贯彻8号令的新认识

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　　国家档案局第8号令颁布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)实施已有4年多时间了。作为基层档案工作者，我们在全面贯彻实施的过程中，深刻体会到《规定》充分体现了与时俱进和以人为本的精神，但同时也给各单位制定新的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》以及相关档案业务工作提出了更高的要求。仅以编制归档范围为例，就有许多条款需要按照《规定》的要求，联系本单位工作和档案管理的实际情况细化、明确，才能编制出既符合规范又适合单位特点的新《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，保证各类应归档文件材料的流向正确、归档齐全。本文根据实践中积累的经验，拟对归档范围中具有双归性质的文件(以下简称为“双归文件”)及证、照文件的处置(编制)方法作简单介绍，与各位同仁分享、探讨。
　　
　　“双归文件”归档条款的编制方法
　　
　　本文所称的“双归文件”，是指内容和形式相同且应归入不同门类档案进行整理、保管和利用的文件材料。这种性质的文件材料往往在产生时就会根据工作和归档的需要，制作成一式几份。一般在党建、人事劳资等工作中较为常见。对于这种具有双归性质的文件，有些文件形成部门和没有经验的文书、档案人员，往往认识不清、处置不当，不能正确地掌握归档流向和方法，往往造成某种档案中有关文件缺失的结果。
　　例如，我们平时在工作中常会遇到以下情况：在人事档案中缺少的文件材料，却在文书档案中找到了，或者反之；文书与科技档案之间也会出现类似的情况……这些都会给档案的保管和查找带来困难，甚至因为未能及时查到文件，给利用者或当事人带来难以想象的损失。造成这种情况的一个主要原因，就是我们在编制归档范围时遗留了缺陷，没有明确规定。
　　为了避免这种情况的发生，笔者认为，各单位在编制新的归档范围和文书档案保管期限表时，对于这种“双归文件”，应在其条款的下方――作出标注，指明此类文件的归档流向，即对文件应分别归属于何种档案作出明确规定。这样做的好处在于，一是便于本单位各相关部门和人员对号入座、正确归档；二是使新编制的归档范围更加规范合理；三是有利于档案部门进行督促检查；四是有利于规范本单位相关部门形成应归档文件材料的数量和质量。
　　标注方法示例：
　　本单位先进工作者、劳动模范的文件材料(呈报表、表彰名单、事迹及荣获上级机关的嘉奖、表彰决定、通报等)
　　县级(含)以上………………永久
　　县级以下…………………30年
　　注：先进工作者、劳动模范的个人呈报表应另存一份归人事档案。
　　
　　有关“双归文件”的处置方法
　　
　　1.组织发展文件材料(党员发展计划、批准加入党组织关系存根等)。应标注：其中入党申请书、志愿书归人人事档案正本，其他的政审材料归人人事档案副本。其余文件材料归文书档案保管。
　　2.党员奖惩文件材料。应标注：对党员的奖励呈报表(应为审批后的)、处分决定应有一份归人人事档案。
　　3.人事任免文件材料。应标注：人事任免(个人)呈报表(应为审批后的)应有一份归人人事档案。
　　4.劳动模范、先进工作者的文件材料(呈报表、事迹及荣获上级机关的嘉奖、表彰决定、通报等)。应标注：先进工作者、劳模的个人呈报表(应为审批后的)应有一份归人人事档案。
　　5.对本机关有关人员的处分材料。应标注：行政处分决定、刑事判决书应有一份归人人事档案。
　　6.职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、辞退、离退休、死亡、抚恤等文件材料。应标注：上述材料一般均应形成两份以上。一份归文书档案，另存一份归人人事档案。其中调资表一般分总表和人头表，但也有例外情况，如只有人头表，没有总表，此时，人头表应有一份归人人事档案。
　　7.职称评审工作文件材料(评审申报表、评、聘的请示、报告、批复、名册等)。应标注：专业技术资格评审申报表一般为一式三份，其中上级留存一份，一份归文书档案，一份归人事档案。如果只有一份，应形成复制件(复制件应说明与原件相同及原件存放位置，并加盖单位公章)归入文书档案保管。
　　8.人事考核工作材料(职工年度考核审批名册总表、人头表)。应标注：总表归文书档案，人头表归人人事档案。
　　9.房产、土地所有权和使用权的文件材料。应标注：凡涉及具体建设工程项目的合同、协议等文件材料，应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》归人建设项目档案保存，同时亦可将有关文件材料的复制件归人文书档案保存。
　　10.档案管理及达标定级等文件材料。应标注：全宗指南、分类方案、统计年报、档案鉴定销毁报告、清册以及交接凭证等文件材料应一式2份，一份归文书档案，一份归入全宗卷保存。
　　其他未能列举的具有双归性质的文件材料，均应结合本单位作出相应规定，并予以标注。
　　
　　“双归文件”的归档手续
　　
　　鉴于各单位档案管理水平的差异，上述“双归文件”向本单位档案部门、档案人员或相关部门归档时，必须办理相应的移交手续。移交清册一式两份，交接双方各执一份，以备查看。
　　证、照类归档文件材料的特殊处置方法
　　国家档案局第8号令附件《文书档案保管期限表》8.7.3.3中所指的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料，应进一步细化明确为单位的法人年检登记表、法人证书、组织代码证、营业执照、股权证书、房屋产权证、土地证等。这些归档文件具有经常使用和年检换证等特点，为便于保管和利用，建议在确定保管期限以后，宜做以下特殊处理：
　　1.分类集中保管。单位法人代码证、组织代码证的(正副本)、包括营业执照、股权证书、房屋产权证、土地证等证、照类档案文件，可单独集中保存，便于查找使用。其中：(1)法人证书、组织代码证的(正副本)、营业执照每年度验证后，应将其复制件注明与原件无误并加盖单位公章，附在当年的法人年检登记表后一并归人相应年度的文书档案保存。同时，应在归档文件目录备注栏里注明原件所集中保存的档案装具编号。(2)房产证、土地证的复制件应注明与原件无误，并加盖单位公章后，归人相应的建设项目档案内保存，并在基建档案文件目录备注栏中注明其原件所存档案的种类、编号和存放地址。
　　2.注明使用范围。以上证、照类档案的原件归档后，其复制件在提供公务活动使用过程中，文书档案人员应在复制件上注明“专项使用范围”，以防止被不当利用或挪作他用而产生不良后果。因此，在提供证、照类档案复制件利用的时候，应注意以下两点：一是须经单位相关领导批准同意；二是文秘或档案人员应进行复制使用备案登记，说明专项用途-同时在所提供的复制件上注明：此件只限于办理××事宜，然后再加盖单位印章为妥。

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