活动中的众多数码照片中精选一组有代表意义的照片进行归档，并对归档照片进行文字说明，即填写好照片信息(包括题名、时间、地点、人物和拍摄者)。按照档案馆统一规定的上传方式、单张数码照片分辨率、照片格式等要求，将归档数码照片上传到档案管理信息系统中，还要用一次性刻写光盘刻录两份送档案馆归档保存。
　　
　　2.多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。各单位电子文件管理员将档案馆印发的《归档电子文件登记表》发给电子文件形成者，由电子文件承办人将表格填好后，将电子文件刻录到光盘上，连同表格一并交给各单位电子文件管理员，于次年6月底前交档案馆归档。在这个领域南京大学档案馆的做法值得大家借鉴。
　　高校声像文件信息采集的优势体现在：第一，声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音再现过去发生的活动，具有强烈的空间感和时间感，在宣传、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使档案馆藏结构丰富多样，在传统纸质档案的基础上，集图、文、声、貌于一体，增强了档案服务于民生及休闲服务的能力。第三，声像档案的及时收集，加快了档案馆数字化的进程，强化了档案馆进行爱国主义宣传教育基地的功能。
　　
　　　数据库信息的采集
　　
　　随着数字化校园建设的推进，近年来许多高校已建成并在网上运行了业务信息管理系统，例如：本(专)科生教务系统、图书馆信息系统、科研管理信息系统、仪器设备和实验室管理信息系统等。这些管理信息系统里的数据一般都比较标准与规范，是档案管理系统中相应业务档案信息的理想来源和数据保障。近年来通过实践，笔者认为应用批量导人式著录方法是快捷高效采集此类专门业务信息的好方法。
　　将经筛选和处理的业务数据导入通用的临时数据库，例如：Access或SQL Server或Exce1，通过临时数据库将信息导人档案管理信息系统的目录模块中，从而实现档案信息管理系统对业务信息数据库信息的自动采集，这是现代技术条件下一种高效的档案著录信息采集方式。在这个方面华南农业大学档案馆进行了有益的尝试并取得了较好的结果。
　　这种信息采集方式的优势体现在：第一，使著录内容更加详尽与细化，能全面地反映文件的内容，大大丰富了档案目录信息，提升了档案目录的可读性。第二，省时省力，且能保证数据内容齐全完整、准确真实，更全面揭示档案内容，符合档案目录管理的要求，大大提高了档案利用的查全率、查准率和查找速度，使档案著录能够满足计算机自动处理、深层内容信息智能化控制的需求。第三，改变了档案目录结构形式单一化，以多种载体、多种形式展示档案信息内容，提升了纸质目录信息的展示度，有更强的管理、检索和报道功能。
　　实践证明，在数字化校园建设环境下，强力推进高校各类业务档案信息的全方位采集是确保高校形成档案信息收集齐全完整的关键。同时通过各业务数据库信息及文件级著录信息的合理采集，有效地解决了档案馆数字化工作中档案著录滞后的瓶颈问题。而电子文件全文信息及声像档案信息的全面采集又大大节约了档案馆数字化建设的成本，是推进高校档案馆数字化进程的便捷之途。档案馆应以超前的意识，积极参与数字化校园建设工作，将档案管理各环节的工作，提前嵌入到学校数字化建设的全过程。以开放的思维、前瞻性的眼光全方位地开展信息的采集，并紧密跟踪信息技术的发展，借助技术优势促进档案信息采集的效果，使高校业务档案信息更精准、更丰富以深化信息质量，提升档案数字化建设的层次。

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